摘要：人事档案的使命是纪录人员籍贯、年纪、性别、学历、工作情况、奖惩情况等等的原始记录。而人事档案管理则是将一个个的人员档案归集起来，做出一个系统的整理。随着市场经济的快速成长，职员的信息变动情况相较之前成倍增长，这就大大增加了人事档案管理的难度。将人力资源信息系统运用到人事档案管理中成为社会成长的一大趋向。
关键词：人事档案；人力资源；信息系统
人事档案能够帮助企业认识人才的详细信息，基于不一样的个人能力与特点进行合理配置，实现岗位安排。人力资源信息系统的运用对于人事档案管理非常重要，人类正在进入信息爆炸的时代，各种各样的信息层出不穷。传统的人事档案管理工作存在效率低、管理水平差，信息查找缓慢等缺陷，已经完全无法满足当今人事档案管理的需求。越来越多的企业和事业型单位将人力资源信息系统引入到本单位的人事档案管理中，而这项系统的引用也极大地便利了人事档案的管理。本文将会对在人事档案管理中人力资源信息系统的应用所体现出来的优点和缺点进行一个对比，以此挖掘信息系统的便利和将来发展的方向。
一、人力资源信息系统在人事档案管理应用中的优点
1.有助于简化档案整理程序，提高效率随着市场经济的飞速发展，各种公司层出不穷的同时，保障制度也在不断完善，这些情况的发生导致对人事档案管理的要求越来越高，越来越严密。因此人事档案需要记录的内容越来越多。乃至退休之后的情况也要有人事档案进行整顿、归档。人力资源信息系统可以通过预设的流程路径和接口，让使用者和管理人员只需利用浏览器和互联网络即可完成数据的填写、传送、追踪、分析等各项自动化的任务。人力资源信息系统有益于简化整理程序，促进人事档案人员的工作效率的提高。2.有助于便利快捷的查询人事档案信息现在的人事档案信息比之从前更加丰富繁杂，如果用传统的纸质档案进行查阅，工作量太大，效率太低。应用人力资源信息系统可以将传统的纸质人事档案信息输入计算机，方便记录的同时，也方便工作人员的查阅，更好的发挥人事档案的作用。3.有助于档案信息资源的共享当今时代是信息爆炸的时代，各种信息资源不断涌现，信息资源作为重要的战略资源，对推动社会和经济的发展有其重要意义。在此背景下信息共享已经成为一种趋势，原先的人事档案管理模式完全无法满足信息共享的目的，而人力资源信息系统依托于互联网的快速成长则可以迅速方便的实现信息共享，从而为市场经济的成长起到了一个促进作用。4.有助于档案信息的保存传统的人事档案信息管理通过纸质资料进行保存，不断的翻阅和搬运甚至存放都会有可能导致资料的缺失、遗漏。而人力资源信息系统的应用则将心理存放到网络和硬盘等存储工具中，极大地减少了外力破坏的可能性，有益于人事档案信息的保存。
二、人力资源信息系统在人事档案管理中呈现的问题
1.资金缺乏，设施配备不完善人力资源信息系统的应用必须依托计算机、扫描仪等基础电子设施设备，如果缺少基础设施则无法完成系统的构建。这些基础设备都需要一定资金的支持，而我国目前仍然存在于社会主义发展的初级阶段，虽然经济发展迅速，但是仍然有很多的落后地区，各地区发展不均衡，财富差剧较大，因此有些地区无法拿出足够的资金购置计算机等基础设施，进而无法满足构建人力资源信息系统的目的。2.人事档案管理人员水平参差不齐配备人力资源信息系统之后，可以尽可能的解放人力，但是录入信息仍然要靠人力来完成，因此，“人”在人事档案管理中担任着重要的角色，可是“人”又是最难管理最难考核的。人事档案管理人员的水平有高有低，而我国目前又十分缺乏高水平的人事档案管理人员，纪录缺失或者错误就无法避免。而某些人事档案管理人员有意或故意造成的失误，也会严重影响人事档案的真实性。种种因素导致有些档案材料的手续不齐全，缺少日期、印章、签字等程序，影响档案的效力。3.档案信息化缺少统一的规范虽然社会在快速的成长，但是人事档案信息化并没有一个统一的标准或者规范来指导各企业事业单位的档案设立。各个企业和事业单位都是从自身利益出发，在摸索中一点点的找寻适合自己所在机构的人事档案管理方式。但是这样的模式导致各自的系统千差万别，无法统一，也就无法实现人事档案信息资源的共享，从而大大削减了信息化的益处。综上所述，社会在不断的发展，互联网技术日新月异，波及世界的各个角落，人事档案管理更是不可避免的深陷其中。以前的人事档案管理模式受到波及，已经跟不上信息化时代的步伐，可能会逐步的被人力资源信息系统逐步的替代。但是目前为止，人力资源信息系统仍然存在着资金不足而导致基础设施无法配备、人事档案管理人员素质不达标、领导不够重视、系统没有统一的规范等各种各样的问题。因此，我们要尽快的完善这些不足，使之跟上时代的步伐，能够有效的为这个社会服务。
参考文献
[1]任南竹.大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨[J].劳动保障世界,2017
[2]牛新羽.会计类期刊信息技术在档案管理中的应用[J].科技展望,2017
作者：孙晓斌 单位：交城县人力资源和社会保障局
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