摘要：本文提出了中国专利审批流程数据健康管理的概念，旨在建立一种新的服务体系，该服务以数据为出发点，通过开展主动、全面、预防为主的数据检查活动，识别出中国专利审批业务数据中的潜在风险，提醒数据管理者及时进行干预。另外，服务实施过程采用PDCA循环不断迭代，通过对物理数据、逻辑结构和业务概念三个层面的分析，最终实现持续改进专利审批流程数据质量的目标。
关键词：流程数据；健康管理；PDCA；循环；数据质量
1.引言
中国专利审批流程数据记录专利申请行政审批过程的信息，包括审查流程各阶段信息，案件中间状态，申请人提交的文件、费用，审查员使用费用记录、所下结论、审查意见等等。这些数据通常在专利局内部使用，具体专利申请的信息一般只面向该专利申请的申请人或者代理机构，社会公众只能在有限范围内查阅部分信息。尽管如此，专利审批流程数据对专利事业的发展同样具有重要意义，具体体现在：数据是专利审批业务开展的基础。专利局信息化程度越来越高，目前已实现无纸化审查、电子申请、网上交费等便捷高效的工作模式，业务开展已经完全离不开数据。数据是信息发布权威性的保证。专利局承担专利事务行政管理职责，定期向公众发布相关信息，其权威性依赖于内部数据的及时性和准确性。数据是管理政策的出发点和落脚点。政策的制定既需要历史数据作为依据，政策出台之后的效果和影响也需要通过数据来评估和验证，并有利于调整和完善相关政策。专利审批流程数据质量的重要性日益凸显，因此管理者对数据的关注度也越来越高，在系统建设过程中集中开展专项数据清理活动，成立专门的项目组负责数据修正、系统改进实施过程的管理。在上述数据清理工作的基础上，数据管理者构建了日常数据错误处理长效机制，即审批系统数据维护机制。这些管理活动在短期内大大改善了数据质量，优化了数据操作管理，规范了错误处理流程。事实上，面对庞大的用户群体和业务规模，仅有这些活动还不够。国际数据管理协会（DAMA）在《DAMA数据管理知识体系指南》（或《DAMA-DMBOK指南》）中专门描述了数据质量管理的职能，旨在定义、监控和提高数据质量[1]。波音公司建设了“飞机健康管理”1的信息系统，通过对维修历史录、实时监控数据的检测和分析，在飞机抵达登机口前预先报告、诊断机械故障，提前安排维护计划，进行维修资源调度，当飞机着陆后即可马上实施维修活动，有效缩短了飞机在机场停留的时间，大大降低航空公司成本。上述知识体系和商业应用为我们进行专利审批流程数据管理和利用提供了理论支持和实践经验上的参考，本文提出基于专利审批流程数据的健康管理思想，旨在建立持续的、主动的、以数据为出发点的服务模式，达到不断改善数据质量的目标。
2.中国专利审批流程数据健康管理的概念和内涵
在人体全科医学领域，健康管理是一门以预防为主、防治结合的新兴学科，以现代健康概念和新的医学模式以及中医治未病为指导，通过采用现代医学和现代管理学的理论、技术、方法和手段，对个体或群体整体健康状况及其影响健康的危险因素进行全面检查、评估、有效干预与连续跟踪服务的医学行为及过程[2]。同理可以定义专利审批流程数据健康管理的内涵，以数据为基础，以提高业务质量为目的，通过数据描述、实现逻辑、业务规则分析的过程和方法，对系统数据进行全面的检测、分析、评估，识别可能影响业务正确运转的风险，并及时进行干预的服务。因此，相较于已有的针对数据进行的管理和维护活动，数据健康管理具有如下特点：（1）健康管理是面向健康的，侧重对数据潜在质量风险的识别和预防；而数据维护是面向治疗的，旨在尽快修复已经识别的错误数据。（2）健康管理侧重数据整体质量状态的检测和评价；数据维护主要针对具体症状，即具体数据问题的分析和解决。（3）健康管理通常是由数据管理者或运营者有计划的发起，是一种主动的改进数据质量的工作方式；数据维护通常是由数据的使用者在业务活动中发现，是一种被动的影响数据质量的业务过程。（4）健康管理以数据为出发点，分析过程自下而上，从数据分布到专利业务；数据维护和数据监控则通常以专利业务为出发点，分析过程自上而下，从业务规则到数据记录。
3.中国专利审批流程数据健康管理的工作程序和方法
PDCA循环又叫戴明环2，提供了一种全面质量具体的说，在计划阶段，需确立数据健康检查的目标、相关的专利审批业务问题、检查的数据范围、时间开销、人员投入、执行方案以及预期的产出等等；在执行阶段，获得相关数据资源，实施检查、分析过程，报告健康检查中发现的存在潜在风险的数据；在检查阶段，根据执行过程和结果回顾计划合理性、执行过程合规性和确认检查结果有效性；在处理阶段，修正识别出来的异常数据，在原因分析的基础上，调整业务规则，完善实现逻辑，规范用户操作，以便持续改进后续过程。结合专利审批业务实现的特点，在进行数据健康检查时，可以从物理数据、逻辑结构和业务概念三个层面从下而上开展，如图2所示。物理数据是指能表达独立意义的数据项，通过大量数据的分布规律、完整性，数据项之间一致性等方面的检查，反映出专利审批流程数据本身的质量状况。逻辑结构是指专利审批系统的实现过程，所有数据的产生都依赖于信息化系统的运算和处理，通过产生数据的抽象模型、设计文档、源代码等的资料，可反映出信息化系统的设计质量水平。业务概念是指专利审批业务的规则，业务过程既是信息化系统需求分析的出发点，也是用以解释和分析物理数据的根本，通过数据对应的专利审批流程、用户操作等的研究，可以反映业务质量的情况。因此，通过专利审批流程数据健康检查，可以输出以下几个方面的建议：（1）异常数据修正建议。数据健康检查可初步确定存在潜在风险的数据范围、可能的原因、后续的影响等，为数据处理过程提供直接的、针对的、可操作的方案。（2）信息化系统实现逻辑完善建议。通过数据出发对信息化系统中相应模块逻辑结构的分析，可以帮助发现系统实现中存在的设计缺欠，指出增强系统强壮性的方向，尤其是校验和提示功能。（3）专利审批业务规则完善建议。数据是对专利审批业务开展情况的反映，通过数据可在一定程度上验证业务规则逻辑的完备性，发现改善业务规则的契机，特别是当专利审批业务发生变化时，数据可为业务变化提供历史事实支持。（4）用户操作规范建议。当前的专利审批系统功能复杂、操作繁多、用户庞大，误操作在所难免，而这些不适当的操作最终都体现在数据上。因此，通过分析找出常见易出错的操作点及其注意事项，帮助用户规范操作过程，避免不当操作。（5）数据监控建议。通过数据健康检查可以发现风险较高的关键业务数据，为尽早介入异常数据干预过程，基于专利审批流程数据健康检查的建议，在数据监控方面既可以增加监控点，也可以检验已有的监控点的准确性和必要性。
4.中国专利审批流程数据健康管理的优点
根据上述分析，专利审批流程数据健康管理是一种新的服务模式，相较于传统的数据管理服务，具备下述优点。（1）反映数据质量整体水平。专利审批流程数据健康检查从数据出发，通过对大量数据的统计分析等手段，找出数据的整体分布特征和规律。（2）尽早识别出潜在风险数据。专利审批流程数据健康检查重在预防，采用聚类分析、异类查找等方法，从庞大的数据中发现疑似异常点，并及时预警，通常此时还处于数据可能发生错误的早期阶段。（3）缩小异常数据影响范围。专利审批业务过程各阶段环环相扣，一旦数据错误产生，就可能会对后续的审查过程带来不利影响。专利审批流程数据健康检查可以尽早识别出潜在风险点，提醒数据管理者注意，采取干预措施消除风险，避免将异常数据负面影响扩大化。（4）降低系统运维和管理的成本。中国专利电子审批系统已运行五年，随着知识产权事业的蓬勃发展，审批系统正从成熟期向发展期迈进，这就要求系统维护采取更多的预防性措施。专利审批流程数据健康管理重防范的理念，可以帮助尽早查找异常数据和系统薄弱环节，进行针对性原因分析，提出有效的建议，缩小影响范围，因此，从总体上看有利于降低系统维护用于修正错误消除影响的开销。
5.中国专利审批流程数据健康管理今后发展方向设想
在实践中，开展数据健康管理活动也受到了一些制约，例如数据内容的丰富性和数据结构的多样性引入大量的数据预加工工作等等。为了更好的开展此项服务，持续改进系统和改善数据质量，建议在以下方向优化服务过程。（1）深入开展异构数据的整合和规范化，建立数据内容完整、范围全面且格式标准的专利信息数据仓库。专利审批流程数据的形式非常丰富，不仅包括关系数据库中的结构化数据，也包括申请人提交的文件、通知书等以实体形式存在的文件，还包括专利局对公众发布的公布公告信息，这些不同类型的数据以不同的形式存储在不同的服务器中，特别是实体文件的内容都是非结构化的。事实上，在开展专利审批流程数据健康检查中往往需要花费七成以上时间进行前期数据加工和处理，之后才具备分析和调查条件；进行不同问题分析时，还存在一些数据处理过程重复，造成一定程度的资源浪费。同时也注意到，专利审批流程数据健康检查对数据的实时性要求不高，无需在生产数据上开展。因此，建立适合进行健康检查的专利审批流程数据仓库，有计划有组织的进行异构数据的预处理，避免重复的数据加工过程，为更大规模更深入的开展专利审批流程数据健康检查做好数据准备。（2）业务管理、应用系统运维和数据管理之间应加强联系，互相促进。应用系统运维承担着中国专利电子审批系统变更和发布实施、数据修改实施的职责，这些活动改变了专利审批流程数据健康检查中逻辑结构层的检查对象，会影响专利审批流程数据健康检查准确性，对专利审批流程数据健康检查具有指导意义。专利审批流程数据健康检查直接从数据出发，不仅验证系统修改的结果是否与预期相符，也在帮助提出系统完善建议。更进一步，不管是应用系统维护还是数据管理，最终都是为专利审批业务服务，而反过来，专利审批业务也是衡量应用系统和数据质量的标准。因此，业务管理、应用系统运维和数据管理之间应密切联系，及时沟通，相辅相成，互相促进。
6.结束语
中国专利审批流程数据健康管理是一种主动的、以预防为主、以数据为出发点，可以持续改善专利审批流程数据质量、系统实现逻辑和业务流程的服务。实践表明，中国专利审批流程数据健康管理对构建高质量专利审批流程数据是大有裨益且行之有效的。中国专利审批流程数据健康管理将为优质专利信息产品的利用和开发奠定坚实基础。
作者：蒋康丽
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