1试剂管理实践：发展与问题并存
1.1从分散到统一
在医院试剂统一管理以前，全院大部分实验室一直实行着以临床专科为依托、以临床检验为基础、兼顾科研实验的科室分散管理模式，各实验室自行根据检验化验需求拟定采购试剂品类、选定试剂厂商、供应商，并进行价格谈判，然后经药剂科审核后阶段性报送医院财务部门进行结算。实践证明，这种传统的约定俗成的管理模式在医院规模小、信息化程度低的时代是可以稳定运行的，但近年来随着医疗行业各方面的飞跃发展，物资的分散管理会给规模型医院带来管理效率低、运营成本高的非良性循环。因此，医院决定成立试剂管理部门，整合各临床检验科室、实验室资源，上线电子化试剂管理平台，实现全院从横向分散管理到纵向垂直统一的规范化试剂管理。临床检验试剂的统一管理贯穿试剂从准入到结算的全过程，包括试剂的准入管理、采购管理、验货入库管理、出库使用管理以及费用结算管理、成本分析与控制等，不论实物流，还是资金流，均实现医院垂直监管，电子数据库有据可循。同时，医院成立院试剂管理专家委员会，作为试剂管理智库为医院试剂管理各环节流程把关，为试剂准入质量把关，为试剂成本控制把关。此外，为鼓励科室配合全院试剂管理工作，医院设立了试剂管理专项绩效考核，奖惩结合，以奖为主，意在提高科室领导对该项工作的重视。
1.2库存管理与成本控制问题并存
试剂管理信息化平台的建立使全院试剂统一管理迈出重要一步，而在试剂管理实践中也不乏出现问题。试剂实现信息化管理的重点和难点在于要实现“实”库存，也就是说信息系统显示的账面库存量与实物库存量要一致，否则会大大降低管理的效率[2]。试剂的出入库管理作为库存管理的核心环节，最难以把控，出入库不准确问题突出。入库问题主要表现为实物入库与账面入库存在时间差，时间差内若出现急需使用试剂情况便容易造成实物出入库、账面未出入库，进而导致库存不准确、货品无法追踪等；出库问题主要表现在部分实验室人员不能做到随用随出，而是先实物出库，后账面补出，由于同一实验室内可能存在多个实验员多时段使用同一产品的情况，而实验员的操作不规范不统一，容易出现忘出库、后补出库、集中出库等。这种情况一方面影响试剂库存的准确性，更重要的是影响试剂精细化成本核算的准确性，进而影响对其成本控制的管理决策。成本控制是试剂统一管理的核心目标之一，医院检验项目的成本包括人力成本、试剂成本、房屋水电成本等多个方面，其中试剂成本是成本控制的首要切入点。在医院试剂管理实践中，试剂管理部门对其成本控制主要从两方面着手，一方面是价格把关，一方面是用量控制。在试剂统一管理之初，试剂管理部门对院内不同科室实验室使用同种试剂但价格不统一的情况进行梳理并组织统一议价，对于用量较大、成本较高试剂进行重新议价，对于新购、更换试剂通过试剂评审会在性能评估的同时进行竞价议价，做到源头把关。但在试剂用量控制方面管理难度较大，出入库不规范、不准确直接影响试剂管理实效，对于试剂使用浪费问题、采购量约束问题等仍较难克服。
2库存管理与成本控制瓶颈原因分析
2.1执行偏差
根据试剂的诸多特性，为了方便工作开展，医院设立多个临检实验室，且没有设立统一的临床检验试剂库房，采用多个库存点、由试剂供应商直接送货到各实验室的模式，这种多个库存点、多操作人员的实验室运作现状成为了试剂出入库管理的难点。此外，医院设定的规章制度和考核机制更多地表现在医院层面，而科室实验室作为管理终端，其执行始终存在一定偏差，也就是说，实验室的一线操作人员常常不能很好地按照管理者设定的操作规则执行，如账面出入库不规范、试剂使用浪费等，进而导致管理实效略有折扣。这一方面是由于人们对管理模式的改革需要一个适应周期，更重要的是，实验室作为一级组织，其领导者对组织管理的重要性认识不足，组织成员也尚未对新模式的目标形成统一共识，组织成员自我约束力不够，进而出现执行偏差。
2.2组织管理意识有待提升
实验室作为一个组织，其管理者是否能把握组织发展方向，其成员是否能为组织发展目标形成相互协作的系统尤为重要。医院试剂的统一管理给实验室带来的最大收益即通过标准化、规范化操作规程的实现，降低其分散管理成本，提高其运行效率，进而实现全院运营效益提升。而在实行统一试剂管理模式之初，一系列行为操作的规范化要求使得实验室成员的自主行为空间减小，并形成一定抵触情绪，在这种情况下，如果组织管理者没能很好地使其成员了解组织发展目标及其定位与价值，以消除组织成员内心的矛盾与顾虑，就很容易导致成员逆反心理的形成，进而影响实验室的运行效率，使管理改革适得其反。一个良好的组织应该是沟通每个成员意志的桥梁，并使其行动统一到组织的目标上来，这样组织指挥才有群众基础。因此，只有实验室领导者意识到组织管理的重要性，使实验室成员对组织发展目标形成共识，并自愿效力、协同工作，同时通过建立明确的责任制与良好的操作规程约束成员行为，才能更好地促进实验室运营发展。
3绩效激励与组织管理相结合的试剂管理模式
3.1与成本控制相结合，强化分级组织管理
医院的组织管理分为医院组织与实验室组织两个层级，医院组织关注的是对实验室组织的宏观管理，而实验室的组织管理体现的是对试剂终端使用者的微观管理。医院进行试剂管理改革，推行全院统一的标准化、规范化、信息化试剂管理模式，其出发点是通过管理的提升降低分散管理成本，以实现成本控制与运营效益的提升。有数据显示，检验收入成本率大幅度增长主要是由于检验试剂成本的大幅度增长造成的[3]，试剂管理贯穿实验室检验项目执行的全过程。对于规模型医院而言，试剂成本控制绝不仅仅是试剂使用量的单维度节约控制，更重要的是通过组织机构的有机调整与检验化验的流程优化产生的成本效益的提升。
3.2与绩效考核挂钩，强化目标管理
充分调动员工对试剂管理工作的积极性，提高配合度，让每一个员工都参与到临床检验的经营管理过程中，才能更好地提高组织的能动性，找到成本控制的切入点，使组织效益原发提升。科学的绩效激励可以提高员工行为规范的积极性，同时也是对已有卓越表现员工的肯定与鼓励。医院在试剂管理实践中，已经采取了一些鼓励科室人员配合改革工作的措施并得到认可，如评选优秀科室、优秀试剂管理员等，并以专项激励的方式予以奖励，但部分科室重视程度不够，尤其是未被评为优秀、未得到奖励的科室。对全院各临床检验科室实验室成员的问卷调查结果显示，58.6%的员工认为科室尚未将试剂管理纳入绩效考核分配细则，44.4%的员工认为目前的试剂管理模式只是被动接受，绩效激励作用不明显。每个员工都是“经济人”和“社会人”的叠加体，不可否认“经济人理性”是每个人行为选择的重要影响因素，因此，医院将试剂管理纳入科室综合绩效考核，并与其它考核指标一同建立评分机制，奖惩并行，细化考核方案，一方面加强库存盘点符合率、出入库管理等硬项指标考核，另一方面综合考虑科室成本收益、成本节约情况等，对于试剂体量大、人员多、库存点多的科室，在管理难度上也应予以一定倾斜。在绩效奖励的同时，不能忽视绩效惩罚，在不打击组织成员工作积极性的前提下，对于配合度不高、规范执行力欠佳的科室或组织成员适当予以绩效惩罚，以督促其改进和提升。此外，医院强化了目标管理机制，使绩效激励与目标管理挂钩。目标管理是组织内在激励的关键，有利于组织成员明确任务方向，便于及时调整，加强自我管控，促进组织目标的实现。由于全院科室实验室数量多、地点分散，各实验室试剂管理体量不一，各实验室的管理目标也应该有所区别。各科实验室可以自行上报周期管理目标，并在考核阶段进行内部目标执行测评，同时组织领导者对医院管理部门述职，最终结合实验室试剂的目标管理实效落实绩效奖惩。通过上述措施，医院以绩效激励为切入点，更多地关注实验室成员的组织归属感和自我认同感，使各实验室内每一个管理因子都自觉自发地改善自己的行为，使组织整体协同运作，来实现组织管理目标。
作者：曹群 单位：北京协和医院
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