1.创新档案宣传方式，提高全员档案意识
成教生档案归档材料从产生到整套档案流转，整个过程涉及学生本人、各班班主任、各专业成教工作负责人、学生档案管理人员等。建立材料完整、内容准确的学生档案，需要各层面人员充分认识到成教生档案的重要性，进而认真对待每份材料的产生、归档。学校可以根据成教生的学习方式，在新生开学初布置学生填写学籍卡相关内容时给他们组织一次学生档案知识讲座或者发一封信，告知学生档案的性质、价值等相关知识；在学生毕业填写毕业生登记表时再次灌输相关内容，以提高成教生对自身档案材料的重视程度，严肃对待自身档案材料，保证自身所填写材料信息的准确性。对于各班班主任、成教工作负责人、学生档案管理人等学校相关人员，可以请档案部门专业人员开展有关档案工作性质、地位和作用等知识的讲座，从思想认识层面提高其档案意识；将涉及学生档案管理工作的内容纳入个人工作岗位职责，将学生档案工作情况纳入年终考核内容，以制度约束来增强其档案意识；在布置相关工作的同时布置档案材料的归档工作，在日常工作中增强档案意识。
2.修订业务规范，梳理工作流程
《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）首次将学生档案纳入高校档案类别，使高校开展学生档案管理有了规章依据，但对具体如何操作并没有明确规定。所以，有必要修订业务规范，以使学生档案的日常管理规范有序。成教生档案最终将充实到个体人事档案中，作为用人单位对毕业生学历进行认定的依据材料，因此，《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号文印发，以下简称《规定》）中的相关规定可以作为修订成教生档案业务规范的主要依据。根据此《规定》，结合学校实际情况修订《成教生档案材料收集归档规定》，明确成教生档案的归档范围及归档时间、载体要求等。成教生档案归档范围：报考登记表或网络报名信息卡、入学考试各科成绩表、学生（学员、学籍）登记表、学习成绩单、毕业生登记表、学位授予材料、毕业证书、学位证书复印件等。为保证归档材料的完整性、维护归档材料的严肃性以及利于整理和长期保管，可以明确如下收集归档要求：①材料产生之日起一个月内归档；②归档材料填写规范、内容真实、手续完备；③归档材料一般为原件，如果是复印件，必须注明复制时间，并加盖档案材料复制单位公章；④材料载体使用16K型或国际标准A4型公文用纸，材料左边留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。完整的成教生档案管理包括建档和转递两个方面。建档即通过收集、编目等方式，为每个成教生建立完整的个人档案。具体包括以下环节：收集→审核→材料入袋→编目。收集材料，即向各相关人员催收产生的材料；审核即档案管理人员对收集到的材料进行内容、形式等方面的核对，这一环节要求档案管理者将存有错误的材料及时退回材料产生源头，并要求重新完成后移交归档；材料入袋，即将收集到的材料装入相应的个人档案袋；编目，即将放入档案袋的材料名称、份数等相关信息填写到案卷目录纸上。由于成教生在各学习阶段会产生不同的档案材料，所以，“收集→审核→材料入袋→编目”这个过程会重复多次。转递是指通过邮局、快递等物流方式将学生档案移交给毕业生人事档案保管单位，或直接交给学生由其自行带回其人事档案保管单位。需要注意的是：在档案转递前，必须将档案袋封口，即对材料袋进行密封，贴上封条，在封口上加盖骑缝章。在对档案袋进行封口前，要再一次核对所收集到的材料与目录登记信息是否一致，以便保证归档材料的完整性。档案转递工作需要注意转递手续的完备性，填写学生档案转递通知单，并及时查收回执，以方便今后可能出现的档案去向信息查询。由学生自行携带档案时，学校还需向学生强调两点：①为维护材料的严肃性，档案袋不能私自开封；②必须交给本人人事档案保管单位，以充实个人人事档案，为用人单位开展学历认证等工作提供依据材料。
3.明确管理主体，抓好队伍建设
根据来源原则，成教生档案由学生就读院（系）或办班点承担最为合适，有利于对归档材料实现前端控制，有利于归档材料的准确、规范、完整。同时，学生档案在学生毕业时就必须转递到学生人事档案保管单位，由学生就读院（系）管理学生档案，可以减少档案材料转递环节，减少人力投入。但由于现实中成教生档案大多由班主任或者行政秘书等人员兼职管理，且管理人员普遍缺乏档案专业素养，导致档案管理效率相对滞后。在这种状况下，如果成教生档案管理工作缺乏必要的监管，情况往往会更让人担忧，甚至会出现不为学生建档行为。待毕业生及其所在单位需要档案时，问题才得以暴露，给毕业生和用人单位带来不必要的麻烦。因而，在学生档案管理中可以实行分层管理，进行一定的任务分工，明确各自职责。学生就读院（系）或校外办班点负责学生档案的日常管理，高校档案部门要积极发挥管理和业务指导职能，对学生档案管理工作人员开展业务指导，协同学校成教管理机构负责督查落实。学生档案由学生就读院（系）管理，不是采取“放羊式”管理———由各班主任或其他相关人员独立承担日常管理乃至最后的档案转递，而应采取学生就读院（系）或办班点集中管理方式，即根据成教学生数量配备成教生档案管理人员，明确专人负责材料收集、审核、整理，最后完成成教生档案转递。这种管理模式责任明确，有利于激发档案管理人员的工作积极性。在配备成教生档案管理人员时，要注意把好人员入门关，选拔责任心、服务意识强的工作人员承担成教生档案管理人员。对于承担学生档案管理工作的人员，开展上岗培训，使其掌握相关档案管理基础理论、基本技能。另外，要保证管档人员队伍的相对稳定，以利于增强档医学论文格式案管理工作人员的责任意识。
作者：任红燕 单位：常熟理工学院档案馆
