人事档案是全面记录个人在国家机构、社会组织中的学习、工作、家庭、品德、才能等方面的基本情况,集中保存以备查证的资料。当前,深化事业单位人事制度改革,离不开人事档案资料这一基础信息。应充分认识新形势下人事档案管理工作的重要性,进一步加强和改进人事档案管理,推进人事档案的开发利用,服务事业单位的改革、建设与发展大局。
1事业单位人事档案管理工作的重要性
1.1是个人经历的真实反映
对个人而言,人事档案在其人生历程中扮演重要角色。它不仅真实记录个人从学校到各工作岗位不同时期的人生轨迹,且是评价一个人最基本、最权威的证明材料。是学习、工作经历的记录。是记载人生轨迹的重要依据。通过人事档案资料,可知晓一个人过去的成就和过失,可历史而全面地考察一个人。
1.2是单位用工管理的重要依据
人事档案全面反映个人基本信息,包括个人经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等。从现代用工管理角度看,人事档案是单位人事部门加强用工管理的重要依据,包括据此为员工提供办理护照的政审手续、婚姻状况证明、代办申报职称、确定退休年龄、代为缴纳各类保险等。因此,管好用好人事档案,对规范单位人事管理有着重要作用。[1]
1.3是人才流动的重要凭证
随着事业单位人事制度改革深入推进、人才流动频率加快,事业单位许多人才由“单位人”变成“社会人”,人事代理制度逐步健全和完善。在人才流动过程中,人事档案资料既是人才求职的重要证据,也是单位求才的重要凭证,对促进人才合理流动、合理使用和配置人才资源、保证人才队伍素质发挥着重要作用。
2事业单位人事档案管理工作存在的主要问题
2.1重视程度不足
从管理者看,部分单位领导对人事档案管理工作的重要性认识不足,总认为档案工作并非单位的主要工作,难给单位创造经济效益,只要守好摊子,保证不丢失、不泄密,能应付外调、查档即可。从而导致其场所、经费、人员得不到良好保障。从归档责任人看,实际上事业单位的每位工作人员都有归档的义务和责任,但许多人认为档案收集和管理是档案管理人员的责任。他们对档案归档的重要性认识不足,对档案资料的收集、整理、归档等业务流程不大了解,有些归档材料不能真实反映现实情况,有些归档材料不能及时、准确得到补充,以致人事档案资料不完整,质量得不到保证。从档案管理人员看,有些档案管理人员不是专职的,他们对档案管理也未引起重视,尤其是在离岗和工作调动时,档案交接手续不严密、不严谨,该检查的未检查,该清理的未清理,该签字的未签字,导致档案交接出现前后脱节、材料责任不明、界限不清等问题。
2.2设施和手段落后
硬件设施简陋。档案室本应是管理规范、环境良好地方,然在实际中,有些单位硬件设施完全跟不上需要,有的单位无专用档案室,档案室既是办公室,也是接待室;有的单位虽有档案室,但同于仓库、储藏室,导致档案材料霉变、虫蛀事情时有发生。有的甚至在档案资料旁堆放易燃易爆物品。这些都直接威胁档案资料的安全保存。有的单位虽对纸质资料较重视,添置专门的档案室、文件柜,但对电子文档、音像制品等非纸质文档重视不够,无电子档案和音像档案专门管理设施。软件设施跟不上。许多单位无专门管理软件配备,也无专业人员定期管理和维护,档案管理不能与时俱进,更不用说实现数字化、信息化管理了。管理手段较落后。有的单位无单独的计算机和档案管理软件,查阅人事档案信息仍采用手工查找。有的单位档案管理人员素质不高,不懂计算机操作,只能采取手工操作的方式调阅档案资料。有的单位档案存储使用古老的铁皮柜,不仅占地面积大,且空间得不到合理应用。这些都直接影响档案的完整与安全及档案管理的效率。
2.3制度不够健全
许多单位无专门的人事档案管理制度。有的单位虽制定了相关管理制度,但执行不严,致使人事档案管理职责不清、程序不严、要求不明、手续不全,时间一长,错漏丛生,问题不断。如有的单位无立卷归档制度,导致档案分类、立卷和归档混乱。有的单位无入库验收等制度,导致部分人事档案得不到及时归档整理。有的单位无查阅销毁等制度,致使档案保管手续不全、程序不规范,造成查阅困难、销毁不及时、毁损严重等。
2.4专业人才匮乏
档案管理人员管理水平不专业。因人事档案管理工作未得到应有重视,很少有单位将专业人才安置档案管理岗位。偶有安排,也因待遇等原因很快调走。绝大部分事业单位现有档案管理人员大都由后勤辅助人员兼任,或由一线岗位中落聘人员转任。他们既缺乏对档案重要性的专业认识,也不具备档案学、管理学、现代信息管理等专业知识和技能,对档案管理工作和流程知之不详,严重影响了档案管理工作的质量和水平。兼职现象严重。目前事业单位档案管理人员绝大多数是兼职。有的甚至是身兼数职。这些兼职人员对档案工作精力投入不足,既无时间熟悉人事档案业务,也无时间学习和补充人事档案专业知识和技能,工作中出现纰漏在所难免。人员流动频繁。档案管理人员是事业单位流动较频繁的工作岗位之一。由于人事档案管理工作业务性较强,新手熟悉人事档案业务,需要一个较长的过程,加上各级档案管理部门未及时组织专业知识培训,交接不到位,业务不熟悉,必然造成人事档案管理混乱。
2.5利用效率不高
人事档案是一个单位人才的信息源,具有重要的开发利用价值。目前,许多事业单位并未意识到档案资源的重要价值。档案管理,往往只注重档案的收集、整理、保管工作,认为只要档案不丢失、不磨损便达到了目的,忽视对档案资源的开发利用工作,缺乏系统合理利用档案资源的运作机制,无形中使档案资料成为累赘,档案信息资源作用未能得到充分发挥。
3加强事业单位人事档案管理工作的对策
3.1更新思想观念,提高档案管理工作认识
单位领导要高度重视人事档案管理工作。加强对人事档案管理工作的领导,将此项工作列入重要议事日程,定期指导和督促检查,及时研究解决工作中问题。要加大投入,改善人事档案管理的硬件、软件设施,确保有人管事,有钱办事,有场地理事,并加强人事管理的信息化建设,适应新时期对人事档案管理工作的要求。工作人员要牢固树立档案管理人人有责意识。积极配合人事档案管理人员工作,从立卷、归档到借阅、销毁等诸环节予以配合和支持,形成人人参与档案管理工作、人人支持档案管理工作的良好氛围。人事档案管理人员要切实履行工作职责。要增强事业心责任感,主动学习业务知识和技能,提高人事档案管理的科学化、信息化水平,确保档案资料不丢失、不损坏,档案信息不失密、不泄密,档案开发利用高效而安全。[2]
3.2抓好建章立制,提高管理制度化水平
加强人事档案管理标准化建设。要制定人事档案立券归档相关标准,包括纸质文档的格式、字体,电子文档、音像制品的制式等,制定档案管理硬件、软件设施相关标准,包括硬件要达到的条件,软件要采用的系统等,以标准化促进人事档案管理的规范、完整和安全。建立健全人事档案管理的各项规章制度。从档案资料的产生到档案资料收集、归档及移交档案室统一管理,再到档案资料的日常保管、借阅、利用,都要制定一整套严格的制度,还要建立健全档案工作目标管理考核和责任追究相关制度,以制度加强管理,切实保证档案管理规范有序。建立健全人事档案数字化管理制度。利用计算机、扫描仪等现代技术和设备,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存,推动人事档案管理适应新形势需要。
3.3加强队伍建设,提高管理人员专业化水平
配置专职人事档案管理人员。选聘责任心强、作风优良、业务过硬人员担任专职人事档案管理员,加强培养,落实待遇,关心他们的工作和生活,充分发挥其积极性和创造性。加强业务培训。档案管理主管部门应定期组织业务知识和技能培训,促使档案管理人员不断掌握新知识、新技术,不断提升档案管理的能力和水平。加大人才引进力度。有计划有目的地引进档案管理专业人才、计算机专业人才,注重培养,努力造就一支具创造型、复合型高素质人才队伍,为人事档案事业发展提供强有力的人才支撑。
3.4强化开发利用,提高档案资源的利用价值
丰富人事档案内涵。在档案中增加全面反映职工真实情况的内容,提高人事档案在人事异动中的影响力,充分发挥人事档案提供考察依据作用。共享人事档案资源。广泛运用数字化、网络化技术手段,建立规范化、标准化、可共享的人事档案数据库,推进人事档案管理信息资源共享化,为事业单位的建设和发展提供必要的人力资源服务。构建面向社会人事档案服务体系。从满足社会公众对人事档案信息的需求出发,深化人事档案管理改革,积极探索人事档案服务社会的新模式、新体系,促使人事档案管理跟上时代发展的步伐,服务社会和谐稳定大局。
作者：卢华丽 单位：黄冈职业技术学院
