一、石油石化类高职院校招生管理工作的现状及存在的问题
最近几年高考生源持续减少，石油石化类高职院校的招生竞争越来越激烈，因此招生工作任务重、压力大、头绪多，引入精细化管理可以使招生各项工作制度化、规范化。只有通过明确的工作职责、细化责任，才能确保不缺位、不漏项[4]。精心谋划、精打细算才能降低招生成本，避免损失和浪费。建立有效的激励机制，调动各方面的积极性，提高工作效率。然而，现在很多石油石化类高职院校招生工作还不能很好的适应现代招生形势的要求，还存在着一些亟待解决的问题。1．工作职责模糊，责任不明确招生工作千头万绪，有些石油石化类高职院校对招生工作安排职责不清，责任不明确。一个石油石化类高职院校通常配备3到6名工作人员，甚至更多，由于各种各样的原因，很多工作分工并不明确，一些繁重的、容易出错的工作没人愿意承担，常常出现扯皮的现象，从而导致工作效率低下，甚至耽搁工作的想象。出现这种情况的主要原因是招生办领导对员工的职责安排不明确，工作安排不到位，员工对于自己该做什么不该做什么没有一个明确的划分和界定。这就为互相推卸责任、敷衍了事留下了机会，员工的责任心也就无从谈起，招生人员责任不明确，工作落实不到位，这也是责任心缺乏的一种表现。2．服务意识差招生工作就是为考生和家长服务的工作，但一些招生工作人员不能摆正自己的位置，服务意识差，官僚主义严重。一些招生工作人员，对待考生和家长不热情，对待家长的咨询敷衍了事，能少说就少说，能推就推。形成这种情况有以下几个原因，一是石油石化类高职院校是事业编制，缺乏考核机制和激励机制，员工工作积极性不高。二是长期以来上学都是考生和家长有求于学校，对招生工作人员更是小心翼翼，招生人员慢慢养成了官僚主义作风。三是领导缺乏对员工的控制力和影响力，缺乏对员工的管理和服务意识教育。3．思想陈旧，观念落后我国高考志愿填报方式、投档方式和录取退档方式不断改革和创新，而一些招生工作人员并不能及时的了解政策和变化，仍然用老经验、老习惯开展工作。主要表现为：对各省高考志愿填报方式、程序和填报时间不甚了解，对考生的咨询指导性不强；对各省的投档方式不清楚，对于哪个省是平行志愿，哪个省是顺序志愿分不清楚，对平行志愿怎么个平行法解释不清；对计划编制时各省的要求和规定不清楚。因此一些招生人员工作方法简单粗暴，观念陈旧，思想僵化，仅凭老经验工作。
二、招生工作实施精细化管理的基本措施
对招生工作实施精细化管理，是完成学校招生任务的重要保证。招生工作的精细化管理体现在计划编制、招生宣传、网上录取和迎接新生等方面。明确工作职责是实施精细化管理的基础，强化服务意识是精细化管理实施的保障。健全严格的考核制度和有效的激励机制是精细化管理产生实效的关键。
1．精细化管理在招生工作中的体现
（1）计划编制工作精细化管理计划编制工作是招生部门最重要的工作之一，计划编制是否合理直接关系到学校招生任务的完成情况。计划编制工作的精细化主要体现在以下几个方面：一是对各省招生人数的合理分配，这就要考虑到每个省的生源变化情况，学校在某个省的历年招生情况、报到情况；学校在某个省的生源基础情况；学校总体生源数量；教育主管部门和国家计划指导意见和政策。二是对各省招生专业的安排，要考虑各省考生对专业的偏好和认同情况，各省的产业优势和工业发展，学校专业发展规划。三是招生计划在各专业中的分配，既要考虑学校总体专业建设规划要求，也要考虑考生填报意向和考生填报志愿心理因素分析。比如，一个专业在一个省安排1个招生计划和安排6个招生计划，对学生的报考心理产生不同的影响。四是明确学校每种招生类型的专业设置科类、批次、学费和学制等要求，同时注意各省市对专业科类和批次的具体分类。这些都要求招生人员工作要细致，精益求精。（2）网上录取工作精细化管理网上录取是社会敏感度非常高的工作，在公平、公正和公开的原则下，不能出现半点纰漏，必须实施精细化管理，才能确保招生工作的顺利完成。网上录取工作的精细化管理主要体现在以下几个方面：一是录取之前的准备工作要精细化，要考虑周全，准备录取时的用电保障，网络调试，计算机调试，录取秘钥，录取软件安装，打印机、传真机和电话机的链接，通知书和信封及相关物品的准备。二是录取密码和录取文件的收集和整理要精细化，要随时统计收到的录取密码文件，及时从网上和安全辅助工具下载录取密码，收集各省录取文件和联系电话。三是录取考生做到精细化，指定专人负责录取的省份，对录取比例的报送，阅读考生档案，按招生章程分配专业，上传和下载考生档案。下载考生档案注意不要遗漏，特别是征询志愿的考生投档容易遗漏。四是通知书和信封的打印要精细化管理，通知书制作不能出现任何错字和漏字，通知书的封装要细致认真，确保通知书、银行卡、电话卡、报到须知一致，不能出现张冠李戴的情况。五是录取信息公布要精细化，及时公布各省各类型考生的录取信息，谁负责公布，什么时候公布要明确下来。六是退档工作要精细化，对于退档的考生要有原始凭证和合理的退档理由，实行退档领导审批制度。（3）招生宣传工作精细化管理招生宣传在招生工作中是花费人力物力最多的工作，对其实施精细化管理尤为重要，能起到事半功倍的效果。招生工作的精细化管理主要体现在以下几个方面：一是确定招生宣传的渠道和方式，要对各种宣传媒体和渠道进行效果评价和性价比评价，重视通过各省官方媒体进行宣传，重视利用网络的宣传方式，注重利用现代化的宣传工具，如QQ群、微博和微信等。二是对宣传资料制作和图文材料进行精细化管理。如，招生简章制作的纸张的选择、风格的选择、文字材料的选择要体现学校的优势和考生关心的内容。三是对宣传工作人员进行精细化管理，对宣传工作人员进行相关培训，熟悉学校情况，对考生关心的问题有思想准备，对宣传效果进行跟踪，建立与宣传效果挂钩的激励机制。（4）迎接新生工作精细化管理迎接新生涉及到学校多个部门，是一个系统工程，更应该实施精细化管理，使各部门相互协调，相互沟通。组织迎接新生工作往往可以体现出一个学校的管理水平。迎接新生的精细化管理主要体现在以下几个方面：一是合理科学设计新生报到流程，应设计以学生为中心的迎新工作流程，尽量简化手续，减少考生和家长的等待时间。二是要形成处处有人负责，事事有人管理的局面，每个环节都要落实责任人，每个具体工作都要安排专门的工作人员，规定工作人员的值班时间。三是设立一个综合协调小组，每个考生有任何问题、困难和不满都可以及时与综合协调小组联系，及时化解困难和矛盾。四是对接待家长也实行精细化管理，要安排专人负责家长的住宿、饮食和休息。
2．明确工作职责，增强服务意识
招生部门对招生中的各项工作按照计划编制、招生宣传、网上录取和迎接新生四个大类进行细分，每类工作再进行具体细分，直到分解成能够由一人单独完成的工作为止，然后指定出招生工作明细表，把每一项工作具体落实到每个人，指定每项工作的第一责任人和第二责任人，当第一责任人不能完成工作或不在时，第二责任人负责完成该工作。对工作中出现的临时性的任务，按照工作性质相近的原则，指定负责人。这样每个人对招生程序化和非程序化的工作都有明确的职责认知，便于工作的落实。对招生人员进行服务意识教育，树立考生和家长是上帝的服务意识，开展服务争先创优比赛，完善考生和家长投诉渠道，对招生人员进行定期和不定期的服务质量检查，通过物质和精神激励相结合的方法，督促招生人员提高服务意识。
3．建立健全严格的考核制度和有效的激励机制
石油石化类高职院校只有建立严格公平的考核制度和有效的激励机制，才能保证精细化管理落实到位。考核制度是激励机制实施的基础，激励机制是考核制度实施的目的。学校要对招生部门建立严格的考核制度，对招生部门的各项工作制定可量化的指标和不可量化的指标，根据这些指标定期对招生工作进行考核。如，计划完成率、生均成绩、报到率、工作失误率、家长投诉率、计划增长率等。对招生人员进行咨询满意度调查、考生和家长投诉率统计，对招生人员应该实行省份包干制，考核各省志愿填报率和考生报到率。在严格的考核制度的基础上，实施有效的激励机制。根据马斯洛的需求层次论，激励方式应综合采用发放奖金、职务升迁、培训深造、职称评定和精神激励等多种方式。对年轻工作人员要注重自我实现的需要，为其创造机会，委以更具有挑战性的工作和任务，让年轻人看到升迁的希望。根据亚当斯公平激励理论，要注意激励的公平性，要完全根据贡献和工作的任务量来分配激励标的物，做到基本公平，只有这样，才会调动每个人的工作积极性和创造性。根据弗洛姆的期望理论，要根据往年实际情况，制定考核目标，既要注重效价（达成目标后对于满足个人的需要的价值的大小），也要设计好期望值（根据以往的经验进行判断能导致该结果的概率）。另一方面，要设计有奖有罚的激励机制，绩效与薪金挂钩，充分运用正强化和负强化的激励理论。
作者：侯宪君 单位：天津工程职业技术学院
