随着信息技术的发展及广泛应用，管理信息化成为了企业提高竞争力的必然选择。企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应新时期发展需要，实行新的管理制度。档案管理信息化能够促进信息资源的开发、利用、保存与传递，实现资源共享，提高工作效率，成为了企业发展的必然趋势。
1企业档案管理信息化建设意义
企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，综合反映和说明了企业的基本面貌和全部活动，是各种内容和载体档案的总和[1]。企业档案能够为企业开展经营决策提供依据，为企业参与市场竞争提供有效支持，为维护企业自身的合法权益提供有力武器。在激烈的市场竞争环境下，企业对档案工作日益重视，档案数量逐渐增多，种类日趋多样化。随着信息的迅速膨胀，加强档案管理信息化建设，实现档案管理规范化、标准化，对企业的发展具有重要意义。1）便于档案的存储与检索。所谓信息化就是把传统的纸介质的档案信息通过电子计算机将其转换成数字信息进行管理。通过档案信息化管理，企业可以将档案原件扫描到计算机，以电子文件的方式分类、管理和保存，并利用计算机设置目录、关键词等指令，迅速检索出所需要的档案信息，实现档案资料的及时查询与检索。2）利于工作效率的提高。企业档案管理工作非常复杂，传统的档案管理模式过于繁琐，需要耗费大量时间和精力来进行档案的收集、整理和目录的制作，且容易造成一些错误，不仅工作量大，效率还低。通过档案信息化管理，可实现档案管理网络化、规范化、自动化，数据一次录入可以多次利用，并可便捷地进行例如各种数据的统计、各种报表的打印以及借阅登记等，从而将档案人员从繁杂的工作中抽离出来，降低了劳动强度，减少了人力与时间的浪费，提高了工作效率[2]。3）实现管理优化及资源共享。传统模式下，企业档案管理是通过不同部门对其内部文件进行整理、分类并归档而实现的。通过信息化管理，可以将企业文件及部门基本文档进行有机的结合，促进归档与管理同步，实现档案管理的一体化。此外，员工可通过网上申请、身份验证等方式查找所需要的档案信息，促进了资源的利用及使用效率。
2企业档案管理信息化建设存在的问题
1）档案管理信息化意识不足。企业档案管理信息化建设需要大量时间来逐步完成，且投资较高。部分企业忽视了档案资源的潜在价值，将更多时间和资金放在了如设备改造、产品销售等直接投资上，忽视了对档案人员的培训及管理方法的更新。有些企业认为把档案资料输入电脑中就是信息化管理，缺乏对现代化管理科学和信息技术的高层次认识，导致企业档案管理信息化进程缓慢。2）标准化建设不够完善。基础工作规范化和标准化是档案管理信息化的前提，但目前为企业档案管理信息化提供数据计算的标准难以满足企业需求，建设标准缺乏统一性和可兼容性。例如，一些企业档案管理系统、办公自动化系统、生产系统等由多个设计单位完成，各系统间数据的提取和共享难以转换，档案信息资源不能有效对接共享。部分企业追求大而全的系统功能，所建造的信息化系统缺乏针对性和实用性，与自身业务流程、管理流程不配套，很大程度上造成了系统的低效运作[3]。3）忽视了数据及系统的安全性和保密性。在激烈的市场竞争中，信息具有很高的价值，信息安全面临严峻挑战。档案信息化建设在享受信息技术提供的便捷服务的同时，也承担着一定的安全风险。如随意在档案网站上发布信息，对已发布的信息缺少严格的审查和管理，随意对记录进行修改与增添而不进行数据备份，很容易造成信息泄密，特别是存储于网络的档案信息，很容易因病毒的侵袭而发生严重损毁。而很多企业只注重信息资源的建设，忽视了安全保障措施的建设与投入，使得档案信息的安全和保密受到严重威胁。
3改善企业档案管理信息化建设的建议
1）做好档案管理信息化建设整体规划与管理。企业档案管理信息化是一个渐进的增效过程，需要企业所有部门及所有成员共同参与，因此，整体规划、统一管理至关重要。企业必须树立现代管理意识，从战略发展的高度正确认识档案管理的重要性，将档案管理信息化建设纳入企业信息化总体规划中，做到有计划、有组织、科学运作、循序渐进、层层落实。要结合企业短、中、长期战略目标，制定实施相应的档案管理信息化分步策略，滚动式投入资金，实现资金的合理应用。要加大对档案人员的培训力度，积极运用新技术、新流程，创新管理制度，实现企业档案管理工作的科学化、标准化、规范化。2）加快档案管理信息化建设规范与标准的制定。信息化是一个非常严密的信息系统，要按照国家推荐的信息化管理标准，结合自身发展需求和特点制定档案管理信息化标准，如对于档案信息采集标准、应用软件标准，以及模块的设计、内容的选择归类、安全保护等采取统一的规范，使档案信息化管理平台与企业其他管理系统有效对接与共享。同时，要注意选择比较广泛的标准，以应对档案信息种类和范围的不断扩展、变化及企业不断发展的需求。3）构建档案管理信息化安全系统。确保信息安全是档案管理的重要职责。企业要重视信息的存储安全，利用数据加密、认证访问权限、防写等技术保护信息的安全，通过网络监控、新型防火墙等技术加强系统的防护，以免系统受到外来因素的破坏。此外，建设备份与灾难恢复系统，保证档案信息在遭受攻击后能够迅速恢复，也可将档案信息存储在可自动备份的专用服务器上，定期对其进行刻录备份处理，以确保档案数据与系统的安全[4]。4）培养档案管理信息化人才队伍。人的素质决定信息化建设的进程，提高档案人员的素质能力是档案信息化建设的重要环节。企业应当采取引进与培养相结合的方式，即，对高端人才及急需人才予以引进，对在职人员采取多种途径和方法进行培训，让其系统地、全面地掌握现代化科学管理档案的技能，同时，确保档案人员的稳定性，保证档案管理工作连续进行，从而逐步建立一支高素质的档案信息化管理队伍。
4结束语
档案管理工作是促进企业发展的重要保证。随着网络时代的到来，实现信息化成为了企业档案管理发展的方向及趋势。然而，受各种因素影响，企业档案管理信息化建设存在诸多问题。为此，企业应结合自身实际，创新管理方法，培养专业人才队伍，做好标准的制定及安全系统的构建，从而加快档案管理信息化建设，为企业发展注入新的活力，创造更多的经济效益和社会效益。
作者：郭彩虹 单位：中国能源建设集团山西电力建设第三有限公司
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