1存在的问题
现有的医用耗材订货平台存在很多不足，花费了大量的人力、物力和财力，采购的效率低下。(1)医院设备物资处每年需要面对两次的质控检查、食品药品监督管理局与卫生监督所等部门的不定期检查;还需要面对大型医院巡查、三好一满意、三甲复审等检查。在遇到各大检查时，都需要抽检医用耗材及相关资料，由于供应商的资质材料繁多，查找非常不便，需人工从数百家供应商中逐个、逐本、逐页、逐一查找翻阅及复印。在供应商产品资质过期时，医院还需提前电话通知销售代表及时更新证件。(2)采购人员一般每天至少拨打20通电话，每次通话时间约为5min，其中还有未能接通的、占线的、信号不良等情况，还需再次拨打。这样将花去大量的时间在采购工作上。期间还会出现差错的可能性，如采购遗漏、重复、数量出入等问题。因此会大大降低采购的工作效率。(3)在采购的过程中，会有一些人为因素所导致的问题出现，如:由于当天所需采购物品数目太多导致采购人员与供应商销售代表联系时出现偏差，造成送货不及时、所采购物品数目与实际采购数目不符等。这些问题将会直接影响医院的工作效率。可最后由于各执一词无法分清责任归属，在追究责任上毫无依据可言。
2如何建立采购平台
综上所述，目前医院现有的资产物流管理软件只实现了医院内部设备物资的网上申请和领用管理。但其汇总的耗材申购信息中的货品可能来源于多个不同的供应商，采购管理人员需要通过人工识别的方式，将所需采购的物资按照供应商进行分类和制作采购单据，然后通过电话或传真的方式通知供应商进行采购。在此过程中，对应供应商的分类、电话和传真通知、历史订单整理都牵涉了大量的人工劳动，而且无法对历史订单进行汇总查询和复核，还可能出现不可避免的失误，这样将影响医院工作的开展。为了能改变这一现状，加强信息化管理、减少繁琐的人工劳动、避免人为错误、提高工作效率以及规范权限与流程管理，我们想通过互联网信息化技术来更为有效的管理供应商及采购工作。采购管理系统的理念为一个集订单生成、订单发送、订单查询、订单状态跟踪、供应商管理、供应商订单处理响应等功能于一体的智能化信息管理系统。采购系统基本流程，如图1所示。系统能够自动识别导入的excel原始单据，读取单据内容后自动将所需采购的货品根据供应商归类分制相应的采购订单并发送至相应的供应商。采购订单发出后，系统自动向相应的供应商发送短信和邮件通知。供应商登录客户端进行订单详情的查看及订单的确认处理。供应商确认订单后，系统自动向采购方发送邮件提醒通知，采购方登录客户端可进行历史订单查询以及订单状态查看等操作。
3取得的效果
运用网络化技术建立了医用耗材订货平台，实现了采购流程的全程信息化控制和管理，系统将自动制单、发单及通知提醒供应商销售代表，这样将大大节省人力物力并提高采购效率。(1)通过E－mail方式发送汇总后的采购订单提醒，具体内容包括:单据号、申请部门、物品名称、代码、规格型号、单位、请购数量、供货单位、代码、采购日期、采购状态、来源标志、包装说明、备注等详情。这样对采购人员来说，节省了大量时间，提高了工作效率，降低了出错率。(2)该订货平台能够准确记录采购人员何时订货、订货具体内容、数量、规格型号等。同时也记录了供应商何时收到采购订单，并且供应商在收到采购订单的同时，可以对此订单进行备注说明，确认后系统会自动向采购人员发送信息。这样做到了对供应商及采购过程的跟踪记录管理，明确了双方责任，也将规范双方的诚信机制。(3)对于采购人员及供应商都可以对历史采购订单进行查询，包括已确认订单和未确认订单，可根据订单号、物品名称、提交日期、关键字进行查询。这样供应商及采购人员都能够清楚的知道，近期哪些采购订单已经处理，还有哪些订单未完成。同时也建立了统一规范的订单数据库权限及管理机制，这将更加规范整个采购流程。
4存在的不足和努力的方向
现在我们通过网络化技术建立的医用耗材订货平台只实现了以邮件方式进行采购，随着我院与中国移动建立了短信平台后，将实现订单状态以短信通知的方式进行订货，更方便供应商接收和及时供货。今后我们还将通过网络平台维护供应商的三证信息，并且如供应商资质材料将要过期，系统会在每次供应商登陆时提示证件过期信息，直至更新完成。否则，到期将停止该供应商向我院供货。目前，自动识别技术在物流行业已经获得了广泛的应用，但在医用耗材行业的应用才刚刚开始，今后我们还想利用条码技术，做到采购订单的全程跟踪管理来提高工作精准度，同时还能实时查询货物到货入库情况，简化仓库管理员的工作流程，最终形成真正意义上的闭环操作管理流程，确保了耗材管理过程中的各项物流信息能够畅通的传递至每个工作环节，同时可以建立供应商评价体系，从交货期、价格、质量等多种角度对供应商进行评估。利用网络化技术建立医用耗材订货平台是一项信息化技术运用于医院保障部门的工作，期望通过信息化手段优化管理流程，提高服务质量，提升工作效率，确保医用耗材雕塑艺术论文管理的安全性和及时性具有重要的意义。
作者：夏甦敏 杨坤 乐莹 邵蕾 单位：上海市同济医院
