【摘要】围绕《高等学校档案管理办法》和湖南省《档案工作规范化管理》地方标准，结合怀化学院在档案工作规范化管理中的具体做法，对地方高校档案工作规范化管理的内涵、必要性和具体措施进行探讨。
【关键词】地方高校；档案工作；规范化管理；思考与实践
地方高校所处的地理位置比较偏僻，经济实力偏弱，学校各种教学服务配套设施比较落后，档案工作规范化管理也相对滞后。随着高校办学水平的快速发展，地方高校的办学规模也相应扩大，档案的种类和数量越来越多，来源、内容和形式也越来越复杂。如何做好档案工作规范化管理，提高档案资源的利用率，已成为地方高校一个急需解决的问题。
一、档案工作规范化管理的内涵及必要性
档案工作规范化管理是指档案工作人员运用科学的理论和方法对学校档案进行收集整理和提供服务的一系列活动。档案工作规范化管理是国家《高等学校档案管理办法》的一项基本要求，也是衡量一所地方型本科院校综合管理水平的重要标准。开展档案工作规范化管理有利于健全地方高校档案工作机制，完善档案工作管理网络，提升档案工作管理水平，推动学校档案工作迈上新台阶。怀化学院档案工作规范化管理是贯彻执行国家《高等学校档案管理办法》和湖南省《档案工作规范化管理》地方标准的具体举措，对提高学校档案工作水平、增强档案意识、推进档案体系建设，有着重要的意义。
二、地方高校档案工作规范化管理实施的具体措施
（一）统一思想认识，健全档案管理体制。2008年9月《高等学校档案管理办法》颁布实施，结合2005年8月湖南省《档案工作规范化管理》地方标准，怀化学院档案工作人员围绕学校的发展目标制定档案工作的开展思路和方向。2013年学校研究决定，把档案工作规范化管理晋升“省一级”作为学校档案工作的突破口，本着“以评促建、以评促管、评建结合”的工作原则，形成档案工作的新思想、新理念。学校成立了以校党委副书记为组长，校办主任为副组长，学校组织部、教务处、财务处、档案馆等部门负责人参加的档案工作领导小组，统一协调全校档案工作的开展，加强对学校档案工作的领导，及时解决档案工作中人力、物力和财力等方面的问题，学校档案的收集、整理和归档工作则由全校专、兼职档案员共同负责完成。（二）加强基础设施建设，提高档案保管条件。学校档案是学校办学历史的真实记录，随着社会的飞速发展，档案的载体形式也呈现多样化，多媒体、数字化档案所占的比重越来越大，许多地方高校以往的保存保管条件已经不适应这些新型载体，加强基础设施建设，成为档案规范化管理的先决条件。怀化学院档案馆是在原学校综合档案室基础上组建的，旧档案馆条件远远达不到规范化管理保存保管的要求，学校决定档案馆整体搬迁，投资32万元用于新选馆址的室内装修，新馆址面积达400余平方米，实行了办公室、阅览室、库房三分开，档案库房按标准购置了密集架，还购买了防磁柜、温湿度控制仪、去湿机、空气杀菌消毒机和空调等标准库房基础设施，档案馆办公室配备了计算机、打印机、高速扫描仪、复印件、刻录机和照相机等现代化办公设备，通过加强基础设施建设，提高了档案保管条件，为学校档案工作规范化管理奠定了坚实基础。
三、完善管理制度，落实岗位责任
档案工作规范化管理是“依法治档”的重要体现，是“合理管档、科学用档”的前提和基础。为了使档案工作的各个环节有规可依、有章可循，怀化学院依照湖南省《档案工作规范化管理》地方标准的有关要求，结合学校管理实际，制定和完善了《怀化学院档案管理办法》《怀化学院档案工作人员岗位职责》等一系列规章制度，保证了全校档案工作规范化管理顺利开展。学校坚持每年进行部门档案归档整理评比，奖励先进单位和个人，2011年学校在实行年度综合考核与绩效工资挂钩的基础上，将各部门档案工作评比结果纳入到考核范围，这一举措改变了学校历年档案资料收集难的局面，推进了学校档案工作规范化管理工作的开展。
四、健全归档工作制度丰富和规范馆藏资源
馆藏资源是学校档案馆的价值所在，只有不断丰富和规范馆藏资源才能更好地为学校各项工作服务。根据国家教育部第27号令以及国家档案局关于文书档案立卷改革规范要求，怀化学院制定了《怀化学院档案实体分类实施办法》，将学校档案分为党群、行政、教学、基建等十二类，对全校各门类档案实行集中统一管理，严格按照湖南省档案工作规范化管理要求，对馆藏档案进行整理，对收集不全的档案，尤其是基建档案，通过各种渠道进行补充；对新形成的档案材料推行部门立卷，保证归档材料的原始性和完整性；对移交进馆的档案，发现不符合要求的予以驳回，同时派专职档案员指导重新整理后再移交入馆。
五、加强队伍建设提高业务素质
地方高校档案工作队伍中真正学过档案管理的专业人才很少，档案工作人员大部分都是中途转行做档案的，他们的专业知识和业务能力比较欠缺，要想推进档案工作规范化管理，必须在人员队伍的配备上下大功夫。怀化学院成立档案馆后，利用各种方式不断充实档案工作队伍，目前学校有专、兼职档案员50人，建立了学校档案工作交流QQ群，学校每年还组织1-2次专、兼职档案员集中培训，系统学习《档案法》《湖南省档案管理条例》《怀化学院档案管理办法》等法律、法规和业务指导性文件以及计算机应用、档案业务知识培训等，学校还积极选送档案员参加湖南省、怀化市档案局和省直机关二十一协作组举办的各种业务培训和学术研讨等活动，不断提高档案人员的业务素质和水平。
六、运用电脑管理软件推进档案数字化建设
高校档案数字化建设是信息时代对高校提出的新要求，是对纸质档案实体利用计算机技术进行信息转换和管理的过程，它有助于充分挖掘档案资源，大大提高档案的利用率。2010年怀化学院购置了德立信公司《高校数字档案管理系统》网络版，2011年在全校范围内开始使用，由学校档案馆给各单位处室授权一个用户名登录使用档案管理系统，兼职档案员对本部门的归档材料进行收集、整理和条目输机，然后再把档案实体和数据一同移交档案馆，目前基本实现了档案条目数据系统查询，提高了档案工作效率。
七、加强编研开发积极提供利用
档案编研开发是对档案资源的更深层次加工，挖掘档案资源的内在价值，更好地满足利用者需求。怀化学院档案管理人员在积极为来馆利用档案者提供高效优质服务的同时，还对馆藏资源进行资料编研。目前学校相继编制了《怀化学院全宗介绍》《怀化学院重要文件汇编》《怀化学院大事记》《怀化学院机构沿革》《怀化学院档案利用实例汇编》及教职工奖惩、职称、校内规章制度等三大专题目录检索工具。学校还利用档案资料建立校史陈列室，编制电视宣传片《跨越》和优秀校友电视片，档案资料在学校的升本评估、教学评估、工作检查、编写校史、职称评定乃至学校整体发展规划等方面都发挥了它应有的经济效益和社会效益。档案工作规范化管理是高校档案工作现代化建设的前提和基础，是档案工作实现科学管理、提高工作质量和利用效率的重要手段。通过档案工作规范化管理的开展，怀化学院档案工作质量和效率得到了进一步提高，在2014年12月，学校档案馆通过省市档案专家组考评，顺利晋升为湖南省档案工作规范化管理“省一级”单位，学校档案管理水平也提升到了一个新的水平，为学校的各项工作提供了坚实的基础。
【参考文献】
[1]张晓娴.高校档案工作规范化管理实践与探索[J].云南档案,2014(10).
[2]严小蕾.高校档案工作规范化管理议[J].四川档案,2012(4).
作者：肖春霞 刘英姿 单位：湖南省怀化学院档案馆
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