一、做好商务工作的几点建议
1.明确责任：文件的编制工作一旦开始，就必须事先明确谁对项目的内容等负整体责任，事先打印出投标技术、报价、商务等环节的相关专业人员列表，在选取过程中，尽量选择具有责任心、具备专业才能并且工作细致灵活的人员，来完成商务工作的审核环节。在这个过程中，总体责任人必须随时帮助商务工作人员解决出现的各种问题。2.主要措施：（1）认真把握招标文件：招标文件，在一定程度上为投标工作确定了指引，打下了基础，只有准确无误地、全面及时地领会和把握招标文件的精神实质，查漏补缺，理解文件中的各种新规定和要求，对招标文件中不明确的条款一定要及时与招标人或招标代理进行沟通，避免经验主义，才能做好投标准备工作，从而避免差错带来的不良后果。（2）关注文件格式规定：格式文件是投标文件最关键的因素之一。企业能否投标成功，其重点之一在于是否严格按照招标文件的格式要求，是否“听从”了招标文件，这项要求亦是评标工作检查的首要内容。一旦有任何问题，很可能导致废标。封面、扉页、目录、投标书、附录、授权书、拟投入工程的人员构成表及简历、业绩表等格式，必须参照招标文件格式填写，深刻理解文件的内容实质，对标点符号、数字等都不能掉以轻心，一个小小的数字都可能导致重大的理解偏差。密切关注技术、报价等方面的格式要求，是否与商务资料（尤其是在最终报价上）一致，按规定的要求对授权书进行公证。投标文件中“法定代表人或其委托代理人”和“法定代表人和其委托代理人”极可能导致差错，因此对此类问题必须进行特别的关注。（3）多提问，力求准确：对文件中有不解或者没把握的地方，尤其是文件中相互矛盾的要素要特别关注，杜绝自以为是，想当然地认为自己的想法是对的，要向招标人寻求解释，如果招标人不予回答或已过澄清时限，应请教其他同事或是评标专家，力求准确的响应。（4）认真自检：商务编制完成后，首先要进行自检。第一步是格式的检查，不可走马观花，要对照投标文件格式逐字逐句检查，发现多字或少字、标点符号不一致时，要及时改正。第二步检查投标文件是否满足强制性条款的要求，重点检查人员、业绩、各种承诺是否满足最低强制性及加分要求。（5）交叉审核制度：建立交叉审核制度，安排多人次交叉检查，实施多次审核，检查组必须负关键责任，主动积极发挥成员应有的督促作用，发现错误必须及时上报并更正。（6）商务、技术、报价一致性检查：商务人员不仅对商务工作的精确性负责，而且要注意商务与报价、技术的协调性，这就要求相关人员，尽可能与施组和报价负责人多交流，熟悉并明确组织结构、人员机构、质量、工期、安全和文明施工等目标，审核投标文件数据与对应的汇总额是否相符，保障三者之间的一致协调性。
二、商务标编制应重视的若干方面
1.及时、明确提出要解释的问题：认真研究和阅读招标文件后，商务人员应于限定期限内提出要对方解释的问题和困惑。对装订、包封方面的要求，招标文件经常会前后不一致，切记把模糊之处逐个指出，用词准确，勿简化，使招标人迅速明白，进而给予准确答复。2.补充、答疑材料确保完备：拿到招评标人交来的补充、答疑材料应及时核对页码和份数，以防缺少。网上发布补疑文件的，即时登录网站进行下载；开标前三日，每日登录网站查看是否有新的补疑文件，以免因未及时下载补疑文件而产生废标。3.文整要求要明确：编制标书前，商务人员应遵照招标方对招标文件的要求在编标过程中按项落实文整要求，具体有：纸张、页边距、单面或双面打印、标题和正文字体，字号、页码等等，以招标文件为依据。4.目录：目录是标书的内容展现，目录编排要求概括性，体系分明，以提高标书的质量，并使人一目了然。如目录与正文标题不一致，问询招标人，如不回复，按给定格式，不进行更改。5.投标保证金：一般分为银行保函或现金保证金两种。银行保函要按招标文件给定格式、规定的银行、金额、有效期来办理。开标时间延期，银行保函的有效期也要相应延期。现金保证金应按照标书上承诺的金额、时间以及账户及时、足额地汇出。6.成员资历、证书：项目主要参与人员的资历、专业技术应符合所投标项目的需求，以满足招标文件的硬性要求和为项目的顺利实施提供专业技术支持。所附证书、证明一定要齐全，尤其是对工作年限有要求的，业绩证明资料一定要达到规定年限。7.资格、经营业绩及信誉资料：遵照招标文件的要求提交单位资格证明、经营业绩和信誉材料。日常工作中留意能表现企业业绩的资料，例如工程合同、完工报告、工程量批准单等资料的保存和梳理。根据拟中标的项目特征，有分别地整理和编制业绩资料，以更好地体现单位实力和信誉。8.投标文件的签订：仔细研读招标文件，尤其要注意盖章签名处，应盖单位公章和法人（授权人）章的内容部分要建立审核表格，一一落实。应小签的部分也务必注意不漏掉。如果招标文件中未明确副本是正本的复印件，那么副本也要与正本同样签署盖章。9.投标文件的装订：以招标文件要求为标准，纸张大小和单双面按照要求设置。应特别注意技术标大于A3的图纸通常是单面装订，且裁切时勿将图纸裁漏。装订后应检查现场是否有遗留物，看是否有少页、倒页、一级标题与内容不符的情况，将错误降至最低。10.对装订好的投标资料作进一步检查：此项工作主要包括资料上的签字、公共盖章情况、页码是否连续、有无残缺、投标函与报价汇总表上的金额能否相符等。11.投标资料的密存：一般情况下，在招标资料密封前，需要将招标文件要求的文件，包括银行函件和电子文件等，逐一进行审核检查，检验项目标段的一致性、资料的完整性等内容。投标文件的保存工作则要按照招标文件的规定进行，审核资料的数量、质量等，包括正副本的签章是否正确，封装层数，内外封面的标志正确与否，大小写是否符合常规等，多次检验，查漏纠错。而且还要注意密封条的签章和粘贴等重要问题，密封相关的东西，最好提前列示。只有用心注意这些细节，才能避免工作中出现一些容易被人忽略但又不可忽视的问题。12.投标文件上交，开标资料的提供。(1)开标前，需准备一份已签字盖章的授权书，代理人的身份证原件，并在递标和开标时进行检验。(2)企业的营业执照、资质证书、安全生产许可证等原件，应按招标文件要求进行准备，为现场审验做准备工作。
三、结束语
总的来说，商务工作是项目招投标过程中的最重要、最关键的环节，在实践过程中商务需要关注的问题更是清晰可见，本文仅仅根据成都市市政工程的工作经验，就上述几个方面做出简单的叙述。实施环境的变化，以及招投标文件的相关规定，都会导致商务工作变得复杂。基于此，商务人员必须秉着严肃认真的态度，掌握各省各市的条文规定，同时汲取前期和其他企业成功与失败的经验与教训，整理成册，传播给参与项目的每个工作人员，营造良好的氛围，极力避免失误的重演，促使投标工作顺利完成。
作者：张玉伶
