一、人事档案的概念
1.人事档案的特殊性
人事档案具有档案的一般特点，它是个人履历、政治思想、业务能力、奖励惩罚等活动的最初记载，具有原始记录和归档保存以备查考的性质。但是人事档案作为档案中的一类，也具有自身特点。始终以“人”为核心。不同于文书档案、会计档案、科技档案、声像档案等对党群活动、财务凭单、生产管理等“事件”的强调，人事档案围绕着“人”，只归档与人相关的各个阶段有效材料。坚持十类材料组合的既定整理方法。文书档案、科研档案等可以按年度、机构、问题等方法组合分类。保密性。人事档案作为个人经历的信息载体，涉及以往的工作、现在的工资、以后的晋升，具有较强的竞争性和排他性，不易对社会公开。
2.人事档案的重要意义
人事档案的内容包括年龄、工龄、党龄和学历、工作经历等信息，还记载着个人的身份类别，即“三龄两历一身份”。这些信息具有凭证作用，直接与个人所享有的工资待遇、福利待遇、社保保障挂钩，特别是在事业单位中，考察干部历史是以干部人事档案中的结论材料为依据的。人事档案主要为党的组织、人事部门服务，为选拔优秀人才服务。
二、当前人事档案管理的问题
1.思想观念的落后
档案管理是一门系统的、科学的管理类科目，具有专业性、政治性、机密性，但是实际从业者大多是被领导安排的兼职人员，没有引起单位领导的足够重视。正因为这样不重视，很多单位档案管理的场所、经费、人才就得不到保障，工作效果自然差强人意。档案管理者多没有经过系统的培训，常常简单认为档案管理就是保管的事务性工作。管理者思想观念上的落后必然导致工作上的倦怠，这也是阻碍档案管理信息化的另一阻力。
2.管理手段的陈旧
纸质档案具有直观性和法律效力，具有不可替代性，当下事业单位人事档案管理仍以纸质为主。纸张的寿命与储存环境的温度、湿度、酸碱度和空气等有直接关系，并且纸质档案信息更新困难，修改后不够美观大方。纸质档案在查询、利用过程中也不够便利，往往需要手工对照目录，找到对应的卷宗、件号。这种以人力为主、工具为辅的传统档案管理模式，一方面不断重复含金量不高的机械操作，加重了人力负担，另一方面不可避免地会出现信息录入失误、数据统计不一致，归档材料不全等人工错误。
三、人事档案管理趋势——信息化管理
档案管理的历史是动态的，它在内容、形式、方法上的广泛性和多样性与社会活动一样丰富。当下电子通信技术已渗透到方方面面，显著标志就是几乎所有的信息都可以转化为可被计算机识别处理的电子文档。为了应对挑战，加强档案信息化建设，构建信息化档案管理系统也成为历史发展的必然。我们可以从以下几个方面入手。
1.制度统一的标准原则
很多事业单位都有自己的局域网，实际上已经形成了小范围的信息化管理系统。但是现阶段事业单位对未来几年的档案信息化工作没有具体安排，几乎没有列入单位年度重点任务，甚至全市、省都没有总体的宏观规划。据了解，部分事业单位购置了档案管理软件，这些软件由不同的开发商提供，有的功能不完整、有的设置重复、有的安全隐患较大，既浪费钱财又阻碍了信息化建设。当前关键时期，我们必须以档案信息开发利用为核心，坚持一体化、网络安全的原则。
2.建设一支档案管理的专业人才
档案管理者不仅要具有档案学基础理论知识，还要掌握现代信息技术，熟练运用技术工具。单位领导要高度重视并支持档案工作，不断创造条件，一方面给与人、财、物的支持，另一方面畅通讲座、报告等交流形式，提高在职人员的视野和专业技能，促进人才成长，最终建立起一支知识背景宽阔的复合型队伍。
3.创新信息安全体系建设
我们在充分利用信息技术优势同时，也面临着病毒肆意破坏、黑客窃取数据等诸多安全隐患。人为隐患重在观念疏导，可以从管理上入手，以措施为武器。首先，档案管理具有保密性，应当作为一个独立的部门存在于事业单位结构中。档案管理者应该有高度的责任心和政治敏感度。其次，严格遵守保密制度，落实信息安全责任制度，不散播消息，不道听途说。再次，完善管理措施，认真执行档案查借阅制度、档案保管制度、档案移交规定等。
作者：司晓琨 单位：河北省科学院应用数学研究所
