摘要：探寻事业单位人事档案管理中普遍存在的问题，在解决问题的基础上，不断开拓事业单位人事档案管理的新思路。
关键词：人事档案；管理；新思路
事业单位人事档案反映事业单位的人才信息，是人力资源部门对人员的重要评价和人事任用的重要参考。对其的管理需要与时俱进，才能发挥重要的作用，而在管理的过程中，事业单位人事档案管理普遍存在的一些老生常谈的问题，该如何针对这些问题转变思路，发挥人事档案应有的作用，本文做一探讨。
一、事业单位人事档案普遍存在的问题
（一）档案陈旧，不能反映个人的最新发展动态。多年以来，事业单位人事档案的管理一直处于被动状态，除了一些职称评审、年度考核表、考察表和干部任免审批表等单位知道的材料会主动放在个人档案中，其他的，例如学历、培训、奖励等材料，只有其本人主动送来，档案人员才会根据档案归档制度，视其是否需要存档。这种长期被动模式下的人事档案管理，使得现有的人事档案陈旧，不能反映个人的最新发展动态，人事档案便不能起到记载人生轨迹的重要依据。
（二）存档材料不规范，档案基础工作不扎实。事业单位人事档案工作大多数存在存档材料未经过仔细斟别，材料繁杂，或材料缺失等不规范现象，这种档案基础工作不扎实的情况直接影响到档案的整理、保管等后期工作，引起这种现象的主要原因有：一是人事档案的管理人员大多数不是专门学习档案专业的人员，尽管通过较强的责任心、细致的工作和努力的学习能基本掌握档案的收集、整理和保管工作，但因为很多单位的人事档案都是由人事部门的其他工作人员兼职管理，没有配备专门的档案管理人员，这样一来，就会造成兼职的档案人员没有很多的精力放在档案管理工作上，档案的收集、整理和保管工作只能做到被动接受，并且对接受的材料很难做到仔细甄别和仔细归档，归档材料繁杂，或材料缺失等不规范现象时有发生。二是人事部门不够重视档案的基础工作，认为归档材料越多越就越能反映人员的发展情况，也很少为档案人员提供学习培训的机会，因此档案的归档工作很难跟上时代的发展。
（三）忽略了人事档案中的文书档案作用。很多档案管理人员认为只要做好人事档案中十大类的收集、整理和保管工作，人事档案管理工作就算做好了，并且人事档案需要反映一个人的发展动态，而文书档案反映的是事件发生的历史过程，两者的反映效果并不相干，便忽略了文书档案在人事档案中所起的作用。其实，尽管文书档案中很多反映人员的材料，因以免造成人事档案材料的臃杂，根据人事档案归档制度，未归到人事档案中，但这些文书档案是需要作为人事档案的佐证材料的，如果此时不建立相应的文书档案，当需要调阅、利用人员的人事档案时，单凭结果看，很难充分反映一件事的来龙去脉，或一个人的全面发展动态。
二、事业单位人事档案管理的新思路
就以上这些问题，事业单位的人事档案管理工作应该破除旧思想，探寻新思路：
（一）对人事档案进行动态管理。人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着员工人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案管理人员必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，对人事档案做到动态管理。
（二）经常学习归档的先进理念，对多余档案进行辅材料归类。事业单位要解决人事档案基础工作不扎实的局面，首先，需要提高人事部门对人事档案管理的重视。一是提升档案人员的素质。档案管理人员的素质决定了人事档案工作管理的好坏，对其素质的提升是做好人事档案工作的保障。可通过与其他同类单位交流和进行培训的方式，学习人事档案管理的先进理念；二是配备专门的档案管理人员。人事档案管理工作需要大量的时间，才能对人事档案做到仔细甄别和归档。其次，对多余档案进行辅助材料归类。人事档案归档并不需要人员发展的所有信息，如果把人员发展的所有信息归档势必会造成归档材料繁杂，不规范。但这些人员发展信息对了解人员又能起到一定的作用，此时，应该把这些不需要归档的信息建立一份员工辅助材料档案作为备用。
（三)发挥文书档案的辅助功能。大量事实证明，仅凭存入人事档案的十大类材料并不能充分反映一个人的全面发展动态。在人事档案不能充分说明问题时，文书档案可以作为佐证起到辅助的作用。例如有些人员的调动文件或任职文件虽和人事档案中的考察材料、职称评审材料和干部任免审批表相辅相成，但又不能归入人事档案中，这些材料在证明单位人员职称、职务等信息时都要作为辅助材料一并准备齐全，这时就需要专门建立相应的文书档案对其人事档案工作起到辅助的功能。这些文书档案是为了便利于人事档案部门的工作而建立，所以根据人事档案工作的需要，以方便工作为目的，可按照年限进行归档整理。
三、结语
事业单位人事档案管理需要经常进行一些思考和学习，才能达到人事档案动态管理，并且管理规范、随时调档充分利用的目的。
参考文献：
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作者：胡海莺 单位：新疆社会科学院组织人事处
