1物品码应用实施策略
按照集团标准中对物品码的分类要求,明确企业内各相关职能部门的业务职责,编制基础数据填写基本要求,组织梳理所有物料的基础数据,将基础数据汇集上报集团编码中心申请赋码,用所有基础数据和物品码信息构建物品码数据库,利用编码中心开发的信息编码平台对物品码数据库实施动态管理。数据库中的资源作为唯一的数据源提供给企业内各相关信息系统应用。针对原各信息系统内物品的自编码,充分分析自身实际情况,如现有数据情况、信息系统建设与运转情况、系统升级计划等,选择最适用的物品码使用方法。选择对照使用的,要结合信息化建设情况,设置过渡期,逐步向直接使用集团物品码过渡。保证物品码的唯一性,有利于企业内部信息系统间共享与集成;有利于企业间技术交流。物品码具有覆盖范围广、种类属性复杂、编码数据量大、编码需求持续提出的特点,根据企业的生产制造流程和管理体系,物品码的应用实施应依照大的分类(材料、标准件、工装、成件等),明确由企业内各相关职能部门主导负责相关物品码的应用实施工作;物品码应用实施的工作重点和中心在于编码数据的规范整理和编码数据库的构建;物品码应用实施应借助信息编码管理系统平台为支撑手段,提高信息编码工作效率。
2物品码应用实施方法
计算机技术、网络技术等信息技术迅猛发展,越来越多的企业根据需求开发各类业务信息系统。由于对同一种物料的编码规则不一致或信息描述不规范等因素,导致一物多码的现象频繁出现,严重影响系统间的信息交换和共享,更不利于信息的传递、共享和技术交流。采用中航工业全集团范围内统一的物品码能够有效解决上述问题,形成信息交流中对物品的“共同语言”,促进航空武器装备协同研制。对各成员单位来说,使用集团统一物品码及其代码数据,能有效减少各单位的编码工作量、提高编码的工作效率、节省编码工作成本,加快企业信息化建设进程,提升企业信息化工作的效率和质量。中航工业集团的物品码,是由各成员单位填写不同类别物料的数据模板,提交集团编码中心审核数据完整性、准确性和有效性,再经过查重,按规则赋码,并将赋码结果返回给提出申请单位。物品码涉及的范围较广,要想在企业中实施好物品码工作,需要多部门共同协作。首要任务就是基础数据的整理,完成企业材料、标准件、成附件、电子元器件、工装工具等代码库的数据整理、赋码工作,基本完成企业基础代码数据库的构建。整理基础数据,关键是填写数据模板。针对不同的物品分类,填写的模板要求也不尽相同。企业内首先需要编制数据整理规范,有效指导基础数据的整理工作。按照业务谁主管、模板谁填报的原则,数据整理规范的编制工作及基础数据整理工作都应该由相应的业务主管部门组织开展,切实保证物品码在企业内的实施。以标准件申请赋码为例,洪都公司的标准件是由标准化部门主管,因此申请标准件赋码的工作是由标准化部门负责。根据中航工业集团物品码的模板,标准件模板中有21列数据,包含的信息量较全。其中标准件三级分类以及中文名称是赋码必须填写的信息,而标准级别名称、标准号、规格、材料牌号、表面处理等信息直接影响赋码的结果。尤其需要注意,标准号必须包含年代号,因为标记示例相同的标准件采用不同版本的标准所对应的物品码是不同的。整理数据的工作难度不大,但数量繁多,填写几万条数据模板,需要耐心和细致的工作态度,一个关键信息没填写正确,都有可能影响最后的赋码结果,导致统一集团相同物料代码的目的无法实现。按集团公司申请赋码的工作流程,将填写完善的标准件数据模板提交集团编码中心后,可以得到相应的八位物品码,再将物品码应用到相应信息系统中,实现全集团范围内统一物品码数据源。物品码的应用实施是一项系统工程,并且需要随着企业信息系统的运行持续进行动态管理。物品码通常数据量庞大,编码工作依靠手工是无法进行有效管理的,必须依靠信息编码管理平台提高工作效率,进行全过程地有效管控。中航工业统一代码数据库管理平台是应用实施中航统一代码的工具。企业内部也需要应用一套代码数据库平台实施应用统一代码。如图1所示,物品码是集团统一代码管理系统中重要的一部分。通过系统,能实现申请集团统一代码的企业内部管理流程,实现企业内提交代码申请、申请过程、赋码结果的全程信息化管理;能由企业相关人员内审所提交的数据,对不合格的数据申请返回给申请人;由企业相关人员对合格的申请数据与现有库进行查重比对,发现确属已赋码的,直接沿用代码,无需提交集团申请;通过数据交换,及时获悉集团赋码结果。系统中代码申请时的查重管理,能够避免由于不规范输入所造成的一物多码。所有物品码数据都可以放入代码数据库平台中,便于管理。
3物品码应用实施需注意的问题
物品码应用实施工作的基础在于对基础数据的规范化整理,赋码是对规范数据整理结果的审核和认可,为保持企业物品码的规范统一,要建立企业动态的物品码申请、审核、发布、应用的管理机制。在信息系统开发与应用实施中,人们容易产生重视系统功能的实现,轻视数据的梳理与规范整理的误区,对基础数据的输入缺乏审核、修正机制,会造成一些不规范的数据在系统中长期运行,影响系统运行的质量,制约信息化整体效益的发挥。所以实施物品码,必须高度重视基础数据的整理工作,重视数据整理规范的编制工作。要充分认识统一物品码工作的重要性,明确各类物品码的主管部门,充分发挥业务主管部门专业基础知识精通和业务基础数据接触广的优势,调动业务主管部门参与物品码基础数据整理工作的积极性和主动性,加快推进企业内物品码的实施工作。完善物品码数据库构建标准,制定数据库管理制度,严格管控数据的申请、审核、赋码、发布各阶段的工作流程和要求,形成企业物品码规范管理的长效机制。
4结束语
物品码是企业信息编码的基础与核心,是企业信息系统集成与共享的基础与前提,范围广、数据量大、应用实施难度大是其突出的特点,但是物品码的规范统一是企业信息化绕不开的编码“难题”,必须以实现企业信息系统集成与共享为目标,充分调动各相关部门的积极性,齐心协力,攻坚克难,通过规范化物品编码数据整理,构建物品码数据库,加快推进物品码应用实施工作,为企业信息化能力与效益的提高提供支撑保障。
作者：钟琛琛 单位：江西洪都航空工业集团有限责任公司
