一、我省高校电子数据管理中存在的问题
1．高校信息化建设条块分割，缺乏统一规划
目前高校所开发与使用的软件大多只针对特定的业务，没有一个综合的管理平台，各部门各自为重，而部门对数据管理的意识不足，数据标准与格式不一，缺乏全局性的规划，各个软件系统生成的数据不具有兼容性，许多数据离开生成软件便不具有可读性，海量的数据不能为大众所利用，成为信息孤岛。正因为这些软件生成的数据对软件的依赖性，导致无法向档案部门提供可利用的电子数据，不同的软件生成的数据只能保存于不同部门的特定电脑或服务器上，由特定的人进行读取，有些数据虽然能纵向传输，但无法实现真正的数据共享。此弊端首先表现在同一单位内部各部门之间无法进行高效通畅的数据共享和交流，协同办公无法真正实现［1］。其次，由于数据不能共享，造成许多不必要的重复劳动。当同一套数据需要通过不同软件向不同部门多头报送时，形成了多个部门在做同一件事的格局。如果数据能共享且具有较强的可读性或者各数据需求部门所需的数据格式一致的话，那么只需一个部门即可完成，作为一个单位，对外提供的数据也才会真正保持一致性。
2．高校电子数据缺乏统一管理
目前高校垂直传输的数据如何保管、利用没有相应的规定，从而导致不必要的混乱。首先体现在网络版业务软件的推行使工作人员放松了纸质档案存档的意识，认为反正系统中随时可以调用，没必要再多此一举。对于垂直传输的数据，正常情况下随时都可以在软件中调用，但是基层部门要不要保留数据，如何保留，上级部门也没有硬性要求。一旦所使用的软件系统出了问题，很容易导致电子数据的丢失，比如，省内某高校报教育部门的基层统计数据，是通过网上直报，后来上级教育部门的软件进行升级与数据置换时将以前的数据丢失，要求各高校重新上传以前的数据，而此高校统计员没有及时进行数据备份，也没及时打印纸质报表，一切工作必须重新开展。这种对系统的过度依赖思想给自己酿成了不必要的麻烦。其次由于高校电子数据分散于各个部门，而电子数据的可读性低，一方面，许多电子数据离开数据生成软件便不具可读性，另一方面电子数据本身容易损坏而失去可读性，如电脑遭受病毒攻击可能导致电脑中的数据丢失，备份的电子载体如受到划伤、潮湿、折叠等损毁，或者随着保存时间的延长而变为不可读，电子数据的这些特殊性迫切需要有专门的人、专门的设备与工具进行统一的保管与维护，定期对其可读性进行检查。此外，目前各单位购买的办公软件或自行开发的协同办公系统，也主要停留在网上收发文以及公告、通知与新闻的发布。并且这些数据自动生成后都是存放在网站所处的服务器上，也没有专门人员对数据进行管理，更谈不上异地备份，一旦服务器损坏或者网站内容已过有效期，这些数据便会逐渐消失或人为删除。因此，在信息化的推进过程中，电子数据的管理急需跟进。
3．高校电子数据的真实性缺乏相应规范
纸质档案的真实性易于维护和识别，但电子档案的任何修改通常不会留下改动痕迹，其真实性辨别的难度大。如果有人为因素进行伪造的话很容易达到目的，因此，电子数据作为证据的可信度远不如纸质档案。电子档案的鉴定不仅要开展内容鉴定，还要开展技术鉴定、利用多种软件硬件检测设备，检测电子文件的完整性、真实性与可读性，即双重鉴定才能实现［2］，从而导致电子数据的社会认可度相对于纸质档案来说要低得多。
二、关于电子数据管理的对策
1．加强对电子数据管理顶层设计
教育信息化建设主要是以各类业务的需要为出发点，各自为营，没有考虑数据的存取与易读性及公众利用数据的便利性。高校各业务部门都比较热衷于各类业务软件的购买与开发，但各类业务软件的设计往往只考虑了局部业务流程如何进一步简化，并没有从学校信息化的总体规划上去考虑，只考虑了本部门工作需要，缺乏顶层规划。而网站建设也仅定位于网上审批和新闻发布，强调无纸化办公，而对信息存储、管理与使用等没有给予应有的重视，缺少对数据资源的整合。我省高校教育信息化起步较早，上个世纪90年代末就成立了信息化领导小组，负责对全省高校的信息化建设进行规划与引导，但高校档案信息化建设近两年才真正启动，2014年底已完成了一期(省级平台)项目，今年初开始组织开展教育系统档案信息化二期工作，省教育厅主要负责省级数据中心建设，参与建设的高校主要负责本单位不涉密档案目录数字化及纸质档案选择性数字化等。目前档案信息化平台的构建只是针对现有的档案资源的管理，还没有针对高校各业务软件的对接及相应电子数据的管理。我省信息化建设是分领域分部门推进，档案信息化只是作为其中的一个子项目参与建设，并没有真正融入信息化建设的全过程，因此，很多信息化建设项目忽略了数据的存储、管理与利用，而侧重于业务问题的处理及数据的垂直传输。因此，我们有必要在推进教育信息化的过程中，考虑电子档案管理的要求，对电子数据管理进行顶层设计，建立全省高校数据中心，高校所有的业务软件生成的电子数据最终都能汇集到这里，形成一个大的高校数据云，供大家随时随地利用。这样不仅解决了数据的管理与存储问题，还能大大提高数据的可利用性。
2．借鉴科层化管理模式，加强电子数据管理
“科层化”管理模式，是由德国社会经济学家马克思•韦伯在《社会组织与经济组织理论》中构建的一种基于法理的，以实现高效率与合理化为目标的理想化的组织管理模式［3］。目前我省高校所使用的业务软件种类丰富，同一业务软件版本众多，大量的重复开发与引进造成了资源的浪费，信息的重复采集大大降低了工作效率。省级教育行政部门作为科层式组织结构中的顶层管理者，可以承担起省级高校数据中心的模型构建，确定数据中心需要汇集的基本数据类型与模型，组织开发相关的业务软件与应用界面或向全国引进优秀的软件加以改造与完善，然后在省内高校推广使用，这样有利于统一数据的采集标准与格式，有利于数据的集中管理与利用。各高校作为科层化管理模式的中层，其职能是贯彻决策，使业务软件在相关的业务部门得到应用，为软件的正常运行提供必要的条件。高校各部门的工作人员作为基层工作者，主要职能是执行决策，对业务数据按要求进行录入处理。借鉴科层化管理模式，明确各层级的职责，才可避免每个高校都搞信息化设计，每个业务部门都开发或引进业务软件的现象。重复开发重复建设，造成许多的资源浪费，导致大量信息孤岛的形成，背离了信息化建设所要实现的节约行政成本、简化工作、信息共享、便于利用的目的。
3．制定相关的数据管理规定与标准
标准是对重复性事物和概念所作的统一规定，它是以科学技术和客观实践经验为基础的，其目的是为了获得最佳工作、生产、科研的秩序和社会效益［4］。制定相关的数据管理规定与标准能够优化工作流程，简化工作程序。对于数据的形成与管理，我们必须用相应的标准加以规范，实施前端控制，以规避数据格式的混乱，让数据一产生就是标准的，包括其使用的语言、生成格式、字段名、字段长度、数据描述等等，只有这样，信息化建设对电子数据的管理才能符合档案管理的要求。此外，对于电子数据的真实性、安全性，电子数据如何鉴定和归档，电子印章的使用等问题都有待进行明确的规定。只有有了统一的规定与标准，才能实现电子数据的科学管理，为数据中心的构建与实施提供必要条件。
4．提高档案管理人员的业务水平
档案工作者习惯于传统的档案管理方式，强调纸质档案的保管。尽管现在数字档案馆的建设如火如荼，但也仅停留在电子公文、电子照片、电子视频等电子文件的收集与管理，以及将纸质文件电子化方面，把信息化仅仅当作部门工作的计算机化。由于大部份电子数据离开相应的生成软件便不具备可读性，业务部门及档案工作部门缺乏相应的技术实力，无法实现对业务软件的设计与数据的转换，没有相应的实力对各类数据进行整合与开发。档案工作者原有的知识结构已不适应电子数据管理的要求，面对五花八门的电子数据显得无能为力。档案部门既懂软件设计又懂档案管理的人才非常稀少，因此无法真正参与到信息化的设计当中去。信息化的设计过程中，为了简化程序设计，往往也会忽视数据的存储与管理这一块，由于多方面的原因，档案工作部门作为一个边缘部门在信息化过程中常被边缘化，因此，通过进修与培训提高现有档案工作人员的信息化建设水平，通过引进信息化建设中的中高端人才加入档案工作领域，提高档案工作队伍的整体业务水平，才能有实力参与到高校信息化的设计过程中去，才能在未来的信息化建设中发挥自己应有的力量。总之，我省高校的电子数据管理还处在一种分散的状态，数据分布在高校不同的部门和网络环境中，同时经过多年的信息化建设，高校各业务部门都已拥有自己的业务软件，这些软件由于使用的编程语言不同，使用的数据标准与结构不同，导致数据无法共享与直接利用，与信息化建设的初衷是相违背的。我们有必要对这些分散的数据进行集中管理，而要实现这一目标，就必须构建一个全省高校数据中心的模型，借鉴科层化管理模式，由教育行政部门组织开发各高校现有的业务模块，包括学籍、教务、财务、科研、图书、资产等管理系统，各高校通过统一的平台入口将相关数据直接上传到数据中心，真正实现数据的综合管理与利用。
作者：何艳平 单位：湖南广播电视大学
