1全面应用OA办公平台，取代传统审批手段
公司充分利用OA办公平台，全员使用公文流转功能，实现办公网络化无纸化的目标，同时在平台上设立各种讨论组，职工能够通过这个平台畅所欲言，为企业发展献计献策，也能够获取知识，增长见识，公司知识得到有效共享。目前，从几百万资金的调拨批示，到日常办公用品的采购申请，从新员工入职通告，到员工的个人工作总结报告，从每个项目的经营立项，到项目各种阶段的事物管理，都在OA平台上顺畅运行，极大提高了办公和管理效率。
2以OA为数据传递平台，连接分立信息系统
公司的其他信息化系统，包括财务系统、ERP供应链系统、ERP生产模块、U8合同项目管理系统，ACE设计软件等关键业务模块通过都OA协同办公平台相互联系在一起，形成高效率的运行模式，公司今后列入实施规划的PLMM/PDM项目管理系统，CRM客户管理系统，BI管理驾驶舱，都离不开OA平台的信息传递功能。为适应新形式，公司集中力量进行了OA流程的升级和创新，力争满足各种非常复杂的管理需求。信息化部门根据需要在公司各个部门建立了相应的流程，使用OA表单传递财务系统、生产管理系统、供应链系统所需的输入输出数据，极大提高各分立信息系统的管理效能。目前公司主要业务系统已经在OA平台的连接下正常运行，保证了公司新的管理制度和管理理念的实行。
3深度应用OA流程，管理复杂的企业事务
OA协同办公系统，虽然是个成熟的软件平台，操作相对程式化和标准化，为用户提供的操作手段比较少，但是我们依然不断提高OA的个性化定制水平，争取挖掘出系统的最大潜力，满足日益丰富和复杂的管理需求。例如，为了严格完善公司的项目合同管理流程，有效降低项目风险，保障项目顺利实施，我们建立了《项目合同评审流程》，该流程涉及的审批环节很多，不同性质的项目审批过程也不一样。过去都是在会议讨论中进行，用会议纪要方式记录，非常不方便，而且各种意见不能详细记录，往往影响立项进度。在《项目合同评审流程》中，我们对项目的各个评审内容都详细列出，对每部分内容都规定了填写要求，这样，即使某些审批人没有时间参加会议，也可以在流程表单中及时填写自己的意见，使审批流程能够顺利完成。审批内容包括项目性质、客户资质、技术难点、商务要点、所需资源等等。基本涵盖了项目所有方面，涉及到各个部门。该流程实施后，对于项目合同立项评审，都能及时有效的完成，既保证了评审速度和效率，又充分展示了项目风险和管控重点，为下一步项目的顺利运行提供了工作依据和保障。
4建立数据共享平台，提高企业信息系统数据利用效率
从信息化工作对企业管理的支持上看，OA系统作为一种开放性平台，已不再是仅仅支撑企业日常运行，而且还有助于决定企业的发展战略。OA建设不能仅仅依靠现成的商用平台，做一些肤浅的形式上的表面工作，虽然投入巨大，但是效果有限，脱离企业个性化需求，而是要结合自己的情况，不断定制开发，提升应用水平。我们提出的规划原则是：重点突破，由点及面，持续改进。通过OA平台的深度应用，持续进行企业管理改进和流程优化，减少内耗，形成企业的核心竞争力。
4.1利用OA平台共享ERP项目进度信息公司目前已经成功实施的业务软件系统有：用友公司的U8财务系统，生产管理系统，进销存系统，合同管理，项目管理系统，AutodeskACE设计软件，其他专业设计软件。基本覆盖了公司的主要业务领域。这些系统的水平还是处于比较领先或者主流的，是公司全面信息化的基础，也是公司目前正常工作办公的基础。上述软件系统之间，存在信息转换瓶颈，数据不能共享，造成工作中数据重复生产，不能高效利用，数据浪费现象比较突出，为此我们专门针对问题比较突出的项目资金和进度管理问题，合作开发了由ERP系统向OA系统传递项目信息的应用软件系统。由于ERP系统中，存放了项目的详细数据信息，包括项目资金的到位情况，每笔资金的来往情况，项目付款进度计划等等，这些信息在项目管理人员中都是非常重要的，是项目下一步操作的依据。而ERP系统是个相对封闭的系统，不可能向大多数项目参与人员开放，这样，ERP操作人员经常会被问到项目的详细信息，造成信息沟通不畅。为此，我们开发了针对性的软件系统，解决了跨平台数据系统的交换传递，ERP安全访问，ERP查询认证，OA权限分配等技术难题。不同信息系统之间的数据传递能够极大提高数据共享，提高工作效率。ERP-OA数据协同传递系统实施后，项目参与人员都可以在OA平台上实时查看项目的付款和进度信息，根据这些信息进行项目的具体管理工作，基本上保证了项目信息数据的高效共享，为项目管理人员提供了有效的管理手段。
4.2ERP库存信息共享发布过去，工程设计人员在设计选型时，往往比较盲目随意，因为可选型号众多，个人又有不同的偏好，造成选型不统一，无原则。而采购人员往往疲于应付这些数量庞杂的采购单，而同等功能的元器件在仓库中存放，得不到及时应用，造成很大浪费。为了规范设计人员选型和物资管理人员采购的行为，使库存元器件得到最大程度的利用，达到设计规范化，库存最小化的目的。在ERP-OA数据协同传递系统基础之上，我们又开发了库存信息共享系统。工程人员通过OA平台可以看到在ERP系统中存放的，目前各种元件的库存和采购到货信息。见图5。这样，设计师在项目技术设计时，可以优先使用库存中有货的元件，不必新提出采购申请。这样就保证了产品设计采购生产的信息共享，在实际应用中，发挥了很大作用，收到了极好的成效。由此可见，随着信息技术进步和企业的发展，数据资源的共享成为企业系统信息化建设的必然要求。在网络技术趋成熟与完善的今天，企业在利用OA的开放性、流程化平台的基础上，建立一个实用先进的信息架构，实现企业信息资源优化共享，保证数据一致性、准确性、规范性和时效性，提高企业管理效率和客户服务水平，这对提高企业的管理水平和工作效率，都有极大的帮助。
作者：王峥 单位：天津电气科学研究院有限公司
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