一、创新服务理念
开放、自由的信息社会需要开放、便捷的档案信息服务。面对网络化、电子化、社会化信息服务对传统档案管理部门服务方式的冲击，高校档案信息服务工作必须更新观念、与时俱进，掌握现代科学管理技术，建立新型的信息服务方式，“以档案利用为中心”，积极主动地了解用户的信息需求，丰富高校档案资源的利用途径，降低高校档案利用服务的门槛，通过网上留言、申诉机制等措施提升高校档案服务的质量；积极参与高校档案信息网络建设，针对高校档案用户需求开展高校档案编研工作，利用先进的信息技术为用户提供便利、快捷、准确的高校档案信息，以便有效地实现高校档案信息资源的共享；做好高校档案宣传服务工作，使高校档案服务与公众需求相对应，有效地发挥高校档案信息的社会价值。
二、完善服务机制
实施高校档案信息化服务的关键在于理顺高校管理体制、完善相关机制及正确处理与相关方面的关系。随着信息技术的提高以及教育事业的不断发展，高校档案部门需在管理手段和管理体制上不断创新。在管理制度上，一要明晰高校档案工作人员的岗位职责，进行严密的分工和设置；二要明确高校档案部门的规章制度，做到有法可依、有章可循，职能划分合理；三要秉承“公平、公开、公正”的考核录用原则，选拔优秀人才，加强对现有高校档案人员的培训，注重引进高层次人才参与高校档案的管理和服务；四要建立一套适合高校档案部门工作的绩效考核标准体系，引进竞争机制，激发高校档案人员热情，打造出一个高素质的高校档案服务团队。
三、建立服务制度
高校档案人员要有再学习、再创新的精神，促进高校档案管理体制、管理模式的创新，注重理论与实践相结合，注重案例实证研究，制定共同遵守的规范和标准，如网络通讯标准、计算机软件系统标准、数据库和网络传输标准，以及文献标引和著录规则及机读格式的标准等。规划高校档案部门网络化建设，把重要高校档案优先数字化、数据库化和网络化，使高校档案数据库建设具备一定规模，能及时在网上查找到完整、系统、准确的高校档案信息，把高校档案机构建成高校档案信息中心。鼓励高校档案学者将理论研究成果带到基层，以社会需求为目标，创建良好的知识环境，促使高校档案信息服务的有效发展，为高校及社会提供丰富的信息资源和优质服务。
四、增添服务内容
传统高校档案信息服务的主要内容是：一是根据档案文献的内容和特点编目，为高校档案利用者提供所需求的高校档案信息线索。二是对高校档案信息进行深度加工，挖掘高校档案的隐含信息，为高校档案利用者提供专题高校档案信息资源。利用各种先进技术提供高校档案信息服务，使高校档案管理与信息技术实现全面地融合。高校档案信息服务要以电子资源为基础，以先进的技术为手段，拓展高校档案信息服务内容和范围，包含专题检索、文献调研、科技成果查询、编制专题数据库、网络导航、宣传服务等综合性服务，有效地实现高校信息资源的知识化和社会化共享。
五、改进服务方式
信息技术在高校档案管理工作中得到全方位、多层次地应用，知识经济下的高校档案信息服务要以用户为中心，主动提供形式多样的高校档案信息服务。一是高校档案网站服务。通过网站传播高校档案信息，使高校档案利用者能够随时随地选择能够满足自我需求的高校档案信息；二是利用先进技术丰富创新服务视角，加强高校档案机构与用户之间的交流，利用QQ、MSN、博客的大众化和普及化，提升高校档案信息利用的效果和服务水平；三是由单一检索变为多元检索、文本式检索以及超文本检索，为高校档案利用者提供包括文字、声音、图像等多媒体的高校档案信息。部分高校档案馆通过微博发布高校档案知识，起到了较好的宣传作用。只有高校档案管理部门把高校档案管理与知识管理相结合，才能使高校档案发挥更大的社会价值。
作者：郭林峰
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