摘要：本文对事业单位档案管理进行简要的阐述，说明数字管理的基本方法并提出档案数字化管理的关键事项。希望本文能够为事业单位档案管理工作的发展提供帮助和建议。
关键词：事业单位；档案管理；数字化管理
中图分类号：D630．1;G270．7文献标识码：A文章编号：1006－0049－(2016)01－0235－02
事业单位档案是对事业单位组织建构、发展以及人员调动、财务状况等进行的信息保存。在事业单位改革的新时期，档案管理担负着为事业单位的进步一发展提供第一手资料和建议的责任，发展事业单位档案管理工作值得我们进行思考和探索。
一、事业单位档案管理的新发展
(一)档案形式的变化
事业单位的档案传统形式是纸质，一份员工个人档案就占用较大的空间并且难以查找，随着信息技术的不断进步，目前档案的形式发生了根本改变，普通的员工档案和财务会计档案可以通过数字信息的形式存入电脑磁盘中，占用空间小，通过文件名查找就可以迅速找到;重要的会议档案则可以通过视频和音频进行记录，客观性更强。
(二)档案管理模式的变化
事业单位档案形式的变化使档案本身的价值提升，档案不再是对事业单位发展历史的记录，而是可以当做资料进行分析，为事业单位的未来发展提供相关的建议，因此，档案管理模式也随之发生变化。目前事业单位档案管理多采用数字化的管理模式，这不仅提高了档案管理的效率，也提高了档案本身的利用率。
二、事业单位档案数字化管理方法
(一)进行档案管理系统的建立
数字化的档案管理即通过计算机和网络进行档案管理，包括原有的档案资料的数字化转化、新的档案收集和整理、档案分类保存、调取以及分析应用等。这一系列的数字化的管理是项综合活动，涉及多方面的内容，所以事业单位需要建立有效的数字化管理系统，有效结合事业单位自身的实际情况，并要涉及设备选型、总体设计、档案整理、系统管理、软件开发、查询管理、光盘备份、安全措施、扫描录入等。档案管理系统的建立是数字化档案管理的最基本方法，即在单位内部建立一个特殊域名的网站，时期成为一个联网性质的档案存储库，使所有档案数据都成为这个存储库中的一部分，以便统一管理。
(二)合理规划档案管理工作的责任分配
纸质档案的数字化转化过程比较复杂，同时由于事业单位各项事务的进行和发展，档案资料内容越来越多、分类也越来越详细。传统的由档案管理工作人员收取档案信息并保存管理的工作环节，会给工作人员造成巨大的负担，因此，应合理规划档案管理工作的责任分配，不要求档案管理工作人员能够独立胜任所有的管理工作，而是要求在数字化档案管理的过程中，任何一个环节都有优秀的管理工作者能够快速地完成工作任务、解决工作问题。以档案管理中的资料收集为例，事业单位应将其划分为一至二人的专项工作，使工作人员能够胜任档案资料类型的编辑、分类任务，并且能够协助其他部门和员工们，使上交的档案格式规范、整齐。
(三)对档案管理工作进行标准化建制
事业单位档案管理数字化工作并非是档案管理部门独立的工作，除了对企业现存的档案进行数字化扫描、建立各种档案表格并将会计财务档案、员工个人档案和单位发展规划档案等进行分门别类的电子信息输入和归档之外;还需要根据事业实际需要，对各类档案的提交格式、提交时间等进行规定，以便档案工作人员能够顺利将档案归档。因此，应对档案管理工作进行标准化建制，即根据档案资料的来源、类型以及存档位置等，设置相关的档案资料范本，将范本下发到单位各部门，要求各部门按照档案资料范本进行档案的自主提交;另外，对档案资料的调取和应用也应该设计标准化的程序，例如，对员工档案设置统一格式的账号和登陆密码，方便资料的调取。
(四)积极推进档案安全管理
数字档案管理除了档案资料的存储形式不同于传统的档案管理，在档案安全管理上也有很多特殊性，积极推进档案的安全管理，是做好数字档案管理所必须的。建议事业单位在进行数字库建设时选择合适的设备生厂商和供应商，要注意档案数据库的建设无论是在结构还是硬件的组成上都要严格依据设计的标准要求，从而为日后功能的升级打下基础性条件;同时要根据档案的重要程度不同选择多种形式的保护级别，进而让使用者获得最佳的处理效果。此外，硬件要支持热插拨，有效保障系统功效，提高系统数据的安全性。
三、进行数字化档案管理的关键
事业单位档案管理的数字化进程能够使档案工作本身得到迅速的发展，档案数字化管理并不是一朝一夕能够完成的，要进一步推进该项工作，还需要把握住两个关键。第一，以档案管理工作人员职业能力提升为基础，事业单位应开班业务学习班、业务比拼竞赛等，通过这种方式使档案工作人员的职业能力不断提升，以满足事业单位档案管理工作的需要;第二，应重视数字化档案管理的硬件设施添置，根据档案数字化发展的进程以及计算机技术的革新，不断更新档案管理部门的硬件设施，使其为下一步工作的开展提供助力。
四、结语
综上所述，事业单位的档案管理工作要顺应时代的潮流，就需要以数字化档案管理模式的建设为主要发展方向，根据档案管理的特殊性以及数字化建设需求，进行管理系统建立、责任分配、工作标准化建制等各项工作，以确保数字化档案管理工作行之有效。
参考文献
［1］汤玉燕．事业单位档案的数字化管理［J］．城建档案，2015(02)：125－126．
［2］吴丽丽．试论新时期事业单位档案的数字化管理［J］．长江丛刊，2015(12)：115－116．
［3］毛羽丰．试析事业单位数字化档案管理现状与优化对策［J］．办公室业务，2013(01)：102－103
作者：赵春峰 单位：洮南市社会福利服务中心
