项目沟通管理是《项目管理》课程中比较重要的内容。在课堂教学中，结合实际案例，分析项目沟通管理过程中的对象、方法和理念，是该门课程案例分析教学方法的一个探索。C学院内部管理系统项目建设案例如下：近年来，随着系统集成，网络技术和成熟的管理信息系统技术及其应用的发展以及高校扩招的结果，一些原有的管理方式已越来越不适应高校的发展需要。因此，C学院聘请了一家软件开发公司，成立了项目小组，为方便整个学校的管理，制定基本涵盖学院内部管理的信息系统。该内部管理系统包括基本信息子系统、招生管理子系统、教务管理子系统、教学管理子系统、财务管理子系统、教师管理子系统和学生查询子系统。如图1所示。一般来说，项目沟通管理开展得是否有效，对项目的成败会起到关键性作用。因此，C学院内部管理系统项目管理人员要科学地组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行有效的沟通管理，特别是注重对项目沟通管理过程中的对象、方法和理念的研究和运用。
一、项目沟通管理的沟通对象
1.与高级管理层的沟通大多数项目必然会改变利益、资源在项目需求的企事业单位各部门、个人之间的分配，甚至对该单位意味着一场变革。因此，需要高级管理层在单位内部提倡变革的理念，营造变革的氛围，鼓励员工参与到变革中去。在本案例中，C学院内部的管理部门之间或多或少存在着资源冲突、职责交叉或不清晰、协调不够等问题。项目经理注意与高级管理层充分沟通，一方面是了解他们的发展战略设想，另一方面是取得高级领导层对项目的理解和支持，规范以往的业务流程、改变改善已存在问题的管理模式，来适应管理信息系统的要求。领导对项目的理解和支持成为项目成功的关键和顺利实施的保证。另外，本案例的项目经理通过与C学院高级管理层积极的沟通，从学院高级管理层获得了有效的支持，例如在人、财、物方面保证了项目得到必要的资源，也就保证了项目的进度。学院领导积极参与项目实施，并且使项目团队获得打破官僚层次、迅速决策、达到理想目标的授权。参加者能感受到这种关心与支持，增强了为项目工作的信心，团队活力得到了很大提高。2.与客户的沟通与客户的关系是项目经理应该处理的最重要的关系之一，增加沟通和减少误解是处理好这个关系的关键所在。项目成功的必要条件之一，即是项目经理和客户之间需要达成一种合作性的工作关系，而实现双赢合作的一个重要条件是项目经理和客户之间始终保持有效的沟通。在本案例中，客户是C学院各职能部门人员，他们所关心的是系统是否“好用”，能否提高自己的工作效率，尽量将自己从繁杂的事务中解脱出来；项目经理则希望自己所负责的项目能够达到客户需求，为自己及其所属公司创造良好的口碑，获得最好的收益。项目经理及时有效地与客户方使用人员进行交流，保证交流渠道的畅通无阻。3.与项目团队的沟通项目经理和项目团队成员是项目团队的主要组成部分，鼓励团队建设和团队成员之间合作的最有效的方法是鼓励团队内部真诚沟通，建立一个自愿性的，相互依存的项目团队。本案例中，在制订计划、工作分解结构时，项目经理让几乎所有的项目组成员参加，增进参加者对计划、组织结构图等的理解与支持。这样做可能比较花时间，但是可以保证在具体的执行过程中，特别是在项目发生变更时（例如C学院某部门的功能需求临时变更或者因学院的某些政策性变动而带来的变更）得到更多的支持，可以提高参与者的理解、信任、投入及拥有感。此外，项目经理通过与成员的大量的正式、非正式交谈与沟通，了解项目的进展情况并得到足够的信息，这样就可以及时纠正或解决一些问题。4.与职能经理的沟通在大多数企事业的现有体制下，项目部基本没有足够的资源，包括人力及物力资源，这些资源基本来自合作单位内部各职能部门，本案例的情况也不例外。C学院的人力及物力资源都分配在各个职能科室，项目经理必须考虑这些资源能否满足技术要求，能否适应环境的改变，例如进度拖延、预算增减、任务变更、人员调动等。在这样的环境下，控制这些资源的职能部门负责人的能力，决定着在能否所需时间段内获取所需资源，因此，项目经理必须要与职能经理（本案例中为C学院科室负责人）进行有效的沟通，保持和谐的关系。另外，项目总目标的实现有赖于各个子目标的协调推进，对项目经理和职能经理的沟通来讲，可以起到把握总目标推进的方向，又照顾到各职能部门的特殊需求，在不影响总目标的前提下，可以对职能部门子目标作适当修正或调整，坚持原则与妥协相结合，以求和谐推进大目标的顺利实现。5.与其他项目经理的主动沟通有的大型项目会分成若干个子项目，也会有若干个项目经理承担不同的任务，而各个任务之间是紧密联系的，因此项目经理应该主动地与其他项目经理进行沟通，以保证项目的顺利实施。在本案例中，项目规模不大，只有一个项目组和项目经理，因此未涉及此类沟通。
二、项目沟通管理过程中应该采取的沟通方法和技巧
在上述案例的项目实施过程中，项目管理人员运用了以下沟通方法和技巧，取得了较好效果。1.合理地选择沟通方式和环境。合理地选择沟通方式和环境对于提高项目沟通中的有效性是非常有用的措施之一。例如，项目经理将召开团队大会与下达相应文件的方式相结合；将个别谈话的方式与电话沟通的方式相结合；沟通地点或选择办公室里，或选择会议室内，或选择在工作餐桌上。2.正确地安排沟通次序和时间。在项目沟通中，通过沟通双方的洽商，合理地安排沟通次序和时间，给沟通带来方便。例如，在调查客户需求时，究竟是先与客户组织的领导进行沟通，还是先与客户组织的下级进行沟通就必须正确地进行安排，否则会造成客户组织对于沟通的消极对待甚至是抵制；与项目客户或高级管理层进行的沟通时间安排也必须正确地计划，否则同样会影响沟通的效果，甚至造成沟通障碍。3.适时地营造沟通的氛围。在项目沟通之始就营造出一种保障沟通顺利进行的友好氛围。例如，在进行项目可行性评价的调查面谈时，首先要向对方说明面谈沟通的目的、意图和为什么选择对方进行沟通以及对方的相应权利与义务，特别是要强调对于对方的信任和提出希望对方提供帮助与合作的要求。4.充分地运用信息反馈。有很多项目沟通问题是由于信息缺乏形成误解所造成的，在沟通过程中信息反馈方式的正确的使用，能有效地减少在项目沟通中产生障碍和误解。信息反馈还可以使非言语；可以在现场直截了当地进行，也可以是在结束后进行。信息反馈不囊括回应提问、主动的直接提问和对信息进行概括等，有时甚至使用实际行动提供信息反馈。5.准确地驾驭语言与使用词汇。项目沟通中所使用的语言和词汇以及如何去使用这些语言和词汇都会成为形成沟通成败的关键。例如，项目管理人员在与客户进行需求沟通时，尽量减少使用专业术语来描述一些功能报表，以便使对方能够清楚明白地理解其所提供的信息和所表述的想法与观点。6.积极地使用非语言信号。项目管理人员在沟通过程中通过注意对方的各种行动和表情等非语言信号去验证对方发出的语言信号，并且积极地使用各种非语言信号，确保这些非语言信号和他们所使用的语言信号相匹配，以起到强化沟通效果的作用。例如，饱满的精神状态、愉快的面部表情，能让对方体会出沟通的诚意，使沟通变得轻松。7.有效地利用信息技术加强沟通。信息技术的迅速发展为沟通提供了更多的渠道，充分利用多种渠道和手段，例如电子邮件、网络平台、项目管理软件等，能够提高沟通的效率。
三、项目沟通管理过程中必须具备的沟通理念
在沟通过程中，除了采取必要的沟通方法和技巧以外，项目管理人员特别是项目经理还必须具备以下三个沟通理念，才能获得更加突出的沟通效果。1.端正沟通态度态度决定一切。项目经理对待项目中沟通管理的态度，决定了沟通的有效与否。项目经理必须从思想上重视沟通管理，将它当做一项核心任务来看待。如果项目经理将沟通看做是一项令人头疼的辅助性管理工作，那么，沟通从开始就注定失败。因此，项目经理对待沟通应该持一种积极的、主动的态度。这种态度能促使项目经理充满激情地关注自己所做的工作，在行动上体现出强烈的责任感，从而会努力把工作做得更好。2.转变沟通思维对于项目经理来说，新的管理理念的导入是在一个组织内提倡新的核心价值观的前提条件。项目经理需要对自己的角色重新定位，从单纯的计划者、分析师转变为集组织者、控制者、协调者、促进者为一身的领导者。当然，管理者的角色向领导者的角色转变不是一项在短期内就可以完成的，它是一个渐进的过程，需要长时间的努力。在项目经理沟通思维转变的过程中同时还伴随着从传统的计划与预算、组织与人事、控制与反馈，转向确立组织愿景、开发人力资源和激励员工互动；从被动地适应沟通环境转向对组织内沟通平台的重新搭建；从注重沟通管理细节转向高瞻远瞩等各个方面的转变。3.调整沟通风格沟通风格可以认为是一个人的习惯性行为，这种习惯性的行为方式可以导致一个人与他人的交往与沟通结果。通常情况下，习惯性的行为一旦形成是很难改变的，倘若几个具有不同工作风格的人在一起，彼此不能沟通与适应，可能导致无效沟通，造成无谓的冲突，阻碍工作的顺利进行。项目经理调解沟通的过程其实是一个沟通风格匹配的过程，寻找双方的利益相关的热点效应以达到促使沟通双方彼此必须适应对方的风格的目的，项目经理能够有效地调整自己的沟通风格，从而促使不同沟通风格的人能够互相顺应对方的沟通风格，提高沟通效率。
作者：刘俊玮 黄红 单位：云南大学职业与继续教育学院
