一、管理现状及存在问题
1.涉密地质资料借阅管理制度不规范，存在盲目管理现象。
对涉密地质资料的借阅应该有严格、规范的借阅管理制度，但是，本单位却存在着盲目管理现象：全单位所有借用资料者，仅有一个小册登记本作为依据，没有任何备份，而且已经沿用了二~三十年，有些已严重破旧，没有更换、没有创新。这些登记本一旦丢失，借出去的资料就无法追回，也无据可查；没有建立电子文档，管理不科学，涉密资料只有进帐数量，到底有多少涉密图件在借用者手中不清楚，管理工作比较盲目或混乱。例如：有的职工借涉密图件一直未归还，归还时在借阅登记本上却找不到该职工的借阅记录；对借阅出去的涉密资料没有及时进行清理、核查，致使部分职工在退休或者工作调离时不能按时归还资料，因此有可能造成涉密资料的丢失。
2.管理环境欠佳，硬件设施不完备。
涉密地质资料库房位于一楼，并且地处人员来往过道上，人员（包括外籍人员）出入频繁，随时都有条件和机会接近涉密成果资料存放的库房。另外，一楼位置低阴暗，由于南方气候多雨潮湿,虽然配有除湿机、空调机，但是库房室内霉味依然很重，图纸有不干燥、潮湿等现象。特别是到雨水多发的春季，严重潮湿情况下，涉密地质资料就更加容易潮湿、发霉。
二、解决办法
1.加大宣传力度，使保密观念深入人心。
涉密地质资料的保密工作是一项长期的艰巨的任务，任何时候均不容忽视。然而，在平时的工作中，部份涉密人员、甚至极少数领导干部保密意识有所淡化，保密麻痹思想滋长，认为保密工作与我无关，因此，要加大保密宣传教育力度，经常组织单位人员学习有关保密法律法规，利用各种时机敲“警钟”，使全体职工意识到保守国家秘密不仅是每个公民的神圣职责，更是关系到国家安全和民族兴衰的大事。同时，要经常利用失泄密的典型案例，进行保密警示教育，不断提高全体人员的忧患意识，绷紧有密必保这根“弦。
2.加强涉密地质资料库房基础建设。
涉密地质资料的库房管理是档案保密的重点。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。针对以上提出的库房管理环境欠佳，硬件设施不完备的问题，建议：（1）建议在有条件情况下，将涉密成果资料设在高层楼房，不在一楼阴暗、潮湿的地方设立涉密资料库房。尽量避开南方每年春季长时间的霉雨天气所带来的潮水、潮气对涉密成果资料的腐蚀。并且配备防盗门、报警器、铁栏窗、电子监控设备等防盗措施，并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。（2）涉密地质资料实行单独保管，专门配备保险柜、密集档案架，从硬件设施上确保涉密地质资料的安全管理，同时，坚持不懈做好日常工作，不定期组织安全保密检查和抽查，及时发现和消除档案库房的安全隐患，保密委员会要常过问、常督促本单位的保密事务，及时通报保密情况，以确保涉密地质资料的安全。
3.强化各项管理制度，保证涉密地质资料安全使用。
(1)制定细致完善的涉密地质资料借阅管理制度,确保既便于档案人员安全管理，又方便技术人员借阅利用。首先在个人借用资料的登记方式方法上有所创新，建立科学化管理，确保每份涉密资料都有明确的借出和归还记录，避免张冠李戴，并且定时检查涉密资料的借阅情况，对于超过借阅期限的，督促及时归还，需要办理续借的，及时办理续借手续；对在本单位学习的实习生、研究生、博士生等，需要借用涉密成果资料时，首先由项目或课题组负责人、导师提出申请，报科技处及资料管理部门的分管领导审批；国际合作项目，来访的专家、学者，项目或课题组不准把未经过处理的涉密成果资料直接与对方交流使用，外国专家、学者需要借阅涉密地质资料时，必须由负责接待的项目或课题组来办理借用手，资料管理部门不能直接接待办理；因工作调离、离退休和长期病休人员，都必须全部清还借阅的档案，属借调工作人员借阅涉密地质资料档案时，必须由项目负责人代借，当其离开单位时由代借人清还档案。(2)对所有涉密地质资料，要定期或不定期检查其数量、质量等保管情况，若发现被盗、丢失、去向不明或泄密、失密事件，必须及时报告单位主管领导和国家保密管理部门，及时查清事件发生的原因及责任，要将事件调查处理到位。(3)对涉密计算机要做到：不得与互联网、外部网络相联，严禁使用红外设备、无线网卡、无线鼠标键盘等无线设备和摄像头、麦克风等音像输入设备；未经批准，不得带出保密档案室（或具有安全保障的专用办公室）；使用和维修涉密计算机系统，须有涉密成果资料专管人员监督；安装防病毒、防木马等软件，确保机器无病毒、无木马、无安全漏洞；使用安全方法进行病毒库等软件升级，通过光盘刻录进行；设置开机口令、系统登陆口令和屏幕保护密码，并确保每周期更换一次。（4）非涉密计算机不得存储、处理或传输国家秘密信息；非涉密计算机不得使用涉密介质；非涉密计算机与涉密计算机或涉密网络必须实行物理隔离。（5）对涉密存储介质要做到：分发使用应有编号、登记，统一管理，责任到人；按照涉密、非涉密进行分类管理，按其所存储信息的最高密级进行标示；移动存储介质不得在涉密机和非涉密机之间交叉使用，非涉密存储介质（含个人介质、手机、数码相机、MP3等）不得存储涉密信息；涉密存储介质使用后应立即清理其内容，确保涉密信息不被非授权人知悉。（6）销毁涉密测绘成果须经专人清点、核对、登记、造册，由本单位主管领导和成果资料档案负责部门派员销毁。对销毁的时间、地点、方式及销毁过程中存在的问题进行记录，与销毁清册、领导批示一并存档。（7）按照国家保密工作有关规定，购买涉密资料应派专人（二人以上）共同办理。各项目或课题组，在购买工作区的地形图或有密级的成果资料时，按有关规定办理好相关手续后，必须由资料室派人配合，组成两人以上一同前往办理。不允许一人单独承办。（8）任何单位、个人不得擅自复制、转让或转借涉密成果资料。确需复制的，应报原提供成果测绘行政部门批准，并向原测绘成果提供部门登记备案。各项目或课题组需要复制涉密成果资料时，必须申报原提供成果资料的部门批准后才能复制。无“复制批文”，复印室不许擅自复制。复制、扫描后的涉密资料与原本涉密成果资料具有同等密级，必须经过资料室登记后才能办理借用。
4．培养高素质档案管理人员。
档案管理人员素质的高低直接决定了涉密地质资料管理工作的优劣。因此，培养高素质档案管理人员对确保涉密地质资料的安全至关重要。首先，档案管理人员应具有高度的责任心与奉献精神、高尚的职业道德。其次，要具备扎实的专业知识，熟悉所保管的资料内容，熟悉档案法规，不断学习档案管理的新技术、新方法,能够熟练从容应对涉密地质资料管理和利用中出现的问题。因此，要时常对档案管理人员进行培训，使其成为既懂管理又懂技术的复合型人才。涉密地质档案资料的保密工作是地质档案工作的重中之重，基层单位档案管理人员肩负重大历史使命，要树立“有为才有位”的观念，扎实工作，勇于创新，进一步提高涉密地质档案管理和服务工作水平,做到警钟长鸣，防患于未然。
作者：秦凤蕊 单位：中国地质科学院岩溶地质研究所 国土资源部、广西岩溶动力学重点实验室
