摘要：档案工作能够体现一个国家的发展历史，具有重要的意义。所以我们应该重视档案工作，在当前的档案工作中，主要存在的问题是如何对档案工作进行规范化的管理，加强档案的征集，本文重点分析了档案征集工作的重要意义，在今后的发展过程中，档案是体现一个国家建设与发展的重要依据，只有我们将档案的征集工作做到位，才能留下宝贵的财富，促进我国的进一步建设与发展。下面我们就具体探讨如何对档案征集工作进行规范化的管理，希望相关人员得到一些启示。
关键词：档案征集；规范化；管理
作者简介：杨彩虹（1978-），女，五常人，大学本科，副研究馆员，档案管理
随着社会的进步，档案工作显得愈发重要，我们要不断发展档案馆中的档案类型，促进档案事业的发展，要想做到档案资源的丰富，就要进行档案的收集工作。在我国的众多地区，都已经逐步开展了档案征集工作，并且取得了明显的效果。本文通过借鉴一些省市的档案收集工作的经验，进一步探讨了如何对档案的收集工作进行规范化的管理，希望在今后的收集工作中，相关人员能够不断提升工作效率，为我国的档案事业作出应有的贡献，丰富档案馆内的收藏。
一、档案征集工作的涵义
要相对档案进行有效的收集，首先我们要明确档案征集工作所具有涵义，这样才能使人们重视起档案的收集工作，将这一工作作为发展档案事业的重点任务。档案征集就是将档案进行收集整理的工作，这些档案散落在各处，需要相关工作人员进行细致的分析，进行查找，最终将遗落在民间的档案回收进档案馆内。档案具有重要的意义，不仅能够体现出一个国家发展的状况，还能预示今后国家的进一步发展，所以我们要加强档案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的档案征集，主要是指收集的行为，并不包含在完成收集后对档案进行的进一步整理或是保管工作。
二、档案征集工作的流程
在档案征集的过程中，我们应该从如下几个方面开展，大致的流程可以分为五个部分，其中又可以细化为多个步骤，下面我们来进行大致的了解。首先，要想进行档案的收集，就要制定合理的计划，这样才能有序的进行工作，在完成规划的制定后，我们就可以广泛对档案的征集提出意向了，在此基础上，对档案的规划进行评估，看使其否符合档案征集的相关要求，并且召开专家会议，对档案征集的可行性进行详细的探讨，在完成上述步骤后，就可以进行档案的审批了，如果审批通过，我们就可以开展档案征集工作了。其次，从全国各地进行档案的收集过程中，筛选出有价值的档案进行接收，将这些收集到的档案交接给其他部门进行整理，同时要对档案的捐赠者进行一定的奖励，在完成档案的整理后，就可以移送至库房进行保管了，在保管的同时，还应该建立专门的业务档案，以便做到有据可依，也便于对档案进行查找。
三、档案征集工作流程规范化管理探讨
档案的征集工作每一个环节、每一个步骤都要设立相应的制度，以便在今后的档案查找过程中具有一定的依据。只有进行规范化的管理，才能将我国的档案事业发展得越来越好，同时也能够促进档案征集工作的进一步发展，下面我们对其中的几个环节进行一定的分析。
1、“档案的征集规划”是保证档案征集工作顺利实施的基础，工作人员在对档案进行征集的过程中，都是以该规划为向导而开展工作的。对档案征集进行规划其中包含了较多的内容，以征集原则为基础，涵盖了各个方面的内容，例如征集的方式，对不同的档案信息进行不同方式的征集工作，还有从经费的方面进行考虑，进行经费的预算等。其中征集原则是十分重要的，因为其涵盖了档案征集工作的重要内容。要在档案馆的收藏范围内进行档案的征集，并不是所有的档案信息都要收藏进馆的，如果将所有的信息都收集进档案馆内，其空间也不能够满足相应的要求，所以我们应该从实际出发，充分考虑到档案馆内所需要的资源。除此之外，对档案收集的信息来源要明确，工作人员要对档案的相关信息进行详细的记录，以便在今后的工作中向贡献档案的人员进行一定的奖励。
2、“召开专家鉴定会”并不是档案征集工作必需的程序，只有当单件或批量征集金额超过规定金额，或对征集对象的真伪或者价值存在争议的时候，才由档案馆或者征集对象持有人提请召开专家鉴定会。“征集档案移交整理”，整理人员可以由档案征集人员兼任，也可以是独立于征集人员的其他人员。笔者认为，为了保证征集档案及时交到档案馆，及时完成整理工作进入库房，由独立于档案征集人员的其他人员来完成征集档案进馆后未能进入库房这一暂存时期的管理，更为稳妥。
3、“奖励捐赠”。奖励仅适用于持有人无偿向档案馆捐赠档案的行为。为了达到规范的目的，在控制流程的基础上，需要制定系列配套的制度和相应的文本。
四、规范档案征集人员行为
1、现有的行政规章，如某省《档案征集办法》对征集人员的行为做出了规定“：档案馆征集档案，应当有2名以上工作人员共同进行。征集档案时，档案征集人员应当主动出示表明身份和工作任务的证明文件。档案征集人员应当自征集完成之日起10日内将征集到的档案交档案馆。档案馆应当将征集的档案登记造册。档案征集人员将征集的档案据为己有的，由县级以上地方人民政府档案行政管理部门责令其交档案馆，并依法给予行政处分；造成损失的，依法赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
2、征集工作是一项政策性、技术性都很强的工作，档案馆可以在行政规章的基础上，依据《档案工作者职业道德准则》和《国际博物馆协会职业道德准则》等，制订《档案征集人员行为规范》，对档案征集人员提出道德、行为方面的要求：一是平等坦诚地对待征集对象持有人。征集人员不能以欺骗等不良手段从持有人手中取得征集对象；二是必须认真收集、科学记录拟征集对象的原始资料；三是严格执行新征集档案移交制度；四是不得开展与职务工作领域相同的私人收藏活动；五是严格执行保密制度。
3、加强档案征集工作，是档案馆丰富馆藏的重要途径之一。全国各级各类档案馆积极开展档案征集工作，这些行政规章的出台，对加强、规范档案征集工作，有效地保护和利用档案是十分必要的。《档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规虽然对档案征集有所规定，但涉及条款不多且较为原则，各省出台的行政规章则较为具体。笔者工作在档案征集岗位上，深感为了规范档案征集工作，有必要在上述法规规章的基础上进一步认真梳理档案征集工作流程，制定工作规范。
五、结语
综上所述，档案的征集工作是档案事业进一步发展的重点环节之一，为了不使众多具有价值的档案流落在民间，我们要加强档案的征集工作，使档案征集工作顺利、规范的进行，促进档案征集工作的发展。
参考文献：
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[2]菅春梅.档案征集工作的探讨[J].职大学报.2007(03)
[3]吕萍,李文鹏.开展口述档案征集工作需要把握的几个问题[J].城建档案.2007(12)
作者：杨彩虹 单位：黑龙江省第二医院
