【摘要】高校在日常教育管理工作中会产生大量信息生成档案记录，为了对这些档案信息进行有效管理，高校开始将信息化技术引入到了该工作之中。但在信息化管理建设过程中，还是出现了一定的问题对档案管理质量造成了影响。本文将对高校档案管理信息化开展现状进行分析，并会就该项工作的优化方式提出几点建议，希望能够对高校档案管理提供一定的助益。
【关键词】软件;信息化管理;高校档案;资料价值
高校档案信息内容涵盖较广，不仅包含人事档案以及其他基础性档案，同时教学、科研以及高校各项工作发展历程等内容都记录在其中，具有较高的价值，其管理质量也与高校发展有着直接的关联，因此该项工作深受高校所重视。但该项工作在信息化管理开展过程中，仍然存在着一定问题，需要对其进行改进。
一、高校档案信息化管理的不足之处
(一)资金投入数额有待提升
高校想要对档案信息实施信息化管理，就需要在硬件以及软件方面投入大量的资金，以确保各项信息化手段能够顺利实施。而目前部分高校仍将工作重点放在了教学以及科研方面，对于档案管理方面的资金投入数额有限，导致管理人员无法及时对硬件设施进行购进与更换，直接对信息化档案管理工作造成了影响，这一点需要引起高校管理者的重视。
(二)资料查阅方面有待提高
高校的档案信息按照保密程度，会被分为高度保密档案以及普通保密档案，其中普通保密档案多以学生基础资料为主，不仅包含学生学籍档案内容，同时学生的成长情况以及家庭信息也涵盖在内，是老师对学生进行全面性了解的重要途径。当目前档案资料查阅方式还有着诸多不足之处，老师无法及时对资料进行调阅与利用，致使资料价值没有得到有效使用。
(三)网络安全状况有待提高
网络安全一直都是高校档案信息化管理工作的开展难点与重点，管理人员想要对数字化档案信息进行安全防护，需要投入大量的精力与时间，而且由于档案信息会涉及到保密协议以及知识产权等相关问题，所以也会增加档案网络安全管理的难度系数。同时外在因素，像黑客恶意攻击以及电脑病毒等等，也会对高校档案安全性造成威胁。
(四)档案数据库建设有待提高
由于资金投入的限制，高校档案数据库的建设水平并没有达到理想水平，整体技术含量也相对有限，多数都是以重复性建设为主，整体数据建设规范性并没有达到理想的水平。这样不仅会对档案信息化管理工作的开展造成影响，同时也无法使用户得到优质的使用体验，会直接降低用户的满意度。此外，高校之间的档案共享程度也没有达到预期，整体数据库利用率也需要进行优化。
二、档案信息化管理优化方案
(一)优化档案信息化管理环境
在对高校档案管理信息化工作进行优化之前，高校管理人员首先应对内部的档案管理环境进行优化，要对数字档案的生成与管理环节进行全面性掌握，要从细节入手，对所有环节的管理质量进行完善。要构建出一套完整、科学的档案管理体系，不仅要对各项权责进行明确，实施岗位责任制，要对每位人员的权责范围进行明确，保证各项管理工作都能落实到位，同时还要将档案管理与高校办公系统结合在一起，省去其中不必要的环节，确保档案资源的使用效率。要对数字档案的归档时间、使用范围以及使用权限等内容作出详细规定，在文件归档时对其进行仔细核查，不仅要对信息内容进行检查，避免转换造成的信息失真问题，同时还要对文件的安全性进行核对，以免其携带病毒。此外要对数字档案的载体以及格式进行定期转换处理，并要做好信息备份以及文件地址保密工作，从源头入手对电子档案进行保护。
(二)合理对档案资源进行运用
现在高校一直在提倡数字化办公模式，多种信息化技术以及设备已经在校园中得到了运用，这种环境极为适合档案管理部门展开档案信息化建设工作。所以管理人员应运用学校的数字化平台，来对档案信息资源平台进行建设，要对档案信息资源进行合理运用，使其价值能够充分体现出来，有效解决档案资源多年无人问津的尴尬局面。同时要将档案管理工作与学校多项信息化工作有效整合在一起，要按照档案保密程度以及其他相关规定，合理对档案数据进行共享与保密分类，并将可以进行分享的资源放置在共享平台之上，以供学校管理人员进行调取与查阅。此外要按照实际查阅需求情况，制定出有针对性的管理模式，要改变以往的手工管理模式以及重复性建设模式，真正将档案信息作为重点处理主体，通过对多种信息技术的运用，不断提高档案资源收集水平以及利用水平，使档案资源价值得以突显。
(三)增加档案管理投入金额数值
针对高校档案信息化建设资金投入不足的情况，学校领导必须要对此予以足够重视，并通过专项拨款以及其他方面的手段，增加对档案管理工作的资金投入。同时在对硬件设施以及软件设施进行更换时，管理人员应对各项设施损坏程度以及其他情况进行调查，对于可以再次使用的设施，要对其进行妥善处理避免浪费，并要对设备以及系统软件的性价比进行考量，以达到对资金的合理使用，保证每一笔资金都能用到实处，从而保证高校档案管理的信息化基础水平，以确保各项信息化管理手段的顺利开展，为档案资源的合理运用与管理做好铺垫。
(四)增强数字档案安全研究力度
由于安全问题对于数字档案管理质量的影响极大，所以管理人员应进一步加大对数字档案安全管理的研究力度，要对档案资源开发与利用范围进行严格管控，要对信息在网络上的公布情况进行详细核查，从源头控制保密信息外泄的情况;一方面要按照档案保密程度，对档案实施分层次保存与管理，并要严禁一级保密内容出现在网络之中，而二级保密档案以及三级保密档案可以在内部网络上进行适当公布;另一方面要对系统杀毒软件以及防火墙系统进行定期升级，并要对档案信息的格式转换以及借阅权限等内容进行合理设置，要保证信息保存、传输以及运用的安全性。同时要注重档案信息的特殊性，要在保密原则的基础上，对其进行合理开发，进而实现档案资源的安全性使用。
(五)提高数据库建设水平
目前国内高校使用的数据库建设模式基本相同，都是按照国际或国家有关内容，对信息内容进行合理处理，从而对其实施录入以及存储等处理，从而形成档案数据资源库，库中资源能够灵活、高效被高效所使用，可以为大众带来更好地服务。鉴于数据库建设对于高校档案管理工作的重要性，管理人员应对本校数据库建设存在的问题进行正式，并要针对问题本质制定出科学化的数据库建设优化方案。要按照数据库建设要求以及档案使用要求，对数据库系统图软件进行科学选择，并要结合对服务器结构数据管理系统的使用，构建出校内档案管理网络，保证用户可以在网络中灵活进行操作，可以让用户在多任务环境中，仍然能够对数据库内资源进行提取与阅读，使网络资源共享方案能够落实到实处，确保用户能够在Web站点中得到良好地数据服务，从而为用户带来更加理想的档案查询体验，提高他们对于校内档案管理的满意程度，可以在日常生活中对档案管理工作予以积极配合。
三、结束语
虽然高校档案信息化管理还存在着一定问题，但并不意味着档案信息化管理会止步不前，相反，只要高校能够对这些问题内在因素进行全面分析，并按照高校结合情况，通过优化档案信息化管理环境、增强管理安全系数以及完善数据库建设等方式，便能逐一突破信息化管理开展过程中存在的困境，从而构建出高水平的信息化档案管理模式，为高校的稳定发展贡献出自己的一份力量。
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作者：柏海玲 单位：湖南现代物流职业技术学院
