（一）博物馆物业管理工作社会化的策划与设计
博物馆的机构设置有特点，按国家文物局的要求，业务部门主要是保管、陈列和宣教，大多博物馆根据自身的工作需求还设置了办公室、财务科、后勤总务科等内部机构。因为没有一个标准化的机构和职能设置供所有博物馆参照实施，在物业管理工作社会化的策划设计时，我们参照岗位的具体工作来区分，原则是保留主要业务和办公室协调功能，其他岗位向社会化靠拢。首先考虑业务衔接的需求，其次是人员分流遗留问题处理等现实中存在的情况，策划与设计细节有：1、维修维保、保安、保洁和绿化工作完全社会化维修维保主要是指负责博物馆除文物以外的所有共用设施、办公设施、建筑物、市政公用设施、构筑物等的维修维护。许多大型博物馆有中央空调设施以及大型的恒温恒湿机组，消防系统、多种智能化系统，考虑到这些设备的专业性较强，设备日常维护可以社会化，设备的专业维护保养应另请专业公司，由物管公司维修人员负责监督专业公司的维保工作。电脑网络维护虽然也属于维修维保工作范畴，但是由于博网络建设是博物馆对外宣传的一个新兴重要窗口，该工作又需要和陈列、保管及宣教等业务部门紧密联系，可以不列入社会化的范畴。保安主要是指日常的安全保卫巡逻、展场秩序维护、出入口管理、安保设施的操作及中央监控，以及停车场管理。保洁是指清洁卫生工作，包含除尘打蜡消毒、垃圾清运、灭除四害、疏通管道沟渠及化粪池清洁、天面及内外墙面的立体清洁等所有的普通或专业清洁工作。绿化是指办公区展览区的绿化布置及养护，外环境绿化的养护，包含定期的浇灌、修剪、施肥和治理病虫害。2、为游客提供现场服务的工作可以社会化主要是指票务、寄存、咨询接待、常规讲解等工作，还有是附属服务设施如出租商铺的管理工作等，这些岗位的专业性要求不高，可以从主要业务中分割出去。3、食堂工作社会化大多数的博物馆因为全年开放和中午不休息，还办有食堂，餐饮工作也必须社会化，可以考虑从物业管理中分包出去，用指定多家餐厅或配餐机构的办法来解决。4、遗留问题处理实施物业管理后，原先在博物馆从事这部分岗位的人员都将与博物馆脱离劳动关系，这涉及到解除劳动合同的赔偿问题，必须在资金及政策上预先与财政和人事部门沟通好并获得支持。一些事业单位已经在早几年前将临工的劳动关系移交给劳务外包公司，这也是一种规避劳动合同风险的方法。
（二）招标准备
物业管理岗位设计完成后，根据各工种职责范围，参考博物馆的建筑面积、历年及预期的观众流量、为观众提供的服务总量、设备设施的使用寿命及检修频率等具体情况，编制详细的用户需求书和管理质量指标要求。需求书及质量要求确定后应测算合理的物业管理费用，费用可以请专门的评估机构打价，最后由财政部门的审计科室核定，作为申请预算的依据。招标成功后还需要确定合同。1、用户需求书的八大要点①应列明具体的物业概况，包括用途、面积、详细的设备设施等；物业管理总体要求，工作职责和范围，常规工作的内容，月度季度半年及年度等周期性工作的内容，越详细越好。②关于人员的要求，应明确总人数和各工种的具体人数；对人员资质的要求，要按岗位工种及职务的不同分别规定年龄、学历、职称、特殊工种上岗证、性别条件；岗位配置的要求，如项目经理、项目行政、各工种主管，大型活动的人员增加及岗位配置要求等。还有对物管人员的流动也应列明一个合理的限制范围，避免因人员不稳定所导致的文物安全问题及服务水平降低。③明确各工作应达到的质量标准、要求和效果，指标可以参照国家及行业相关标准，尽可能量化，要有明确的测算办法，不能量化的指标则可以采用定性的方法。特别要关注建筑物和设施的质量标准。所有的物业工作必须要求有记录可查并现成分设施、分大型活动、分年度的物业管理档案，档案的所有权归博物馆。④汇报及检查标准的规定，应要求物管方定期自检并向博物馆方汇报物业管理工作，要制定明细的评分标准由博物馆确认物业工作是否实施到位，评分后应有相应的奖罚措施。⑤明确物业各工种上岗的要求，包括着装和物资、工具及器具的配备等。⑥界定由物管方出资的低值易耗品和维修物资，日常消耗物品，主要是清洁卫生用品、纸巾、纸杯等；维修物品及材料如不能详细界定的，可以考虑以规定月度最高限额及单件最高限额的办法来约束双方。⑦公众责任的落实，博物馆免费开放后，观众量非常大，相应的公众责任最好由博物馆及物管方同时购买相关的公众责任保险，以规避可能存在的经济赔偿风险。⑧关于应标单位须具备的资质条件，大型博物馆的物业管理公司应要求有一级以上资质。2、合同拟定的八个要点①物业管理总则：明确物业的类型、位置、受益人等，与合同效力同等的附件及执行的顺序，文件中可能产生异议的专用名词要给予详细的定义。②托管的物业事项：详细的场地名称、设备设施管理、绿化保洁及现场服务工作。③合同期限、履约保证金、管理费用拨付和扣减的具体规定。④双方的权利义务：明确博物馆监察监督的权利以及应提供给物业使用的设备设施及培训等。物业管理方的责任权利：未经同意不能分包转包；对第三方损坏托管设备设施的确认及追讨责任；不能占用改变委托资源使用功能；消防责任；因物业管理方责任而造成损失的认定方法和处理细则；对物业人员的培训和管理责任。⑤奖罚制度；根据评分进行适当的奖励处罚。⑥违约责任的认定及处理办法：物业公司不能完成管理目标或有重大过失。⑦其他约定事宜的处理办法⑧工作总量的约定；物管费用调整的约定。
（三）日常管理
合同签署后，物业管理进场时双方要做好交接工作，博物馆移交给物业管理方的设备设施及文件等资料应形成清单、双方签名盖章确认。博物馆还应配备相关的人员负责监督物业管理方的工作是否实施到位，特别是大型博物馆应有具备维修保养、供配电专业知识的人负责跟进设备设施方面的物业管理工作是否到位。要定期监察物业的日常工作落实情况，因涉及增加开支，许多物业公司在维修保养工作上采取拖延推诿的办法，慢慢养成了出人不出力消极怠工的情况，这是尤其需要关注的要点，必须通过加强管理给予扭转。由于合同一签几年，在这一过程中可能会出现托管事项的变更或通货膨胀等不确定因素。例如：2008年国家文化部要求国有博物馆免费开放，物管配备的验票岗位变得不再重要。但观众流量剧增，给现场秩序维护带来困惑，这种情况下应通过双方协商，改变验票岗位的工作性质，适应新的工作需要。再如：因通货膨胀严重，地区性的劳动工资上涨，由于物业管理主要是人员的提供，原先约定的物管费用已经不够开支达到用户需求书要求的人数的工资，这种情况下，可以依据当地劳动部门发布的最低工资标准上涨率，通过双方协商，并得到财政部门的支持，适当调高物业管理费用。这些调整都必须是本着公平合理、双方自愿的原则，应形成补充协议约束双方，在执行的时候才有依有据。结语总的来说，中山市博物馆的物业管理实施社会化模式以后，科学合理的利用了物业管理公司的专业能力，展场秩序和观众服务更加的规范，设备设施的检修更专业化，达到了让博物馆的文物更安全、环境更舒适、设施运转正常等诸多良好效果，服务水平更是得到了整体的提升。目前物业管理社会化这一模式在博物馆行业还是个方兴未艾的事物，完善和提高还有待更多的博物馆的参与，相信国内博物馆的服务水平能通过科学的管理得到更大的提升。
作者：蔡宜君
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