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事业单位档案管理现状及措施

一、管理现状分析

1.重视程度不高。在事业单位中,档案是其重要组成因素,因为档案中存有大量信息,而这些信息关系到事业单位未来的发展,因此,档案管理工作非常重要,例如档案里记录了员工的基本资料,还有一些工作流程信息,一旦出现工作疏漏,就会产生非常严重后果,员工信息的泄露,会使员工的个人隐私受到侵犯,企业一些重要数据的流失,会影响企业的正常运作。综上所述,企业档案管理工作是一项要求非常严格的工作,企业应该重视档案管理,无论是领导阶层,还是管理人员,都必须将这项工作当作重点来抓。但是就现状而言,情况并不乐观,因为档案管理工作无论做的多好,都不会为企业带来利益收入,因此对于绝多数的领导而言,档案管理是企业中分量最轻的一项工作,而领导的这种态度,在一定程度上,不利于档案管理工作的开展,致使下级员工对档案管理也不重视,甚至是档案管理人员,他们并没有意识到其工作的真正意义,还有对事业单位的重要影响,而管理人员对档案的管理还停留在最初阶段,其工作的内容是将文件整理,然后在进行保存。由于领导对档案管理工作态度的散漫,导致员工的工作态度不积极,致使档案管理工作进行缓慢,员工抱着得过且过的心态,不及时完成工作,而致使工作累积越来越多,最后一带而过,导致档案内容的缺失,进而影响档案管理难以发挥的作用。

2.管理模式落后。对于现在的大多数事业单位而言,他们的档案管理方式比较落后,仍然采用账目记录,书本记载,这些传统的管理模式不仅方式落后,而且运作效率较低。随着科技的日益进步,信息时代已经到来,传统管理方式的已经落后,其无法进行大批量的信息记载,并将信息存入档案。此外,由于领导的管理意识较弱,对管理设备的更新不及时,这在一定程度上,阻碍了档案员的管理工作,使其对档案记录的效率不高,而且影响档案的查询效率。

3.管理人员素质较差。档案管理是一项对人要求非常严格的工作,其工作看似简单,但是在实际工作中,要想实现档案管理的高效率,就必须具有较好的专业知识基础,而且还要具有较好的工作素养。但是,档案管理部门并没有意识到这项工作的重要性,他们认为这是一项极其简单的工作,只需要工作态度良好,并且能够高效率的完成工作内容,就可以胜任档案管理工作,导致很多员工对自己的工作认识不足,他们对专业知识研究并不透彻,而且并不注重职业素养的提升,进而无法达到管理标准,致使信息化档案管理无法实现。在实际工作中,部分员工对专业知识的掌握并不充足,对档案管理技术,缺乏专业化的认识,一些基础性的工作,完成起来也相当吃力,导致档案管理效率不高,工作业绩也不理想;还有一部分员工,他们自身缺乏职业素养,工作稳定性较差,员工离职现象较多,更严重的后果是档案数据的外漏,这对于事业单位而言,是一个较大的安全隐患。

二、完善管理措施

1.提高员工专业知识,培养员工职业素养。我国曾出台法律法规,促进档案管理的规范化,其颁布的法律文件主要有《档案法》,《档案管理法》等,其颁布的目的在于提高档案管理,促进事业单位加强档案管理意识,但是现实效果并不理想。为了改变档案管理工作现状,首先,领导要提高认识,在此基础上督促员工端正工作态度,鼓励其学习专业知识,熟知法律法规,进一步促进管理员工专业能力的形成,进而做好档案管理工作;加大宣传力度,使档案管理人员加强工作意识,通过宣传教育,还可以促进其职业素养的形成,保证档案管理工作的顺利开展。与此同时,档案管理人员在不断的学习中,专业知识不断增强,职业素养不断完善,在此基础上,对自己的工作有了更深层次的认识,进而更加重视自己的工作,深刻体会到档案管理工作在企业中的地位,提高管理人员的素质,进一步加深对档案管理工作的认知。例如:企业可以通过开展档案培训机制,对员工进行定期培训,同时还可以根据员工平时的工作表现进行奖罚制度,对于表现较好的员工可以给予相应的奖励,而且在员工代表大会上,进行点名表扬,进一步提高员工的工作积极性,也给其他员工树立表率作用,反之,对于表现不好的员工,给予相应的惩罚,勉励其更好的投入工作。

2.创新档案管理,加大资金投入。随着信息化的不断推进,传统的档案管理模式已经无法跟随时代的发展脚步,无法满足信息化发展的需求,因此,必须出台新型的档案管理方式,而且是具有信息化功能的新型模式,以此取代传统模式。而信息化的管理的主要突出快捷、方便等特点,其实施主要依靠计算机来完成,并且将是企业管理的一种信息化趋势,采用计算机进行企业档案管理,还必须借助一些企业软件来完成,这不仅可以提高管理人员的工作效率,而且能够保证档案数据准确录入电脑,并入库保存,这个过程非常的快捷、有序,而且保证信息的完整性。档案管理人员通过计算机软件,建立档案查询的相关网站,然后将数据传送到网站,供人查阅,这对于档案管理人员来说,是自己工作成果的展现,而对于查阅人员而言,方便了其查询工作,节省了时间与精力。与此同时,档案管理人员在使用计算机时,要注意网络安全,防止病毒入侵,避免档案信息丢失,进而导致档案信息的泄露给事业单位带来不必要的损失。另一方面,企业档案管理新模式的引进,还需要企业投资大量资金,建立办公环境,引进先进设备,对于企业而言,这是一笔不小的投资,而针对经济不发达地区,档案管理可以向政府寻求支持,申请资金补助,利用这笔资金,进行管理设备的引进,并且建立优越的办公环境,这在一定程度上,促进新型管理模式的良好运作,提高档案管理工作效率。

3.开发档案信息。从资源管理角度分析,开发档案管理信息首先要改善管理理念,然后进行管理方式的优化,进而端正工作理念,提高信息资源的重视度。另一方面,进行档案优化管理时,应体现事业单位的特点,即主动性、自觉性。同时,事业单位还可以根据一定的形式,通过网络传播,向社会提供服务政策,改善民生,同时,又可以帮助事业单位,为其树立良好的公众形象,从而营造良好的社会环境,促进档案管理工作有效提高。

三、结语

综上所述,企业单位的档案管理十分重要,但是企业的管理人员对其重视度不高,导致档案管理工作实施不到位,而且传统档案管理模式较为落后,无法实现信息化管理,针对现状,事业单位需要加强档案管理工作,并且积极进行改革,促进新型管理模式的有公路机电论文效实行,进一步促进我国事业单位档案管理工作的高效率。

作者:张明华 单位:烟台市特种设备检验研究院


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