摘要:档案与我们的生活关系密切，档案记载着我们日常生活中的个人信息、学历状况、工作实际情况以及奖惩信息，在档案中的这些信息是最为真实的无法人为篡改的，因此档案对于我们来说的重要性在这一方面也就得以全面体现了。受经济全球化的影响，我国的经济体系建设日益完善起来，而得益于经济的发展，我国的数字化进程也逐渐渗透进日常生活的各个领域，相对于档案管理体系而言，档案的信息化管理就显得尤为重要。因此本文主要分析了如何做好档案信息数字化管理的相关事项，以期为相关工作提供一定的理论支持。
关键词:档案信息；数字化；管理
档案是我们个人信息的最真实载体，而在当今科学技术日益发展的时代背景之下，计算机从一定角度而言为我们带来了跨时代意义的信息化数据化革新，而这一点对于档案管理来说无疑是十分有帮助的，借助相关的科技化、信息化、数字化技术，档案管理体系的革新就能够得到进一步提升。而借助这一档案管理体系的时代性变革，相应的计算机技术就能够实现与档案管理技术的结合，进而使档案管理的效率和档案管理的整体流程都在此基础上得到系统性的规划，进而实现档案管理的全面信息数字化转型。
1档案数字化管理综述
国家档案局所发布的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出：档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化，信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展。档案数字化即数字档案，是指通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的数字化记录，是办公自动化和信息技术、网络技术快速发展的必然结果，它必将深刻地改变档案工作的面貌和信息环境。
2档案信息数字化管理的现状
当今档案信息数字化管理主要面临着四个问题，一是电子档案与纸质档案同时存在，造成资源的极大浪费。很多单位在实践数字档案的过程中，由于缺乏对其正确的认识和系统的把握，总是对数字档案心存芥蒂。为了顺应上级数字档案工作的要求，在积极实践数字档案的过程中，又将电子档案以纸质的形式进行了一次传统的归档管理，这就造成了很多重复的、不必要的劳动和资源的极大浪费，不利于数字档案的大力推广应用和档案资源的共享。二是数字档案管理系统与办公自动化系统的不兼容给归档带来麻烦。由于二者的不兼容，时常造成办公自动化所产生的电子文档等资料需要转换格式。三是电子档案由于随时能够修改，动态记录档案信息，所以，很难像纸质档案一样根据规定和其价值确定保存时限。四是数字档案的利用意识淡薄，造成了档案资源得不到充分利用。很多企业工作人员对数字档案缺乏正确的意识，未能适应数字档案给其查阅带来的方便，常常因没有纸质档案而放弃对资源的利用。
3实现档案信息数字化管理的措施
3.1完善档案数字化管理软硬件控制机制
数字化的实现需要借助一定的物质载体，而这一载体表现在当今信息数字化管理进程中就是相关的软硬件技术。首先具体可体现在数字档案的建立上，数字档案看似很简单，但是实际执行起来要以传统的纸质档案为基础，将纸质档案上的大量信息归集到数字程序之中，并且通过最为直观的数字信息形式将之展现给阅读这一数字信息的大众。而这一过程的实现需要大量的时间来对庞大的纸质档案进行梳理和整合，因为纸质到信息的转化必须经过一定的录入时间，而时间的提升除了提升录入速度和借助一定的扫描类仪器之外，别无他法。所以在当今信息化的数字处理环节会采用录入和扫描输入相结合的形式来完善录入工作，但是扫描类仪器的智能化程度也是有限的，因此档案的转化性录入进程实现起来依旧需要一定的时间。在完成这一复杂工序之后，还需要进行一定的软件开发维护、档案资料分类归档、电子二次扫描、备份以及档案的系统化电子管理等流程，这些数字化流程的而实现都要以软硬件的配合为基础，因此数字化管理类软件和硬件的开发环节作为数字档案建立的基础必须为建设方认真对待，进而保证其他工序能够以此为基而和谐有序地发展。
3.2完善档案管理数字化与其它系统的衔接
档案数字化管理系统的执行相对独立，通常会由专门的管理部门指派专人操作，但是这种独立性只是相对的，档案数字化管理系统的实施依旧需要其它部门的协同配合，进而使整个系统进程得到全方位的优化，通常情况下，办公自动化系统与档案数字化管理系统的联系最为紧密，并且这两个系统在实际的工作进程中会有一定的交集，因此档案数字化管理系统的实施也要适当地遵循办公自动化的实施标准，进而统一档案资料的公用查询接口，并且使两个系统均能够顺利地使用接口中开放的档案数据信息网络查询与调取机制，以便于实现档案数字化管理体系中的财务体统优化、分配以及人事管理的无缝对接调配机制之类的相关科技化功能。
3.3用数字档案取代传统的纸质档案
数字档案在一定程度上作为纸质档案的替代物，具有可复制性、易保管性等许多优秀属性，对这些属性加以利用并对这些属性的载体———数字档案进行合理的规划，能够在一定程度上取代纸质档案的地位。纸质档案作为传统档案的承载物，在过去信息化、数字化并未全面发展的时代起着一定的信息交互性作用。但是因为传统的纸质档案的便携性、可阅性较差，再加上冗杂的纸质档案不利于档案管理的实现，因此纸质档案已经渐渐退出了历史舞台。数字档案是适应档案信息化客观要求的新鲜事物，必须大力推广。同时，为了防止“双套制”的存在，需大力推广数字档案，防止二者并存带来的资源闲置和浪费。在此基础上，信息时代进行数字档案管理就要求档案管理工作者具备较高的专业素质和高水平的计算机操作和应用水平，因此，需要通过开展培训学习，大力提高管理者的专业素质，以满足数字档案对人才专业素质的客观需要，更好地胜任数字档案管理工作。
结束语
总而言之，当下档案信息数字化管理体制的推出较为适合当今时代的发展趋势，因此对这种新型数字化档案管理模式的普及有利于完善新时期我国档案的相关整合工作，有利于使档案的调动和管理更具机动化，方便人们对档案体系整体进行一定的规划和变动。同时还有利于我国档案管理事业的革新与发展，而这对我国的科技事业和信息事业来说也都是具有积极而进步的意义的，国家必须对此予以大力支持。
参考文献
[1]王玉春.浅谈如何做好档案信息数字化管理[J].兰台世界,2015.
[2]黄富才.浅谈档案信息数字化管理工作[J].黑龙江档案,2014.
[3]王丽莎.浅谈如何做好档案信息的电子化管理[J].城建档案,2013.
[4]李兆丹.浅谈基于信息安全的档案数字化管理城[J].建档案,2015.
作者：孔令炜 单位：肇州县农村养老保险事业管理局
