网络是当前信息时代背景下人们进行交流的快速平台，通过计算机应用技术的飞速发展，使信息资源的索查、生成、传递等功能都具有一定的效率性。档案是当前社会人员分配的一项基础性参考文件，随着社会的发展被高频率的使用，传统的管理方式很难满足人们的需求，因此电子档案的建立是时代发展的必然趋势。信息的存储方式由纸质的记录变革成信息资源在计算机中系统的存储。将电子档案库更加的完整化。资源共享更加的方便查阅与传输。
1组成电子档案库的主要部分及其优势
1.1组成部分
（1）用户终端。电子档案库的建立是为了方便用户进行系统的查询档案信息及其所需要的资源信息，并且及时有效的传播出去，使资源的利用率得到提升，使用简单，操作便捷。（2）通讯系统。电子档案库的建立，主要是取决于网络及通讯系统的技术支持，网络作为电子信息资源共享的平台，主要网络及通讯状态良好的情况下，才能是信息资源大范围的实现共享。（3）数据库管理和检索服务系统。数据库里面储存着用户所需要的资源信息，保证其安全及稳定运行，才能保证用户搜索出所需要的资源。利用网络及联机等技术支持为用户提供收索方便。
1.2电子档案库的优势特点
（1）被管理的数据资源具有数字化特点。随着科学技术的逐渐发展，档案信息管理技术的对象便成为机读档案，主要包括图文、声像等等多媒体的集成一体。（2）档案信息媒体多样化。对于传统的档案资料来说，其表达方式仅仅的局限于以文字为主的模式，电子档案的产生，将多媒体的广泛应用技术融入其中，其表达方式应经包括了图像、动画、声音、视频等等进行储存，更好的表达档案信息中资源信息。（3）电子档案信息的存储与传播数字化。网络平台的建立，办公软件的自动化管理，信息技术的广泛应用都促进了电子档案信息资源的数字化发展。档案的查看以机读为主，信息存储依据档案库为基础，信息的传递也依赖于电子化的传播。
2电子档案管理中容易忽视的不足
2.1电子文件的原稿保存意识不强
现如今，对于上班族来说，使用计算机进行文件的编写与打印已经是很平常的事了，但是对于制作完成并打印完成之后，原稿的有效存储将会被忽视。不关心其保存位置、保存完整性等等。甚至在后续的工作中出现了相同的文件将其覆盖也是常发生的事情。原稿被清除或者内容改动后，将会使电子信息归档工作的难度增加，使其意义丧失。
2.2档案信息的安全与保密工作重要性
电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性。使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。2.3电子档案涉及的格式转换及保存方式由于电子档案的应用尚没有全国范围内普及，档案文件在转手移交过程中，会出现因两部门存储档案方式不同，使用软件不同，而使电子档案在转交过程中出现困难。当人们使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上后，电子档案就永远离不开这种技术和设备，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，才能识别它的信息内容。因此，电子档案在阅读上的间接性和对生成环境的依赖性，决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。
3当前时代下电子档案管理的主要措施
3.1电子档案数据库的建设工作的重要性
计算机对档案信息的处理技术最初只是用于信息的检索。近几年借助于图形处理技术和光盘大容量存贮技术进入到原文图形信息管理，成为全文信息检索系统。目前，数字化信息处理技术和电子存贮技术的发展，更为档案信息数字化提供了技术手段和可能。利用这些技术可以“捕捉”任何现存的东西，包括照片、纸张等非常容易损坏变形的档案材料，把它们转换成数字形式妥善地保存起来。
3.2提升电子档案数据库的发展方向
电子档案库有五种基本功能：数字化档案信息内容的制作和获取，存储和管理，档案信息分发技术，信息安全和权益管理，支持和实现这五种基本功能的技术形成了电子档案库的技术基础。目前这些领域中己有许多成熟的技术，同时也有许多有待进一步研究的新课题。加强电子档案库的建设，目的是实现信息资源互补和共享，提高利用率，有效缓解人员、资金、存储空间紧张等问题。
3.3将多媒体技术广泛的应用在电子档案的管理中
随着信息技术的发展，档案信息载体的多媒体化，是档案信息载体发展进程中的一种必然趋势特别是电子图文显示技术、声像技术的开发利用，使档案信息存储向大容量、高密度、电子化方向发展。CD-ROM光盘以其存储量大、检索速度快、使用查找方便、人机界面具有图文并茂的特点，很易于代替传统的档案载体。利用多媒体技术可以对文书档案、科技档案、专门档案进行存储和管理，并能很方便地进行有关图形、图像的存储、显示和打印，特别是能够将档案库中保存的档案资料进行储存与管理，以保护档案原件，并可对某些因时间太长而破损的重要的历史档案原件，利用多媒体计算机的编辑功能进行存储、修补和复原，以提高档案信息的管理能力
3.4优化整体的制度要求，提升人员素质水平
档案工作的发展趋势，对档案工作人员的专业构成提出了新要求，即一方面需要大量信息处理人员，信息分析与研究人员，数据库生成与维护人员，计算机软、硬件人才，网络环境创建与运行维护人员，信息服务人员等；另一方面，信息技术的突飞猛进带动了整个社会和技术的进步，使档案工作中新事物、新问题、新技术层出不穷，因而对档案工作人员自身知识的补充与更新的要求愈加迫切。档案工作现代化不仅取决于工作人员原有的知识与水平，更大程度上取决于他们的知识的补充和更新程度。
4结束语
依照目前的发展形势看，电子档案的建立是顺应时代需求的产物，为广大用户在资源信息的查阅及共享上提供了便捷的服务。电子计算机的应用技术的广泛发展应用为电子档案的建立提供了必要的存储及传播平台。电子档案的管理产业是我国经济发展的核心依据内容，其发展前景不可估量，从业人员应该具备一定的职业水平及素养，为我国的档案管理发展贡献自己的力量。
作者：周雁南 单位：哈尔滨市体育运动学校
