【摘要】电子档案以及纸质档案是目前档案的主要存储形式。两者虽然同时档案，但是形式的不同使得两者之间也存在差异。本文就主要针对电子档案和纸质档案利用的需求共性与差异进行了简要的探究，仅供同行交流和参考。
【关键词】电子档案；纸质档案；需求；共性；差异
1电子档案利用与纸质档案利用的需求共性
1.1档案利用需求的社会性
档案，必须具有一定的社会价值以及社会内涵，能够对社会的发展起到一定的影响作用。针对电子档案以及纸质档案进行利用的过程中，充分的认识到档案利用需求的社会性，就能够使得档案的利用可以有效的推动社会的发展，实现资源的高度共享。电子档案与纸质档案都具有这一特性，两者都对社会的发展有着积极的影响作用。所利用的档案中具有的社会价值，主要是在档案信息资源合理开发的基础上体现出来的，档案利用需求的社会性能够对各种工作的开展奠定扎实的基础。
1.2档案利用需求的层次性
档案信息有着层次的划分，这就使得档案利用需求也有着一定的层次性。档案利用者都会根据自身的实际需求以及行业的实际需求来进行档案信息的选择，有些利用者需要的是一次性的档案文献，而有些档案利用者则需要的是二次档案文献，部分档案信息利用者只需要最原始的档案信息文件，而部分档案信息利用者却可以参考多种档案信息文件，而这些就构成了档案利用需求的层次性。无论是纸质档案还是电子档案，这种档案利用需求的层次性都存在于其中。
1.3档案利用需求的多样性
档案种类丰富，每种类型的档案都根据具体的档案利用者需求的数量来进行内容的完善，例如，根据档案利用者表达的情况，可以将档案利用需求分为表达需求以及未表达需求两种。而根据档案内容是否满足档案利用者需求，可以将档案利用需求划分为实际需求以及非实际需求两类。同时，档案利用者阶级层次以及岗位的不同，也可以将档案利用需求划分为科研人员需求以及普通民众需求等。由此就可以表明，档案利用需求具有多样性。
1.4档案利用需求的动态性
通常而言，电子档案以及纸质档案在档案利用需求上，都具有动态性的特点。随着时间的推移以及地点的变更，档案利用者对于档案的需求也会出现一定的变化。在不同的区域中以及在不同的生活水平上，档案利用者所需要的档案文件水平也会有所不同，同时档案满足档案利用者需求的形式也会出现一定的差异。造成这种问题出现的主要原因就是档案利用者所处的地理位置不同，所接受的背景文化教育也不同的影响。在社会不断发展的进程中，科学技术得到了极大的改进，在将先进的科学技术应用到档案利用需求中，并对档案利用的方式进行转变的情况下，档案工作服务的对象也会逐渐发生着转变，档案利用的需求也会有所不同，这样就体现出了档案利用需求的动态性。
1.5档案利用需求的可诱导性
档案利用需求的可诱导性，主要对档案利用者的需求进行引导和调节。例如，社会和档案部门本身加强档案宣传工作，就能影响档案利用者的需求发生变化和转移，使某些潜在的欲望变为明显的行动。若改变档案利用的政策和环境，也能影响档案利用者的需求发生变化和转移。
1.6档案利用需求的重复性
档案利用者利用档案的需求往往不只产生一次，档案利用者的需求满足只是相对的、暂时的，原有的需求得到满足，又会产生新的利用需求只要具备一定的条件，档案利用需求就会多次重复现。
2电子档案与纸质档案利用的需求差异
2.1档案利用需求载体的差异
电子档案与纸质档案毕竟是两个不同的个体，两者之间虽然有着一定的联系，但是两者之间的差异也较为明显。就根据档案利用需求的载体来说，电子档案主要是利用的电子设备，而纸质档案则主要利用的是纸质文件。载体的不同，决定了档案形式的不同，在档案中，档案载体是其重要的构成部分，无论是何种载体的档案，只要合理的采用有效的保护措施，就能够使得档案得到长时间的保存。目前的电子档案在利用先进的科学技术将档案信息存储于硬件设备上，从而对档案信息进行长时间的保存，这样的形式一旦形成，就无法更改，而电子档案也无法脱离信息技术以及设备而独自存在。
2.2档案利用需求方式的差异
不同形式的档案虽然有着许多的共性，但是也有着一定的特性。例如在档案利用需求方式上，纸质档案与电子档案之间就有着明显的不同。纸质档案无法利用系统检索工具直接确定档案的存储位置，而电子档案则可以有效的利用系统检索工具，在海量的档案资源中找出档案利用者所需要的档案信息。另外，纸质档案的利用方式相对较为单一，而电子档案的利用方式则较为多样。在对电子档案进行检索的时候，可以根据具体的需求，在计算机上进行快捷目录查找，从而实现档案资源快速利用的目的。
2.3档案利用需求原始属性的差异
档案只有保持真实性和原始性，才具有参考的价值。纸质档案存储的主要对象就是原始资料，虽然其也有正本以及副本之分，但是相较于电子档案来说，其利用的价值更高，因为纸质档案的原始属性保存的最完整。而电子档案则是对原始档案修改之后进行的存储，而且随着社会的发展，还针对档案内容进行了补充和调整，所以档案中的原始属性已经出现了偏差。
2.4档案利用需求途径的差异
在利用需求的途径上，纸质档案与电子档案之间有着很大的不同。纸质档案主要是根据相关档案机构所准备档案原稿以及各种文件进行存档，在利用上，纸质档案一般被成列在档案馆，为阅览而服务。而电子档案是利用计算机信息技术来进行档案的备份和存储。其借助网络来实现对档案信息的多元化传播，从而使得档案的利用率得到提升。相较于纸质档案电子档案的传播速度更加的快捷，而且所收集和利用的信息量也相对较多，使得档案实现了高效共享
3结语
总而言之，档案是国家发展的基础，档案中所记载的内容，是国家以及社会的历史，其对于我国现今社会的发展有着重要的参考价值。目前的档案形式主要为电子档案和纸质档案两种。这两种档案在利用需求上，既有着共性也有着差异性，针对两者的共性进行详尽的讨论，并对两者的差异性进行对比研究，就能够为档案信息的高度共享奠定良好的基础。而通过本文的研究，则可以更加进一步的推动我国的档案事业的发展。
参考文献：
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作者：郭仲阳 单位：吉林省四平市财政信息中心
