资产档案管理属于一门技能，专业性较强，所以管理员都应该学习专门的理论和技巧，认真工作。一些高校只重视了电算化资产处理，而没有注重档案的电算化管理。例如，对于数据的定期打印缺少重视，对于自己单位开发的配套的软件系统没有当作重要资产进行好好保护，有些使用者在使用完光盘装程序后没有交回管理员保管等。所以如果管理员有变动等，那么在重装系统需要再次使用光盘时可能就找不到，这样再次购买就增加了单位资产的管理成本。高校资产档案的管理是学校资产管理的一项基础性工作，需要详细地计划安排。高校在有关政策的指导下管理好资产，也是一件很辛苦的事情。所以作者对于高校的资产管理方案，提出以下几点意见：
1学校及资产部门负责人应重视信息化背景下资产档案管理工作
衡量资产管理是否具有优越性可以用资产档案来判断。一个单位资产工作好坏可以从其管理水平看出。因此，高校各部门的负责人特别是管理资产的工作人员，更应当努力管理好档案资料，努力学习相关法规和认真执行相关政策，保持档案管理的意识，对工作认真负责。国家机关、社会团体、企业事业单位以及其他经济组织，是资产档案管理的主体单位，也是责任单位。高等学校资产部门的负责人应加强资产档案法制观念，重视本单位资产档案的管理工作。
2建立严格的内部控制制度
企业或者单位应该建立自己的内部控制制度，这样才能保护好自己的资产，维护档案数据的可靠性和安全性。按照管理方案认真执行相关的政策，并确立一系列有关的配套措施和方案，来提高生产效率。这种制度和传统的制度的区别在于，要加大控制的范围，才能更好地管理信息化资产档案。包括有些手工资产系统中缺少的控制项目，具体如系统研发期间进行的监控，程序的编码、修改和完善等过程的控制。资产档案信息化应该具备多种丰富的手段，主要的就是程序化控制过程。可以看到，内部控制要求资料非常准确，但这样才能进一步保证电子档案的安全性。
3实现电子资产档案多备份管理的规范化和制度化
要经常对电子资产档案进行备份，这样在数据丢失时可以回复，保证了电子资产的安全性。电子档案的工作人员要保持备份数据的习惯，而且最好备注操作时间和操作者的编号；电子管理员也应当按照数据量的大小定期检查数据的安全性和复制数据，确保存储介质损坏时的信息丢失。对于电子数据的备份要经常进行，而且不能和原始数据混杂在一起，一面分不清楚，最好设立两个不同的档案保管室来存放电子数据。复制拷贝的全部电子数据最要存放在优质光盘里，保障数据的有效性。在年底也应该对电子数据按照日期、内容、不同的操作员等来进行分类整理。对于存储数据的光盘应该有管理员和负责人共同签名，还要注重系统的日志文件来保持对系统的监控。
4加强对电算化资产档案的管理
电算化资产档案管理的重要目标是监控各种电子档案是否按要求规范生成，确保数据的安全性，高效合理地使用各类电子数据。高等院校应该确立适合自身的电算化管理体系，包括资产凭证和报表的生成与打印输出、资产软件系统及磁盘光盘等的使用与保存、安全和保密措施等各类具体的措施。要定期对磁性存储介质如光盘、胶卷等进行检查，定期进行复制，避免因为磁性的消失而导致电子数据的丢失。高校若有条件最好使用光盘拷贝存储电子资料。认真执行电子档案的借阅手续，未经单位领导同意，不得外借。
作者：刘绪林 单位：郧阳师范高等专科学校
