【摘要】随着科学技术的不断发展和互联网时代的到来，电子信息技术得到了飞速发展。人们的生活方式和工作方式也受到了强烈的影响，事业单位的档案管理的数字化管理时代也随之到来，但是，一项新技术的产生必然会对许多方面造成各种问题。本文主要结合菏泽市基础教育质量监测中心的工作实践，对事业单位档案数字化管理的主要内容、面临的问题和改进的对策进行探讨，以提高事业单位档案管理的工作效率。
【关键词】事业单位；档案；数字化管理
数字化档案管理的以计算机信息技术为基础的，利用数字化档案管理的方式将档案和文件中的信息进行数字化筛选和归类，并通过互联网信息系统对档案的信息进行监督管理。文件档案的管理会影响到事业单位的方方面面，因此在当今社会，如何对事业单位档案进行数字化的管理是一个重要的问题。我们菏泽市基础教育质量监测中心，是直属于菏泽市教育局的事业单位，主要负责监测基础教育阶段学生的学习质量和身心健康状况以及影响学生发展的相关因素，为教育决策提供信息、依据和建议；发布监测数据和监测结果，促进儿童青少年的身心健康发展等。市委、市政府高度重视教育工作,坚定不移把教育放在优先发展战略地位，将义务教育均衡发展工作作为民生工程，写入政府工作报告，市委孙爱军书记更是强调紧紧扭住提高农村义务教育水平这个治本之策，要求县区主要领导自觉当好“教育书记”“教育县长”；解维俊市长亲自担任各项教育重点工作领导小组组长。在市委、市政府重视和全市人民共同努力下，我市基础教育阶段有了长足发展：全市小学：1556处；初中：328处；高中：43处；在校生总数达1415612人；教职工总数达85831人；建筑面积达9110872平方米；图书38572311册。2015年，印发了《菏泽市义务教育阶段学生课业负担监测实施方案》，组织抽查学校46处，发放调查问卷4520份，拨打调查电话400余人次，形成《2015年菏泽市义务教育阶段学生课业负担监测调查报告》。落实规范办学随机督导机制和违规办学举报信息通报制度，对全市中小学办学行为进行随机督查，共督查学校86处；组织对30余条举报信息进行调查处理，共下发通报1个，清理整顿违规辅导班10处，通报批评教师4人。现在结合我们的工作实践和学习感悟，分析事业单位档案数字化管理所带来的影响，事业单位档案数字化管理的主要内容，事业单位档案数字化管理面临的问题，事业单位档案数字化管理的改进对策。
一、事业单位档案数字化管理所带来的影响
（一）提高档案的使用效率。档案信息的数字化管理，可以以网络为载体进行信息的传播，通过搜索引擎查询档案，不仅节省时间，还达到了精准正确的效果。数字化档案管理方式与传统的档案管理方式不同，传统的档案管理需要大量的时间进行整理、筛选和查阅，在一定程度上提高了工作量，降低了档案的使用效率。（二）促进单位管理工作的顺利进行。电子信息技术时代的到来，使得事业单位档案的数字化管理成为一种常态，有效的档案管理使得档案能够得到科学合理的归档。事业单位的档案管理不仅包括对人力资源的管理，还包括对文书、基础设施建设的管理，数字化的管理发挥了这些信息的经济效益，让资源得到共享，促进了事业单位管理工作的顺利进行。
二、事业单位档案数字化管理的主要内容
（一）开放服务。在互联网技术得到广泛应用的条件下，事业单位可以在网络上建立自己的互联网主页，发表档案管理信息，既可以方便公司内部成员可以利用档案管理信息，又可以让其他公众了解事业单位的具体信息，为公众人员提供开放性的服务，拓宽了事业单位的发展渠道和范围，也对事业单位的宣传创造了有利条件。（二）数据库建设。事业单位档案的数字化管理离不开数据库的建设的管理。事业单位应该设置不同类型的数据库对单位的档案进性管理，如综合性质的数据库和专题性质的数据库，用于存放文字信息的数据库和用于存放声音图像信息的数据库等。由于数据库是数据管理工作中工作量比较庞大的一项工作，因此事业单位需要严肃对待数据库的建设，以便有利于各种档案的管理和使用。（三）档案的安全管理。对事业单位档案进行数字化管理，需要对网络诈骗严加防范，进行安全管理。第一，要保证信息的安全性，也就是说档案的保密工作要做好，涉及商业机密的档案资料不能放在网上提供开放服务；第二，要保证数据的安全性，要对数据库中的数据使用权限和操作权限进行限制，最好设置专门的人员进行安全管理；第三，要提高对电子信息技术的了解程度。事业单位应该与时俱进，适当引进能够熟练使用计算机的高新技术型人才，促进人力资源结构优化升级，推动整个单位对档案信息管理的认识程度得到提高，加强电子信息技术与档案管理工作的融合，确保档案的安全性。
三、事业单位档案数字化管理面临的问题
事业单位档案数字化管理面临的最大的问题就是缺乏高新技术型人才的支持。数据库的设置、监督和管理工作都需要具备专业能力的高新技术人才，需要对计算机理论有一定的了解，同时在实际操作上具有充分的应变能力，能快速对各种情况做出反应。在庞大的数据录入过程中，如果相关工作人员缺乏必备的专业素养，将导致档案出现差错，极有可能引发大的故障。其次，事业单位档案数字化管理面临的另一个重要问题是硬件与软件支持不够充分。软件和硬件是电子信息系统的核心，两者缺一不可，如果两者之中的一个没有得到升级，或者软件硬件不匹配、对技术的投入不足，将导致数据库系统的配备不完善，这就有可能导致信息的丢失、遗漏，极有可能对事业单位造成巨大损失，严重时还有可能阻碍国家的发展。第三，由于事业单位的数字化管理才刚刚开始起步，所以，监督和管理系统还不够完善，事业单位也还没有形成制度化的日常管理。因此，不排除一些工作人员私自盗取档案信息，泄露事业单位的档案信息，来取得某些商业利益的可能。为了避免这种现象的发生，需要对相关的网络平台系统做好监督和管理，对档案的录入工作做好规范化和制度化的日常管理，防止档案的丢失现象，避免造成不必要的损失。
四、事业单位档案数字化管理的改进对策
（一）要建立完善的监督管理体制。事业单位要对档案管理提高重视程度，对专门的管理人员进行职业培训，提高专业素养，并调动其他部门的人员配合档案管理部门的工作，提高档案的利用效率。（二）要合理引进高新技术人才。档案的管理与高新技术密切相关，因此要对事业单位档案的数字化管理提供技术性的支持，需要专业性人才的指导和支持。（三）要安全管理电子档案。数字化的档案管理方式在一定程度上让一些黑客有机可乘，有机会打入企业的内部，盗取机密信息。事业单位要做好相关问题的防范，避免安全隐患的发生。五、总结网络技术的普及推动了事业单位档案的数字化管理，在互联网时代的背景下，传统的档案管理方式已不能满足经济发展的需要，为了与时俱进，事业单位需要对档案进行数字化的管理，不断提高档案的利用率。经过一系列的探讨，本文论述了档案的数字化管理的影响、主要内容和面临的问题以及解决问题的对策。档案数字化管理是在日积月累中不断发展的，所以事业单位要与时俱进，提高自主创新能力和自主创新意识，不断调整自己，在稳定中谋求发展。
【参考文献】
[1]张巍.谈事业单位档案数字化管理[J].黑龙江档案,2014(2):134.
[2]郑勇.浅谈新时期事业单位档案的数字化管理[J].中国管理信息化,2015,18(21):199.
[3]毛羽丰.试析事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务,2013(1):104.
作者：王涛 单位：山东省菏泽市基础教育质量监测中心
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