第一篇
【摘要】当前，电子文件档案管理系统在企业与单位的档案管理中得到了十分广泛的应用，这主要是由于电子文件档案管理系统的优势决定的，相对传统的纸质档案管理系统而言，电子文件档案管理系统更加适应新时期企业单位发展的需求，有着极高的效率和安全性。
【关键词】电子档案；管理系统；设计；应用；实现；探讨
电子文件档案管理系统作为信息时代的产物，对企业单位的档案管理起到了至关重要的作用，不仅能有效地提高档案管理工作的效率，保障企业单位档案的安全，还能大大地促进企业的稳步发展。在实际的应用中，要不断加强对电子文件档案管理系统的设计与应用，做到与时俱进，切实将电子文件档案管理系统与时代相结合，为企业的发展提供重要的内部管理环境。
一、电子文件档案管理系统的应用趋势分析
电子文件档案管理系统主要以计算机系统为基础，实现电子文件的生成和储存，电子文件档案管理工作的主要内容是收集电子文件、归档和存储电子文件，在电子文件档案管理工作中，与传统的纸质档案管理工作有着极大的区别。从档案的收集方式来看，电子文档管理工作具有比传统纸质档案管理工作更多的收集方法，并且其具有多样性、全面性。在电子文件档案管理系统的广泛应用过程中，主要呈现出了以下趋势：
（一）电子文件档案管理系统的规范化应用趋势分析。电子文件档案管理系统工作的核心内容就是必须保证电子文件档案的完整性和全面性以及可靠性，但是对于电子文件档案管理系统收集的多样性而言，这是一项具有难度的工作内容。因此，在电子文件档案管理系统可持续的发展过程中，必须不断地规范电子文件档案管理系统，才能保障电子文件档案的完整性、全面性和可靠性，才能充分地证明电子文件档案的管理价值和参考价值。
（二）电子文件档案管理系统的一体化应用趋势分析。随着科学技术的不断发展，信息技术的一体化应用越来越广泛，对于电子文件档案管理系统来说，一体化应用也显得十分必要。电子文件档案管理系统的一体化发展，是实现电子文件档案管理安全可靠的重要保障，不仅保障了电子文件档案的真实性，也利用一体化的技术手段实现电子文件档案的安全管理。
二、电子文件档案管理系统设计与实现探讨
在电子文件档案管理系统设计过程中，必须加强电子文件档案管理的流程设计，对电子文件档案管理系统设计目标有一个清晰的认识和目标，根据不同的设计目标制定不同的工作计划，另外，电子文件档案管理系统的设计必须符合实际的需求；同时，要根据电子文件档案的生命周期及其周期特征，进行电子文档管理系统、电子文件管理系统、档案信息管理系统的优化设计，从而实现电子文件档案管理系统的高效、高质量、可靠性设计。
（一）电子文档管理系统设计与实现探讨。电子文档管理系统具有当前、动态、可逆操作的主要特征，在电子文件档案管理系统中，电子文档管理系统作为一个独立的子系统，电子文档管理系统的主要作用就是区分文档的草稿和定稿，充分保证文档的执行力。要充分保障电子文档管理系统作用的发挥，就必须在电子文档管理系统的设计过程中，加强对文档的审核工作，并按照规范的流程进行，对于不合格或者存在明显错误的文档应当进行及时的修正和更改以确保文档的可靠性。
（二）管理流程设计与实现探讨。管理流程设计是电子文件档案管理系统设计的重要内容，管理流程设计主要包括流程规则设计和系统内部结构设计。1.在进行流程规则设计时，需要确定电子文档管理系统设计的目标，对于不同的管理工作需求，要确定和设计不同的子管理系统功能目标，并设计出功能使用的优先级别。在进行流程规则设计时，设计人员要对电子文件档案管理系统的应用环境进行深入的分析，并且与先进的技术相结合，保证电子文件档案管理系统的应用效果。其次，设计工作人员要对电子文件档案管理系统的信息录入和输出内容进行确定。2.在进行系统内部结构设计时，设计工作人员要规定电子文件档案管理系统的活动要素，并设计活动集，主要包括电子文件收集、电子档案鉴定、电子档案整理、案卷编目等内容。其次，设计人员要对档案管理工作的流程进行先后顺序的设计，并做好档案收集方法的设计和选择，对于档案的可靠性和安全性，在设计过程中要运用先进的技术，预先检测文档的安全和可靠性，对文档的内容属性进行分析和确定，从而保证电子文件的效用。
（三）业务流程设计与实现探讨。在电子文件档案管理系统应用过程中，要通过业务流程的优化设计来实现电子文件档案管理系统的价值。首先，在电子文件档案的收集阶段，要利用自动化办公系统对工作人员的日常文件进行收集与归档，然后进行技术鉴定，确定各个电子文件的储存属性，进而进行电子文档的分类归档。其次，要对电子文件的价值进行评定，从而确定电子文件的保管或销毁，通过抽样调查等方式，可以实现电子文件档案管理系统空间的最大化。最后在电子文件的整理过程中，工作人员要根据文件的不同属性、不同价值、不同存储时长进行分组，为电子文件的后期利用提供重要的保障。
三、结语
综上所述，电子文件档案管理系统在我国企业和政府机构档案管理工作中的应用十分广泛，加强对电子文件档案管理系统的优化设计，是保证档案管理安全性、高效性、可靠性的重要手段。在电子文件档案管理系统的不断应用发展中，必须加强其规范化、一体化的发展，进而全面地提高我国电子文件档案管理系统的工作水平。
【参考文献】
[1]刘旭芳.单位电子档案管理系统的设计和应用[J].企业改革与管理.2016（18）.
[2]李慧博.浅议电子文件档案管理系统设计与实现[J].科技展望.2015（05）.
作者：王焱 单位：大庆油田有限责任公司采油工程研究院信息中心
第二篇
档案管理可以分为纸质文件档案管理和电子文件档案管理两大类,是由档案管理部门的工作人员对需要进朽丫砰储的一些文件档案资料通过收集整理,然后进行归纳分类,再进行收藏保管的活动。档案管理的最终目的是为了在工作中需要借阅参考档案文件的其他部门提供工作上的帮助。随着时间的推进,档案管理的文件也随之越来越多,如何对复杂多样的档案文件进行高效、科学的管理,增加档案管理工作的效率,满足其他部门工作对档案文件的需要,是现代档案管理部门当下的首要工作内容,更是档案管理工作的主要目的。特别是对于电子文件档案来说,电子文件档案的管理更为复杂、繁琐,建立一个有效的电子文件档案管理系统非常关键。本文将对电子文件档案管理进行阐述,并分析如何设计并实现电子文件档案管理系统。对于一个国家来说,档案管理工作的开展成果不仅会对这个国家的社会经济发展产生影响,也会对政治和文化等方面产生影响。一般来说,档案管理对于档案文件的保密性和安全性有一定的要求。电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技,所以对于档案管理部门来说,要对电子文件档案进行有效的管理,就需要建立一个健全的电子文件档案管理系统。本文将根据电子文件档案管理的工作的特点要求,对于电子文件档案管理系统的设计与实现提出个人建议,希望能够对电子文件档案管理系统的建立有所帮助。
1.电子文件档案管理工作的概述
随着互联网信息技术的快速发展,通过互联网技术发布文件,传播具有方便、快捷和高效等特点,电子文件档案也随之而生。档案管理是档案管理部门的工作人员对需要进行存储的一些文件档案资料通过收集整理,然后进行归纳分类,再进行收藏保管的活动,最终目的是为了在工作中需要借阅参考档案文件的其他部门提供工作上的帮助。电子文件档案管理与传统纸质文件档案管理从宏观上来讲,主要工作内容大同小异,但是从微观上来讲又有许许多多的差别,比如其载体不再是纸质材料,其形成与管理都是依靠信息技术和计算机系统,形式多种多样又较为分散,管理起来具有一定的难度性。一般档案管理都有一定的保密性要求,尤其是对电子文件档案来说,无论是从收集、储存、保管,还是从服务于档案利用者、交接等方面来说,电子文件档案依附于计算机信息系统,其管理在安全保密性方面的保障要求也比较高,档案管理部门的工作人员要确保电子文件档案的完整性,要防止被黑客人侵、病毒感染以及计算机故障等不确定因素造成的电子文件档案泄露、丢失等问题的发生。总的来说,电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技,所以对于档案管理部门来说,要对电子文件档案进行有效的管理,就需要建立一个健全的电子文件档案管理系统。
2.电子文件档案管理存在的问题
电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技,是一种新的文件档案资料形式,由于发展的时间较短,经验相对不足,所以在目前的电子文件档案的管理工作中存在着一些问题有待改善:1.电子文件档案在形成与收集过程中容易发生被篡改、删除、遗漏等问题,对于其是否是原始的电子文件档案,又是否具有真实性都很难得到判断。2.电子文件档案的形成与收集过程中依靠的是信息技术、计算机系统、硬件设施、软件等载体,这些载体的安全性较难掌控,存在一定的安全隐患,比如载体损坏、黑客人侵、病毒感染和操作失误等问题都可能使电子文件档案出现遗失、损毁、泄露等现象,所以要永久性储存电子文件档案面临着一定的考验。
3.电子文件档案管理系统的设计与实现
为了更好地对电子文件档案进行管理,更好地服务于档案利用者,设计与实现一个完善、安全有效的电子文件档案管理系统是当下档案管理部门的一大任务。通过西方学者的研究分析得出,文件档案可以分为文档阶段、文件阶段、档案阶段这三个不同的生命周期,电子文件档案管理系统的建立可以参照这三个阶段的不同特点进行设计:1.电子文档管理系统。由于电子文档的载体与纸质文档的载体不同,所以在收集过程中可能会有被改动、遗失或者被恶意删除等现象存在。所以为了保证电子文档的真实完整性,在这一环节中要对其进行严格审核。2.电子文件管理系统。在保证电子文档的真实完整性后,档案管理部门的工作人员就要建立电子文件管理系统,对收集的电子文档进行合理分类、整理,然后储存。对电子文档的分类、整理要尊重规律符合逻辑思维,才能提高工作效率。3.档案信息管理系统。档案信息管理系统主要的是保证电子文件档案管理的永久性和安全性。档案信息管理系统要对电子文件档案进行维护、备份,防止载体损坏、黑客人侵、病毒感染和操作失误等问题导致电子文件档案出现遗失、损毁、泄露等现象。
作者：鲁红
第三篇
摘要：随着我国经济的发展计算机和互联网的大范围使用，传统的电子档案管理方式也不再适应现代发展的需求。互联网和计算机技术应用到档案管理中已成为档案管理的新形式。这也是在传统管理方式上的延伸与发展。本文针对电子文件档案管理系统设计与应用”这个主题先后分析了该系统在国内外的研究现状以及它设计的原理与应用的领域,itt人们更深层次的理解该系统更好的为人们服务。
关键词:电子文件；档案管理；应用
我国的电子文件档案虽然刚起步不久但是有着政府的强大支持其发展态势非常乐观。而且随着计算机的发展，电子文件档案已成为档案管理的必然趋势。它不仅可以方便管理的流程节省大量的人力物力，同时可靠性安全性也比较高相比较传统的管理模式更先进。可以及时有效地处理各种不同的信息方便我们进一步开发和利用。
一、国内外的研究现状
在当今形势下档案人员的工作重点已经由原来的实体保管转变为由计算机联网进行远距离的控制。法国人看重电子档案处理中遇到的一系列问题偏重于解决这些实际性、根本性的问题提出了要求国际档案管理员应该先转向标准化。继而进行相应的交流。然而在我国，电子档案是近几年才发展和兴起的发展过程中出现了很多的问题。所以我国国家档案馆借鉴了和吸取了发达国家的一些经验和技术进行改进。同时，由于在电子文件档案管理方面对一些相关的理论不是足够了解，目前在我国国内研究的一些档案管理系统出现了一系列的问题。比如软件的开发和应用平台比较陈旧，有些软件虽然考虑到了电子档案管理过程中的诸多因素但是对管理对象的了解不是很多导致很多系统得不到顺利的推广。一些软件在应用过程中没有考虑到归档过程的自动化。本文通过对电子档案管理在国内外的一些研究和认识，以及一些对电子文件档案管理的迫切性要求来进一步分析国内需求要求我国也需要克服这些弊端研究出具备更好性能的电子档案管理系统。
二、需求分析
电子文件档案管理系统需求分析是整个系统设计实现最重要的一个阶段。需求分析就是回答系统该做什么而不是如何做的问题。档案管理系统设计和实现的基础准确的研究系统需求。简而言之系统需求分析就是指用户对目标系统各个功能的深入分析。需求分析的主要目标是建立一个准确清晰的描述系统的功能需求、数据需求、性能需求和环境需求。1、档案管理叙述正如大家所知道的档案管理的历史是非常悠久的。传统意义上的档案管理主要是包括两个方面档案实体管理和对档案工作人员的管理。前者主要是对档案资源的管理。即是指对档案中的所有信息进行收集、整理、管理、反馈并制定一定的表格进行存储。档案工作人员要保管、整理档案谨防档案丢失或者损坏。档案管理人员的职责十分重要对我国电子文件档案的发展也至关重要所以对人员的相关素质要求很高。2、对文书类档案管理的方法档案按照内容进行严格划分可以将其划分为普通档案、按照档案的载体可以划分为一般档案。传统的文书档案管理是在文书档案的管理基础上随着社会的进步和经济的发展进而出现的。为了进一步克服传统档案管理中的不足逐步形成了文书档案管理的历史。所以人们把他们统称为档案学。3、电子类档案管理的研究按照档案的内容进行分类电子类档案属于专门档案技载体又划分为特种档案。电子类档案主要是通过计算机中所用的磁盘、光盘等为载体进行分类管理。电子类档案是由纸质化档案经过加工生成的电子化档案和由办公软件产生的电子化文件。而且在使用过程过这两类档案的管理方法也不尽相同,SFr以需要在应用过程中加以区别。
三、电子文件档案管理流程设计
1、电子文件档案收集模块电子文件档案手机模块是作为依靠计算机控制的电子档案管理系统中的第一个处理环节其作用是非常重要的。它在电子文件档案管理系统中的主要作用是:电子文件档案管理各个职能部「]的工作人员在日常生活中形成相应的电子文件技照各个部门的管理制度负责各个职能部门的工作人员就负责模块活动。电子文件档案收集模块需要工作人员与计算机之间进行相互配合收集活动。2、电子文件档案鉴定模块电子文件档案鉴定模块是档案管理工作人员对到期的各种档案进行一定的鉴定和审核。档案管理工作人员可以通过这个模块修改档案记录的保管期限签署鉴定意见等所以该模块可以定期险查各种档案修改文件。3、电子文件档案整理模块电子文件档案整理模块是指档案管理人员对电子档案选择合适的组卷方案进行组卷。可供选择的组卷方案有很多，比如按照电子档案的保管期限、按年度、机构问题、作者、文档内容等。保管的方式是:先将卷属性存入卷目录当中通过查询电子档案的目录表将各个满足条件的电子档案进行一定的归类放入相应的文卷当中。电子文件档案整理模块在整个文档的作用也是至关重要白勺需要仔细整理。
总结
我们如今处于一个信息化的时代当中，电子文件档案对我们查阅各种信息具有很强的帮助。计算机和网络的进步使得人们开始进行信息的制造、存骨科医学论文储、编辑、查阅等各种功能。电子文件档案可以传递给我们准确清晰的信息使我们可以对各种信息进行科学的管理和有效的利用。然而随着各种技术的不断进步，电子文件档案在开发和利用过程仍然存在很大的问题这些问题需要我们做进一步的探讨和研究厂步一步地解决这些问题。同时我国的电子文件档案发展不完善。要想更好地处理这些信息我们需要吸收其他各国的长处服取精华。所以在以后电子档案的发展需要各国相互沟通与交流取长补短共同进步。
作者：温亚男 单位：吉林省挑南市戏剧创作室
