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认可质量风险分析指标机制探索

1类、层指标设计

认可质量风险分析指标分为三大类,即:认可过程质量指标、认可结果质量指标及认可基础质量指标。(1)认可过程质量指标认可过程质量指标是控制认可质量风险的根本指标。有效地控制认可过程质量风险,对控制整体认可质量风险具有重大意义。对认可过程控制,就是在认可的各个环节,将质量缺陷与不确定因素减少到最小程度,认可工作质量的优劣,基本上取决于在认可过程中对质量的有效控制与执行。认可过程质量风险指标由申请受理阶段、现场评审阶段、评定阶段、证后监督阶段和能力验证工作5个层指标组成。(2)认可结果质量指标认可结果质量指标,是反映认可质量风险的重要指标,可直接、客观地反映认可质量的实际情况。多年来,认可工作积极提供能力证实,服务市场运行,从认可业务状况、认可结果的采信状况及专项宣传活动可以看出,认可正逐步渗透到经济社会发展的各个领域,越来越受到高度重视,越来越多的合格评定机构竞相加入到认可队伍中,潜在的认可风险正不断加大。认可结果质量指标由认可业务状况、认可结果采信状况、大型宣传活动情况及重大事项四个层指标组成。(3)认可基础质量指标。认可基础质量指标,是控制认可质量风险的基础指标,由人力资源状况、技术支持状况和认可制度状况三层指标组成。人力资源风险是由于人员责任心、素质能力等造成的风险。认可技术的不断提高,对人员的素质提出了更高的要求,同时更加要求人员要有极强的质量意识和强烈的责任心。人员责任心不强、能力素质达不到要求等情况,都会直接影响到认可的质量。此外,人员变动、人才流失、人员配备不合理等也将对认可质量带来风险,所以,人力资源风险是认可质量风险中不可忽视的因素。技术支持是运行认可质量风险分析指标的根本条件,包括指标体系运行的所有物质条件,如:信息化系统的建立。认可制度的健全,同样是开展认可工作的基础,是各项工作有序进行的保证。以上三大类指标作为一个统一的、密不可分的整体,相互联系、相互渗透、相互制约,共同组成认可质量风险分析指标体系。

2要素指标的设计

为使各层指标更具有可操作性,应设计具体的要素指标。具体的要素指标应考虑定性和定量的因素,要有科学的统计数据,定性与定量相结合。(1)申请受理阶段定量要素指标:1)受理工作量;2)初评受理率;3)监督及时率;4)复评及时率;5)顾客对认可申请阶段的满意度等。定性要素指标:1)工作人员服务态度、服务质量;2)认可申请指南文件的提供;3)双方权利义务的说明;4)工作时限的遵守;5)合同评审的实施;6)顾客提供的申请材料的质量情况等。(2)现场评审阶段定量要素指标:1)评审总体数量情况;2)评审组选派的适宜性;3)评审策划、人日时间的安排的适宜性;4)申请人对认可评审阶段的满意度等。定性要素指标:1)项目负责人的文件评审情况;2)评审计划的质量情况;3)评审报告的质量状况;4)PT政策的实施和结果利用情况等。(3)评定阶段定量要素指标:1)评定一次通过率;2)整改后通过率;3)退回案件收回及时率;4)证书发放及时率;5)证书发放准确率;6)签署标识使用协议的机构数量;7)恢复认可资格及时性;8)申请人对认可评定阶段的满意度等。定性要素指标:1)评定工作组的组成的适宜性;2)认可结果的表述的科学性、准确性、适用性等。(4)证后监督阶段定性要素指标:1)日常监督情况;2)监督抽查情况;3)配合行政主管部门的专项监督情况;4)确认审核情况;5)投诉处理情况等。(5)能力验证工作情况定量要素指标:PT计划及其实施情况等。定性要素指标:1)PT政策和实施情况;2)PT结果的利用情况等。(6)认可业务状况定量要素指标:1)认证机构认可业务状况;2)实验室认可业务状况;3)检查机构认可业务状况;4)其他机构认可业务状况等。(7)认可结果的采信情况定性要素指标:1)国际组织和国外相关机构承认和采信的情况;2)国家、部门、行业和地方主管部门的法规、规章的承认和采信的情况;3)认可中心与上述相关机构举办的大型或专项计划活动情况等。(8)大型宣传活动定性要素指标:举办的专项或大型推介、宣传等活动情况及其效果等。(9)其他重大事项定量要素指标:1)撤销、注销、暂停情况;2)客户申投诉情况;3)客户满意度情况等。定性要素指标:正、反两面与认可结果或认可客户相关的事件的应对情况等。(10)人力资源状况定量要素指标:1)内部工作人员(包括项目负责人和)的符合性、适宜性(专业能力、结构、数量)情况;2)评审队伍的结构、数量、质量情况;3)内部人员培训需求的识别与实施等。审员队伍建设;2)内部技术和后勤支持人员的保障情况;3)与各专门委员会委员的沟通协调、相关的信息与培训的提供;4)认可工作纪律和廉政建设等。(11)认可制度状况定性要素指标:1)认可规则、准则的变化情况;2)认可方案或说明的只修订情况或适宜性;3)认可指南的适宜性;4)评审作业表格的适宜性;5)认可分类(按认可制度或计划分别考虑)的科学、实用、有效性等。

3认可质量风险分析指标体系运行成效及改进

根据以上理论研究,设置了类、层指标及要素指标,认可质量风险分析指标体系基本完整,指标体系建立后,已运行一年半多,取得了很好的成效。按照认可中心质量风险分析制度的要求,认可中心定期向国家质检总局、国家认监委报送认可质量风险分析报告,得到了总局和认监委领导的肯定和好评。认可质量风险分析作为认可工作质量管理的一种手段,已成为认可质量控制的重要内容和方法。认可质量风险分析指标体系的构建,对风险控制目标的实现具有重要的意义,认可质量风险分析指标体系已初步达到为认可质量风险分析工作提供可靠依据的目的。但由于建立和运行时间较短,运行过程中尚存在以下需要进一步改进和完善之处。(1)在实际运行过程中,指标体系的可操作性还需要进一步提高,一些指标的实现还存在困难。因目前信息化系统未完全设置到位,部分指标的数据只能依靠人工统计,统计数据巨大,一方面大量占用了统计人员的工作时间,工作效率低。另一方面,也影响到统计数据的准确性、可靠性。例如:认可业务状况,申请受理率,监督、复评及时率,评审总体数量情况,评定一次通过率等量大的数据,都需要纳入认可体系信息化系统,定期自动生成基础数据,使数据统计更好操作,更加及时、准确和权威。(2)部分重要指标因统计方法问题目前仅作为内控指标未列入到认可质量风险分析指标体系中。如:认可时限控制指标。认可时限控制指标是认可质量风险分析中的重要指标,是评价认可质量的重要信息。但因目前认可业务量大,无法进行人工统计,所以未将此项指标列入到认可质量风险分析中,因此无法对认可时限进行准确的评估,对更好地控制认可时限造成了一定的影响。今后还需要借助信息化系统直接生成时限控制数据,对认可时限进行有效评估,加强风险防范。(3)随着认可工作的不断推进,风险识别是个动态的过程,指标体系也不是固定不变的,应根据实际质量风险分析状况,以持续改进的原则,定期对指标体系进行有效性评估,使其更加适应质量风险分析工作的开展。

4结语

认可质量风险分析指标体系的构建,既是认可质量管理经验的总结和科学分析,又是质量管理标准的具体体现,对认可中心进行风险评估、控制和管理具有十分重要的意义。对具体环节进行风险分析时,还应根据风险评价的具体要求,将指标体系具体化并进一步作相应调整,以达到风险控制的目标,为风险防范提供可靠的依据。在今后的认可质量风险分析指标体系运用过程中,既要利用指标体系指导认可工作,又要在认可工作中不断完善指标体系,做到密切协调,相互促进,从容易发表的核心期刊而使认可工作质量不断稳步向前推进。

作者:何兆伟 张肖莉 单位:中国合格评定国家认可委员会


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