档案是历史的体现，具有保密性，因此，档案管理与保密工作需要很强的责任感，尤其是信息化时代的到来，档案实现信息化管理，使得档案管理与保密的工作效率提高了，但是同时也面临着各种风险，影响了档案的安全性，因此，必须在许多方面加强档案管理与保密工作，以免国家利益和个人利益受到危害。
1档案数字化建设的业务流程
伴随着数字化时代的到来，档案数字化建设成为档案管理的必然趋势，将信息技术利用到档案管理中，可以提升档案管理的效率。档案数字化建设首要前提就是促进档案数字化，就是利用先进的科学技术将档案加工成数字档案，将通过网络技术构建成一个电子的档案馆来对电子档案进行阅读和检索，以提高档案的利用率和管理效率。档案数字化建设的基本流程如下：批次计划的制订，将纸质档案分批次地进行数字化处理；档案出库交接，确认数量并登记；规范目标。确定目录的内容；进行档案管理，包括扫描、档案拆装处理、登记及装订等；档案扫描，黑白扫描的格式为tiff，而彩色扫描的格式为jpg，确保原件与扫描件吻合；图像处理，对于扫描的图像方向不正、有杂质、颜色、边缘等进行处理；OCR识别，利用识别软件对图像进行文字识别；图像存储；一系列的数据处理；成果管理；档案入库，检查档案的完整性，对顺序进行调整。通过上述程序构建了电子档案，完成数字化建设。
2数字化档案安全性
2.1数字化档案安全性存在的问题
数字化档案是在科学技术的基础上构建起来的，以完成档案的识别、生成和传递。而数字化设备是数字化档案构建的基础。因此，导致了数字化档案稳定性不强，具体体现在数字化技术和设备更新的速度较快，同时数字化档案也容易被复制和修改，影响了数字化档案的真实性，为数字化档案的安全性留下了隐患。
2.2数字化档案安全性的策略
2.2.1档案管理的“双套制”的实行“双套制”就是在档案保存时，对于同一档案要采取两种保存的方式，就是纸质档案和电子档案，实现两种保存方式互补，将两种保存方式的优点结合在一起，使其既能提高档案检索的重要功能，又可以保存档案的价值。这种方式是尤其可行性的，这种制度的实行，可以保证两种档案形式实现统一，成为未来的档案管理的主要趋势。2.2.2“异地备份”的存储方式的应用由于数字档案会受到很多因素的影响，导致数据会被破坏掉，因此，必然对数字化档案的安全性造成一定的威胁，因此，不但要将其在一个地方保存，同时也要将其保存到另一个地方，以提高数字化档案的安全性。各个档案馆要建立异地备份库，对比较重要的档案进行异地备份。2.2.3“多介质”的存储方式各种介质稳定性和可靠性不一样，读取和复制的效率也不样，方便利用，安全也提高。
3加强电子档案的保密工作
信息时代的发展，为档案管理提供了机遇，也带来了挑战，电子档案越来越成为常见的档案形式，但是，同时网络信息安全性为档案保密工作带来了风险，必须采取相应的措施，加强其保密工作。设置防火墙防火墙作为网络安全的防线，在进行保密工作时，可以充分利用防火墙，防止档案信息被非法访问，保证档案的安全性。验证身份通过身份验证的方式，阻挡非法访问者，对于身份验证要定期更新，防止被破解。在保密性保证的前提下，对档案的利用要设置相应的权限，既保证档案的保密性，也保证档案的利用率。设置安全口令安装保密管理系统的同时，要针对性地进行门禁管理系统安装，要根据统一的标准进行软件安装，而且要安全注册相关的存储载体，保证其安全，设置安全口令，以免档案被窃取。进行必要的加密限制和数字签名通过算法对相关文件进行加密，使其变为不可读文件，以防系统被黑客入侵，只有输入密钥才能获取信息，要定期更换密钥，保证其安全性。数字签名作为一种安全技术，通过核实签名的方式，保证文件传输的可靠性。定期杀毒升级网络安全需要平时的维护，为防止木马和病毒的入侵，要对其进行定期杀毒和网络维护，对计算机的硬件要进行定期检查，保证其安全防护性能的发挥，确保网络安全运行。涉密档案物理隔绝涉密档案存储设备不联网、不联接其他存储介质等有可能有安全隐患的设备。数字化过程的保密无论是自主数字化、还是外包，都要严格实行保密措施，确保涉密信息安全，对加工过程中的设备和存储介质要严格监管甚至封存，对加工场所、加工过程和现场人员严密监控。
4加强档案数字化建设
4.1档案数字化建设中存在的技术问题
伴随着我国信息技术的快速发展，也为档案管理和保密工作提供了新的契机，加强档案数字化技术已经成为档案管理的必然趋势。与传统档案相比，数字档案具有很明显的优势，即传输速度快、方便检索、利于储存、信息共享功能强等。档案数字化建设主要体现在技术方面要加强。在高新技术、计算机网络技术和电子设备的共同作用下，为档案数字化建设奠定了基础，数字档案馆也随之建立起来。然而档案数字化建设具有技术密集的特点，因此在技术方面也会受到很多制约。
4.2加强档案数字化建设的策略
基于以上档案数字化建设中存在的问题，必然要采取有针对性的策略将其一一解决，才能推动档案数字化建设的进程。档案数字化建设的目的是将数字档案馆建成，那么就要在国内各个地区，甚至是全世界都构建成一个整体，以实现档案信息的有效共享，因此在建设档案数字化时一定要以我国的实际情况为基础，构建一个标准化体系，同时政府和相关部门也要对其加大支持力度，尤其是技术支持，建立一个技术过硬，素质较高的人才队伍来推动档案信息化建设。
5总结
档案管理和保密工作涉及到国家以及个人的利益，因此务必做好档案管理和保密工作，运用现实信息技术的同时，要针对其带来的风险，进行安全处理，以保证管理系统的安全性，确保档案安全，维护国家乃至个人的利益，使其利益不受侵害。
作者：张勤
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