摘要：本文从高校档案信息化合作途径、权责分配、安全管控、内外评估四个方面研究高校档案管理系统共研共建机制，为档案界馆际合作、产学研结合提供新思路。
关键词：档案管理系统；高校；共研共建
我国高校档案信息化建设，多由一些小型的信息技术企业进行研发，这些企业中缺少档案专业知识，更乏高校档案实际管理经验，为今后高校档案馆际信息共享埋下隐患。制定档案信息化建设的标准，设计功能合理，扩展性强的档案管理系统，统一系统的内外接口，实现档案信息的跨区域，跨系统共享，是当前高校档案与各级档案馆以及档案管理系统研发公司需要密切合作解决的问题。
一、我国高校档案信息化现状
目前，我国大部分高校都建立了不同层次和规模的校园网络、服务器机房、校园数据中心等，高校档案馆也普及了不同水平的文书科技档案管理系统，并逐步开展数字化及全文检索。教育部直属高校档案馆基本实现了网站与管理系统的并行维护，与其他管理部门进行信息共享，部分档案馆开发了开放档案在线查询及移动终端档案发布与查询功能，提高了档案管理的服务效率和水平。但要满足高校教学、科研、管理等需求，还存在以下问题：一是行业内档案管理信息化建设没有统一的标准，跨机构信息共享存在接口差异；二是档案管理系统开发公司水平不一，系统功能不完善，扩展性和预见性不足；三是存在文书科技管理系统、人事档案管理系统、声像档案管理系统分散管理的现象，系统集成程度不够。
二、高校档案信息管理系统共建的必要性
高校有较为资深的档案管理理论基础，对国际档案管理前沿研究了解的更为广泛全面，在档案管理系统的设计上，尤其是档案信息的编研，发布，推送上，有最新的设计理念。采取自主研发或者校企结合的途径，合作共建一款扩展性良好、功能完善友好的档案管理系统，可以实现档案学产学研共进发展。一方面，解决高校信息化建设标准不一，信息系统开发企业资质不同导致的后期合作不畅的问题。另一方面，可以集百家之所长，让高校档案信息管理系统的功能与服务走在国家乃至世界前列。根据教育部在其官方网站发布《2015年具有普通高等学历教育招生资格的高等学校名单》显示，全国普通高等学校共2553。其中，含独立设置民办普通高校447所，独立学院275所，中外合作办学7所，成人高等学校292所。这些学校都建设有或大或小的档案馆（室），并将配备档案管理系统。在这样的市场规模下，适用于全国高校档案馆的档案系统一旦问世，将有极大的市场需求与利润空间。
三、高校档案信息系统共建的可行性分析
1.技术的可行性
高校档案馆都配套了较为基础的网络版档案信息管理系统，各校档案馆也充分借助学校局域网、网络中心服务器以及互联网网络平台实现与校内各部门、校外各机构的信息互通和数据交换。同时高校档案信息的数字化工作在近几年发展迅速，教育部直属高校档案馆纸质档案的数字化扫描比例已超过50%。这些软硬件基础设施为高校信息化合作奠定了坚实的基础，基本满足信息系统开发所需要的支撑服务。
2.财务的可行性
一是可以申请科研项目基金，高校档案馆可以自主或者联合申请国家档案信息化项目资金，通过申报社科项目和档案局相关项目获得资金支持；二是可以申请校内信息化专项经费，将档案信息化纳入到近高校办公信息化建设任务中，申请校内信息化专项经费；三是可以申请高校教育事业费、基本建设费等，将档案数字化加工费用和信息系统维护费用列入高校档案馆每年的业务经费；四是自筹经费，如高校档案馆的业务服务创收经费，校友捐赠、校企合作收入等。
3.组织的可行性
教育部直属高校档案工作协会是我国高层次高校进行档案工作交流与学习的重要平台，高校档案馆可以借助这个平台寻求区域间合作。具有档案学优势学科的高校可以借助科研项目进行院系间的合作，进一步促进我国档案信息系统标准化的建设。
4.风险因素控制的可行性
信息化建设最重要的是安全问题，档案管理系统合作期间，签订严格的保密合同，系统的设计和部署在局域网内进行，对数据进行的封装与加密。实时格监控数据迁移，并对档案内容进行合理备份，如虚拟镜像、脱机备份、异地/异质备份。建立信息化评估小组，对合作企业的系统研发能力进行评估，并对项目进度和系统功能进行测评，一旦出现系统故障或者涉及违约事宜，各方应根据信息化评估小组的意见及时明确各方责任，进行合理理赔。
四、高校档案信息管理系统共建机制
1.合作途径
适合我国国情的高校档案馆信息资源共建共享模式应以国办为主、集中与分散管理相结合的、多元化的过渡型模式。1高校档案馆信息资源共建共享可分两个层级：第一，中央层级。由教育部、国家档案局牵头，具有档案学优势学科的科研高校间及其所属档案馆进行档案管理系统的共同研发。2002年6月，由上海交通大学、西安交通大学、浙江大学联合承担的“天地网”项目示范工程建立起功能强大的联合办学教学网站，实现三校间课程互选，学分互认，资源共享，联合办学，将优秀教学资源输送西部，实现东西联动，互补互进。目前高校档案馆主要使用的是南京大学研发的“南大之星”档案管理系统。“南大之星”采用的”MSSQLServer2000数据库后台的存储容量和系统扩展性已经无法满足高校信息集成的需要，类似于“南大之星”的档案管理系统可以通过申请教育部、国家档案局等其他项目基金进行校际合作，对系统进行改良升级，以保证其在信息化建设新浪潮中继续保持现有的市场占有量。第二，省市（区域）型。北京、华东、华南、华中等高校聚集的地区，区域内档案馆业务之间交流频繁，互信度高。区域间档案馆可以借鉴各方的管理经验，联合一家档案信息化软件公司研发一款功能全面完善，管理理念先进的系统软件，并负责区域间高校档案管理系统的升级与维护。2015年1月，广东省档案局与中山大学共建档案科学技术研究院，实现华南地区档案保护理论和应用技术研究馆校合作平台零的突破，成为档案学产学研共同发展的新范式。类似的研发模式，一方面可以减少软件公司倒闭，系统维护不畅的风险，一方面可以加强区域间合作，为高校间档案信息互借共享奠定软硬件基础。各高校应打好自动化、网络化基础，建立适用于省、自治区、直辖市之间的档案馆信息资源管理系，再由国家及各个省市档案局、教育部等单位协调区域间各系统资源建设情况，进行系统的完善与对接。
2.权责分配
高校档案管理系统的共建需要有明确的合作目标、严密的项目计划、清晰的财务划分、良好的沟通渠道等。因此，高校信息系统的共研共建的关键是项目合同的签订和责任的归属问题。合作各方在协商以及广泛征求教师和学生意见的基础上形成合作发展战略报告，确定合作的方向和目标，参与各方签订合作协议书。若项目涉及到档案管理软件设计公司，项目的申请与招标严格执行项目主要牵头高校的相关程序，甲乙双方在协议书中需要明确系统编制的各项标准，系统功能模块的设定，馆务（协同）工作平台的搭建，系统安全的保障，系统实施与培训计划、档案数字化规范以及系统与数字化验收标准等事项。高校档案信息管理系统的共研共建是一个长期的过程，项目合同必须涉及到系统运行后期的调试与维护责任以及利润分配问题。项目的运行和维护可以与合作的软件企业签订长期合同，利润分配也需要妥善的考虑到合作高校以及合作企业的成本与投入。高校档案管理系统研发成员单位应成立项目指导委员会协调和监管各高校项目负责人。各个高校指派的项目负责人共同拟定系统需求书、修改意见、任务负责人、进度控制表等，使系统的研发任务责任到人，计划到天。项目负责人管理配置合理的档案管理人员和系统研发人员，小组内密切合作，服从项目负责人的安排与领导，实现从上到下的任务分配与管理问责。
3.安全管控
高校档案信息管理系统的建设需要接受严格的监控与验收。首先，信息系统的设计应该遵循我国档案信息化工作的相关国家标准，具体如：《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）、《数字档案馆系统测试办法》等。其次，系统研发过程坚持分级控制，控制范围包括功能控制、数据控制及接口控制。功能控制是指系统每个部分具有单一的功能，数据控制包括规定各种数据使用的标准和规范，限定各种数据的使用范围，确定各种数据的保密级别，严格控制数据的更改等。接口控制则是指管理者从硬件、软件和数据的角度，对系统间的接口设置和数据传送进行控制。2再次，档案管理系统的共建要满足合作高校档案信息的安全性要求。高校档案管理系统安全管控包括安全技术的运用和安全管理策略制定两个部分，具体工作包括数据的磁盘镜像备份、脱机备份和异地备份；校园一卡通身份认证；电子文件封装加密、电子印章和网关证书等。在具体的安全管控策略制定与执行过程中，可以邀请专业技术人员进行审核，信息安全方面的专家进行评估，保证管控工作安全有效。3
4.内外评估
高校内部项目评估的重点是设计理念与系统功能，评估过程应实事求是，重点解决共性矛盾，避免责任的推诿和目标的冒进。合作高校派出代表，项目委员会成员制定评估办法，参照评估办法，分析高校档案管理系统与各高校档案管理业务需求之间的差距，找出系统改进的方向。各高校自身建立自我评估体系，按照自我评估体系对合作质量进行自我评估，并对其中出现的问题提出可能解决的方案。政府可以作为外部评估方参与到系统的审核中，外部评估的重点是项目的实施运营情况和合作质量，分析项目的技术、经济、社会效益和影响力，为项目管理提供经验教训。国家高校重点建设项目由国家计委制订评价规定，编制评价计划，委托独立的咨询机构来完成评估。目前国家计委主要委托中国国际工程咨询公司去实施项目评价，项目组课题组运用其权力，自上而下地对高校合作体系进行监控与评价和监督。政府可以授权建立高校合作的评估协会，协会具备组织的独立性和学术上的权威性，其成员，运用审计和评估的方法，负责协调，鉴定和认证等工作，成为高校合作保障体系的重要组成部分。专家组成员，既要有一定数量的同行专家，也要有一定数量的相近学科专家和横向专家，甚至可以聘请国际上专家来合作评估。4考虑到我国高校间管理体制差异、地区间网络化程度的不平衡以及档案馆信息资源分布的不均等因素，在选择确定我国高校档案信息管理系统共研共建模式时，必须坚持因地制宜，多元共存，循序渐进的原则，使合作过程充满活力与朝气。
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作者：白云
