1）各部门在运用档案信息管理类软件的过程中所采用的技术水平不同
导致各部门间管理水平存在不同程度的差异，造成不少管理效率较低的档案资源需要重新进行录入，严重降低了档案管理工作的质量与效率。此外，企事业单位内部在运用档案管理软时，还存在某些质量方面的问题，严重阻碍了档案管理信息平台的有效应用。当前，不少企事业单位内部的档案管理制度存在不合时宜的情况，主要体现在档案管理方式不灵活，管理效率较企事业单位档案机构的调整稍有滞后，导致档案管理无法很好地满足新时期对档案管理工作提出的新要求。
2）档案管理软件及设备难以满足现代化需求
而且软件管理系统智能化、数字化水平较低，此外，由于缺乏足够的灵活性，难以很好地适应机构调整对于档案管理工作提出的要求，用户查询档案信息的效率较低企业配置的软件应用水平较差，实际管理过程中极易导致重要的档案信息数据丢失。
3）管理软件现代化程度不高
导致档案查询及使用软件过程中出现难以查询，或查询信息错误等状况。由此可见，亟需进一步深化档案管理信息平台的应用，加快构建统一、标准的档案管理信息平台，以解决这些问题。
4）进一步明确应用需求及目标
就目前档案管理信息平台应用中存在的各种问题，相关专业人员全面考虑了企事业单位目前档案管理信息化建设水平，认为应加快构建内部B/S多层应用体系，利用SOA、J2EE等现代化技术，进一步深化档案管理软件的全面应用，解决当前档案管理中存在的诸多问题，进一步提升档案管理信息化水平及管理效率。除此以外，应进一步明确应用目标，推动企事业单位的档案信息逐步朝着横向集成、纵向贯通、全面分享方向发展。具体而言，应积极开发档案管理信息平台的各项功能，全面实现信息化传输、网络化利用、自动化管理等目标，充分发挥企业档案管理功能。此外，还应进一步开发多种诸如全宗、门类定制等的定制功能，使档案管理信息平台能够随着业务变化而自行进行定制，减少由于业务变动所引发的二次开发的时间与费用，以便使用。要求档案管理信息平台应包括如下应用模块：企业知识、部门知识、个人知识、应知应会以及你问我答等，其中，数字档案主要在企业知识这一模块中，针对不同档案的属性可将其分为如下几类：文书、生产、科研、合同、基建、设备、声像、实物、招标等档案。其中，档案检索条件主要包括文号、题名、机构、主题、分类号、负责人、起止日期、文件主要类型、关联词等等。对于档案管理信息平台而言，其主要将保障档案资源的真实性、完整性、可用性及可靠性等方面作为主要目标，明确该平台的十大基本功能，即明确所需收集的档案，确定档案信息存储日期，并完成档案的收集、登记、分类、保管、储存、跟踪、开发利用、计划实施，并完成档案管理整个过程的全面记录。用户可以以学术研究、工作考查情况、经济建设、政策落实等目标为依据，对档案进行检索。通常而言，档案管理信息平台内嵌智能操作平台，在进行检索的过程中能够智能理解信息，并对档案资源的内容展开各种分析，以及文本挖掘、提炼内容等文本智能化处理，从各种无序、庞大的数据中找出数据相互间的规律以及关联性，从而实现了档案信息资源应用价值地进一步提升。除此以外，档案管理信息平台还具有某些特殊化的应用，如档案分类并非全部应用业务职能分类法，有些根据业务活动进行类别划分，同时，综合应用了机构的级别、性质，文件格式、所属区域等分类标准。
作者：王萍 单位：南阳医学高等专科学校
