随着信息化时代的到来，尤其是计算机技术的全面使用，不同行业以及不同单位等都进入办公自动化趋势。档案馆逐渐打破了单一的传统管理模式，出现电子档案(electronicrecord)和纸质档案（paperarchives）并存管理的现象。在相当长的一段时间内，电子档案和纸质档案并存情况将成为历史发展趋势。笔者将根据相关工作经验，综合分析电子档案和纸质档案在管理中的特点和差别，通过对比纸质档案和电子档案管理，充分说明纸质档案和电子档案并存的重要性，就如何提高纸质档案和电子档案管理质量提出针对性的解决措施。任何档案信息资源都是以一定的物质形态存储或者进行传播的，以纸作为存储介质的纸质档案或者以光盘存储介质形成的电子档案，不管在古代还是近现代，都具有档案信息传播作用。随着现代科学及时的广泛应用，档案信息的存储方式正在发生着变化，与此同时存储形式也发生着相应的变化。按照记录性质所采用的相关设备和技术中，从整体而言，可以归为以文字记录为特征的纸质档案，以数字记录为特征的电子档案。根据现阶段我国档案管理的工作基本现状，纸质档案和电子档案出现不同属性和不同特点，纸质档案和电子档案互相依存和兼容，协调发展纸质档案和电子档案持续的时间比较长。在纸质档案和电子档案并存的时期内，科学合理的管理好档案工作，使得档案管理工作趋向多元化发展趋势。
1.电子档案和纸质档案共存的基本现状
随着网络技术的发展，90%以上的文件产生方式均为电子化，电子档案的产生也变得更为普遍化。纸质文件和电子文件共存是同一份文件依托不同的载体而进行利用，纸质文件和电子文件是一对一存在的，想要实现纸质文件和电子文件可以通过以下２种方式来完成：（１）由计算机生成调子文件，然后通过打印形成纸质文件；（２）将纸质文件通过扫描手段之后再进行数字化处理，从而形成电子版本。1.1对电子档案认识不够充分，收集不够完整电子文件相对于纸质文件而言是一项新生的事物，人们对于电子文件的功能和作用没有得到充分的认识，尤其是先前比较熟悉传统纸质档案管理模式的管理者，没有及时准变好观念，继而将更多的精力和注意力放在纸质文件的管理上，对于电子文件的管理不够引起重视，最终造成文件资料收集不够完整情况出现。举例来说，各个档案形成部门从计算机形成电子文件，在归档时将电子文件打印成纸质文件之后移交给档案管理部门。但是，当档案部门归档之后，需要对纸质文件进行数字化处理，扫描之后将纸质文件转化为电子档案，此举不仅仅造成了人力物力财力等资源的浪费，还使得电子文件的使用被限制。1.2电子档案管理过程中存在一定风险电子档案是信息技术的产物，电子档案不断丰富了档案的表达结构和表达性能，而且也把安全性方面会出现的漏洞赋予在电子档案管理上面。电子档案在制作和传输中带来方便的同时，还带来了安全信息泄露的风险。
2.纸质档案、电子档案的基本特点
2.1纸质档案的基本特点（1）依附性。由于信息与遭踢之间的统一，构成了纸质档案原始记录性的特点，此种方式不仅仅体现在存储介质的原始真实性方面，而且还体现在原始依附性上面。在传统介质上，载体与信息之间是密不可分的，只有通过依附在纸张上的文字和形式等才能够了解承载到上面的信息；（2）耐久性。实践研究证明，纸张能够长期保存好档案文献。纸质具有很强的耐久性，在一定条件下发生水解反应时，不难发现纸质档案能够延长到上百年左右或者上千年的时间；（3）原始凭证性。从发展过程中来看，纸质档案是从当时使用的文件直接转化过来的，记录的历史情况和资料等比较客观，具有令人信服的凭证作用。2.2电子档案的基本特点（1）丰富性。电子档案信息存储具有丰富性特点，电子档案信息的存储介质主要是：①磁带；②光盘；③磁盘等。电子档案信息中的高密度性特点使得电子档案信息的存储量变得越来越丰富，相比起纸质媒体而言，存储的信息不仅仅能够简化各种信息档案管理环节，而且还能够保存大量的空间；（2）生动形象性。随着网路技术的发展，多媒体信息和电子档案互相融合之后，通过视频和数字代码等形式来存储信息的原来形态，不仅仅能够反映出信息的动态化，而且能够改变传统纸质档案的单一性；（3）准确性。由于电子计算机具有高效率的信息处理功能，通过记录代码或者数组等形式，对信息进行存储或者编辑处理，从计算机逐渐转换成可听或者可视信息，最终能够广泛提高档案信息开发工作中的各种处理能力；（4）共享性。网络和计算机技术的发展让档案的全方位建立成为可能，电子网络系统可以随时更换档案信息内容，继而得到最新的档案管理信息，与此同时摆脱空间和时间的制约，在不同的时间以及不同的地点进行共享成为可能，让人们能够从第一时间获得自己想要的文件资料信息。总而言之，电子档案有效缩短了查档案的管理实践，广泛提高工作效率，降低工作强度。
3.纸质档案和电子档案的主要缺点
纸质档案的主要缺点表现在：（1）同一实践和同一地点只允许一个人使用，而不能够将信息资源共享；（2）投入的人力比较多，工作量比较大且工作效率整体较为低下；（3）相同成果占用的空间比较大，给管理者带来很大不便，管理手段相对而言比较落后。电子档案的主要缺点表现在：（1）电子文件可以被修复，可以被复制，但是修复之后不会留下痕迹，也就意味着电子文件的原始性无法得到取证；（2）由于电子文件具有依赖性，所以导致电子档案不能够被之间进行观看和阅读等；（3）电子档案的共享性会造成档案信息的泄露，安全性也不够高；（4）电子档案对于环境的抗病毒和抗破坏要求比较高，电子档案中的存储介质寿命比不上纸质档案。
4.纸质档案与电子档案并存时期档案管理的策略研究
由于电子档案和纸质档案并存管理是历史发展的必然，所以在档案管理过程中需要充分利用好电子档案和纸质档案的优势，避免其劣势，以期能够两者之间互补充，最终提高工作效率。4.1建立科学合理的管理制度由于电子文件具有可复制性，所以应该将电子档案的保护贯穿在电子文件的整个使用过程中。基于此，档案管理的重点不再是档案管理本身，而是要通过建立科学合理的管理制度上，从而能够有效保证电子文件能够被及时收集，防止信息丢失的情况出现。与此同时，还需要注意电子文件形成之后由于格式的不断转换或者载体的不断转换，从而改变了自身存在形式。一旦无法确认电子文件的完整性，则需要从收集资料开始就进行相关记录，从而提供更为有利的利用情况。4.2提高档案管理工作人员的综合素质档案管理工作相对于其他职业来说在工作环节以及操作程序方面受到规则限制比较多，长期在跟文件资料打交道之后，由于缺乏新鲜感且工作内容单调枯燥，所以缺少新鲜感，在面对重复性的工作内容时，档案管理工作者出现心理厌倦的情况非常常见。随着信息化时代的到来，电子档案的实施，档案工作将逐渐转向多元化发展趋势。在通过举办各种讲座以及调整基础知识结构之后，加强计算机和网络方面的学习非常重要，档案工作工作人员对于设备的使用和维修能力也该有一定的提高，从而能够提高自身的服务水平。4.3改进档案保管设施。不管是纸质档案还是电子档案，两者皆是以一定的物质形态而存在的，因此需要具备相应的设施来维护其完整性和安全性。纸质档案中以案卷作为最小的保管单位，其基础保管设施包括：（1）库房；（2）卷皮；（3）档案装具；（4）卷盒；（5）基础档案保管的技术设备等。由于纸质档案存储的信息量比较小，再加上形成的案卷比较多，随着时间的发展，纸质档案的管理工作会越来越重，因此会给库房造成巨大压力。目前来看，对于档案库房紧张问题，以新型材料为介质的电子档案解决了上述问题的存在。电子档案保管方式相对而言更为便捷，只需要一张小小的光盘或者一个U盘就能够将档案信息进行有效管理。因此，相关工作人员只要保管好磁盘或者光盘等，就可以减少库房的压力，从而节省了大量的人力物力财力。4.4采取切实可行的信息保护措施。信息安全技术相对于电子档案数据的原始性来看非常重要，电子档案的管理则需要通过以下几个方面来采取安全保护措施：（1）入口；（2）传输；（3）使用等。现阶段来看，保护电子文件信息不被删除或者不被修改的技术途径主要有以下几种：（1）数据加密方法；（2）防火墙技术。
作者：王文明
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