一、人事档案管理多元化的必要性
（一）人事档案使用者需求的多样性
人才是市场经济赖以发展的基础，无论什么类型的单位或者企业都注重人才的招聘，尤其是对那些技术性的管理人才，需要单位或者企业通过各种方式对应聘的人员进行考核、试用，才能决定能不能最后录用，这其中就需要人事档案来提供应聘人员的一些信息，以方便我们进行人才的选拔录用。另外不同单位对人事档案的内容需求和结果运用都是不一样的，这就最终导致人事档案的管理机构在档案内容的制定、传递方式的选择以及载体的确定时存在差异，这就要求人事档案管理机构在制定档案时不能只是局限于本单位使用，同时也应考虑到更大的受众群体。
（二）人事档案的内容来源广泛且复杂
人事档案的管理对象以及服务对象都具有一定的社会性，这就使得人事档案的来源途径很广泛，其内容也丰富多彩呈现复杂性。例如，一个人事档案管理机构所保存的档案内容，如：职业种类，社会身份，户籍种类等方面都存在很大的不同，所以服务对象就呈现一种复杂性和丰富多样的状况。
（三）人事档案的管理要适应市场经济
社会主义市场经济的快速发展导致人事档案的管理政治化程度降低，也减少了其神秘性，另外，随着互联网通讯技术的发展，人事档案管理和服务方式也在不断的改变。目前，很多人事档案管理机构都采取网路化的服务和管理对象，使各个人事档案的管理部门能够和当事人本身进行信息的交流，传统单一的交流方式正朝着多元化开放式的交流方式转变。
二、我国人事档案管理现状及问题
（一）档案内容陈旧与规范性缺失
我国的人事档案目前偏重于工资待遇、家庭情况的记载，而忽略了对管理能力、个人特点以及工作绩效的描述，所以档案内容受到很大的限制。这是由于，档案管理缺乏规范性，在市场经济状况下，人员流动性比较大，流动方式和流动速率也变化不一，这些外部环境的改变就导致了档案和人之间的分离。
（二）档案管理不严与技术含量低
我国人事档案在管理的严谨度和技术含量方面都比较薄弱，例如，我国人事档案管理的主要方式是手工操作为主，虽然目前我国人事档案管理机构配备了现代化的管理工具如电脑等，但是电脑也只是处理基本的自动化办公程序。目前人事档案的管理方式还属于传统的编目立卷和存库入库等，这与目前信息通讯技术快速发展存在很大的差异。总之，人事档案较低的管理效率和落后的自动化管理水平严重的制约着我国人事档案管理的发展。
（三）档案服务单一与利用率滞后
我国人事档案管理只是对人事信息的搜集管理，而程序化收集的内容实际用处并不大，这是由于人事档案管理机构没有采取措施对人事信息进行开发和利用，管理机构支持程序化的管理而缺乏服务的主动性。与此同时，人事档案的管理项目比较单一，没能够向相关单位推荐专业人才，而且人事管理的信息化水平比较低，没有数据的搜集和统计，不能有效的体现人才的知识水平、专业技能及其年龄结构，对国家经济建设和工作决策也没有起到预期的效果，所以利用率比较低。
三、人事档案管理模式的多元化分析
（一）人事档案管理的监控对象分析
明确监控对象才能让监控主体明确其权责范围，更好地履行职责，具体来说人事档案管理对象应当囊括在职工、离职工、退休工以及未步入社会的人员，人事档案管理对象的多元化不仅局限于这种简单的分类，更多的是应当按照价值进行分类管理。
（二）人事档案管理的监控内容分析
人事档案多元化管理的价值主要体现在人事档案内容价值的多元化，人事档案在多元化的管理中包括人事档案的形成、保管以及流转。要想保证人事档案价值的多元化，就要在流转中进行监控，以在源头上保证其内容的真实，在保管中实现价值的增值。
（三）人事档案管理的监控手段分析
监控手段是赋予监控主体权力的主要途径，我国人事档案多元化管理的监控主要依靠法律手段，并通过档案法对违反档案法的责任人进行惩处追责。
四、促进我国人事档案管理多元化的对策
（一）完善档案内容与规范档案整理
做好人事档案管理工作应完善档案内容，规范档案整理，促使档案信息构成多样性，体现信息组织的多元价值。第一，加强制度建设，做到管理程序的规范化，比如档案的借阅制度、鉴别归档制度、保管保密制度、转递交接制度等等。第二，对于档案信息的收集要经过必要的鉴定，证实档案材料的真实性，力求文字清晰、手续完整、材料归档分类的条目准确有序，这样既便于信息提取与利用又可避免重复性劳动。第三，档案内容应反映干部的重大活动、重点工作以及任务完成的效果，各级资格考试的情况也应收集在册，强化信息组织的多元价值，为干部选举与社会性人力资源配置提供实际依据。
（二）加强执行力度与创新管理技术
针对我国人事档案管理不严与技术含量低的情况，应加强管理执行力度、创新管理技术、实现管理制度的精准化、管理程序的动态化以及信息处理的自动化。在管理制度的精准化方面，通过制度细化体现精细化作业，比如档案整理制度不能泛泛而谈，而应具体到立卷裁剪制度、装订制度、登记制度等操作细节，以实现档案更新的常态化。在信息处理的自动化方面，应配置完备的计算机与打印机、复印机与碎纸机等现代化办公设备，运用信息技术打造档案管理的数据库系统，变死档案为活资源，并利用管理软件减少劳动强度，降低工作量，缩短劳动时间，提高工作效率。
（三）重视功能开发与促进信息利用
我国人事档案管理应重视对档案服务功能的开发，使人事档案面向社会多元化的人才信息资源配置市场，适应市场经济需要，因此，应保障档案信息利用的方便性与快捷性，及时对信息数据库进行更新与维护，做到信息呈现的动态化，同时也应注重档案信息服务功能的开发，积极拓展档案利用渠道，使人事档案的服务面向整个社会。另外，积极借鉴国外的成熟经验。例如加拿大的公共档案馆下面有八个文件中心，其中一个就是全国性的人事文件中心；美国国家档案与文件署设置国家人事文件中心，它是专门保管所有离职人员的人事档案的档案馆，规模很大，内设文职人员、人事文件部和军职人员文件部。绝大部分人事档案都向社会开放、各界人士持合法证明就可以利用，较好地发挥了人事档案的作用。
作者：陈静 单位：陕西广播电视台人力资源部
