摘要：加强新形势下社会保险档案管理有利于促进社保体系改革，同时也是社会保险本身的需求。文章针对目前的社保档案管理现状进行分析，总结为管理形式不规范与手段落后等方面，并探讨了有效的管理方式。将文中提到的观点落实到实处，可促进社保档案管理工作不断的发展进步。
关键词：新形势；社会保险档案；档案管理；管理措施
一、新形势下加强社会保险档案管理的必要性
1.是深化社会保险改革的需要加强档案管理工作落实，是对传统档案工作形式改革的必经阶段，只有完善的档案管理体系，社会保险工作才能高效开展。社保档案中记录完善的资料信息，原始资料一旦丢失很难补回，保险工作也无法继续进行。因此加强社保档案管理是一项十分严格的工作任务，传统的档案管理模式中，局限与纸质档案资料的管理，信息化技术并没有得到落实。随着管理技术不断发展进步，社保工作开展形式也在尝试改革创新，需要完善的档案信息作为支撑来进行。2.是社会保险业务本身的必然要求社保工作任务开展形式复杂，并且随着工作的落实，也会产生大量信息数据，不进行有效管理会出现丢失现象，保险办理工作也无法继续进行。各单位在运行期间会出现人才流动，保险缴纳单位也因此发生改变，但在档案中详细记录的保险基金缴纳情况。对档案进行严格管理，便不会发生因人才流动而出现的社保缴纳混乱现象，为工作开展提供了持续稳定的保障。人才流动期间需要对部分信息资料进行转移，由新的用人单位继续保管，社会保险缴纳情况也是由双方共同商议的。保险行业本身具有及其严格的制度体系，加强档案管理符合社保工作特征，也能够为工作开展打下坚实基础。3.有利于社保部门提高业务质量和办事效率通过对社保档案的严格管理，基层员工工作开展形式也能得到规范，面向社会群体开展服务时更高效。通过对档案内信息资料的查看总结，可以发现工作期间存在的问题，并通过探讨整理出有效解决方案。如果不对档案进行严格管理，工作期间存在的问题也很难被发现，自然会影响到社保单位面向社会群众开展服务的质量。群众遇到的问题也得不到高效解决。管理过程中发现档案内部信息不完善会及时的解决，重新搜集整理，为社保工作开展提供保障。
二、目前社会保险档案管理的现状
1.社会保险档案多头管理，管理不统一虽然档案管理得到了足够的重视，但工作落实效果并不理想，存在很多弊端问题有待解决。最常见的是管理形式得不到统一，基础工作规范性不足。社会保险办理以及基金缴纳期间，或产生大量的资料报表，由多各部门共同参与完成，这一特征也造成了管理任务开展缺乏统一的体系，资料管理也是在多个部门完成。这样在管理职责上存在很多重叠的部分，群众需要对资料进行调动时要在不同部门办理手续，降低了工作效率。同时各部门工作理念也不同，现阶段尚未形成完善的查询体系，资料信息也没能通过网络平台实现资源共享，阻碍社保服务开展情况，也不利于社保任务开展。2.缺乏专业社会保险档案的管理标准和规范社档案管理仍采用传统方法，纸质资料长时间使用容易破损，影响对内容的查看，一旦档案管理室出现突发事故，例如火灾。档案一旦毁坏不能复原。计算机设备虽然在社保办理环节中得到了广泛应用，当并没有在档案管理工作中得到应用。在管理制度中只是对档案管理安全性做出约束，而管理形式并没有明确的规定，这也是信息化档案管理方式落实程度不足的原因，在工作期间会频繁的使用到档案，并且档案的数量也会逐渐增多，如果不对其是否需要归档进行划分，工作任务的艰巨性也会因此而增大。3.手段落后，管理水平低档案管理是社会保险行业改革的保障，但目前存在的问题是方案管理方式落实，不能满足社保改革发展的需求。一些档案室内安全设施达不到规定标准，存在严重的火灾隐患，通风设施不足，室内空气流动性差，潮湿环境下档案内的纸质资料很容易发霉，或者受到虫蛀损害。社会保险体系改革期间，对原始档案使用频繁，目前的管理方式更不利于使用，单是查找信息就会浪费大量的时间。通过信息化技术来建设电子档案，在使用效率上会有明显的提升，这也是档案管理需要完善的内容之一。
三、加强社会保险档案管理的设想
1.提高公民的社保档案意识加强社保档案管理工作的落实完善，首先要提升群众的档案使用意识。配合基层档案工作人员完成内容补充任务，对档案中的基础信息进行核实，发现不完善的内容也能及时整改。这样开展档案管理任务才更加真实有效。除此之外，还要提升工作人员的积极性，明确档案管理职业。作为基础工作，开展期间要有完善的基础设施，对于使用年限久远老化严重的设施进行换置，以提升使用安全性为目标。定期对档案管理情况进行检验，发现问题第一时间解决，取得群众的满意。档案管理不只是安全，更重要的是发展档案使用价值。2.健全制度，规范程序对档案管理内容进行完善，规范管理任务开展形式。档案管理是社保中的基础工作，只有在完善的制度约束下才能够保障进行的有效性。随着社保办理的进行，会产生一些信息资料，需要及时的整理到档案中，这样能够避免原始资料丢失问题发生。管理制度完善是一项长期工作任务，制度运行期间如果与实际工作需求产生冲突，可以进行局部完善，即保障制度的科学性，也不会对档案管理工作在基层的开展带来影响。各部门之间也要加强交流沟通，提升档案管理任务完成质量，规划的工作程序也更具有可行性。3.国家和省应尽快制定社会保险档案管理办法单位加强内部控制能够完善工作任务完成质量，除此之外，还需要上级管理部门制定统一的制度体系，发现违规操作现象也能及时的治理，避免；类似问题再次发生，使社保档案真正发挥作用解决实际问题。管理人员应当深入基层开展工作，善于发现并解决问题，这样能够促进基层档案管理工作人员逐渐向规范的流程进步。4.要“软”件、“硬”件一起上加强信息化技术在基层档案管理中的落实，工作人员长期在固定的工作模式下，对信息化技术接收能力差。针对这一现象，可以在基层中开展教育培训，改变传统的人力资源利用形式，在岗位中形成流动性，这样员工才能投入更多精力在工作中，探讨创新管理模式，面向群众开展服务的质量因此得到提升。档案管理软件使用过程中能够对资料进行安全管理，基于网络环境下运行可以实现远程信息贡献，技术人员定期对软件安全性进行检测，这样便不会受到病毒的侵入风险。软件功能是可以开发创新的，为操作者提供更多的功能选择，信息调取时间也有明显的减少。5.搞好人员培训对工作人员定期培训也能够促进档案管理进步发展，培训内容包括专业知识与相关的法律法规，为群众解答与社会保险相关的问题。重点针对计算机基础操作能力来进行，掌握简单的维护方法也十分重要。
四、小结
加强对养老保险档案管理人员的岗位培训和继续教育，拓展档案人员的思维、知识面，不断提高养老保险档案业务水平。此外，还要认真做好养老保险档案工作人员计算机应用的理论和技能培训，提高社保处养老保险档案管理现代化水平，加快推进档案信息化建设，充分利用档案资源信息为领导决策提供依据，为参保单位和参保个人提供优质便捷的服务。
参考文献
[1]沈加琴.浅谈新形势下如何做好社会养老保险业务档案管理工作[J].档案与建设，2013（，8）：73.
[2]王春红.浅析如何做好社会劳动保险业务档案管理工作[J].现代经济信息，2015（，4）：117.
作者：王淑敏 单位：济宁市任城区社会保险事业局
