摘要：OA指的是利用现代科技技术将办公业务物化于各类自动化设备，合理推行、普及与运用OA是强化内部管理、改善办公环境、降低运营成本与提升办公效率的有效措施。应用计算机技术是实现OA的前提条件，计算机科技技术可以高度集成网络技术、信息技术及通信技术，提高制度管理、会议管理及公文流转效率，能促使OA形式向智能化、平台化、多媒体化及便捷化的方向发展。本文分析了计算机技术在OA中的应用情况，旨在实现节省时间、避免或减少损耗、获得有利竞争条件及增加效益等OA目标。
【关键词】自动；计算机；办公；技术
计算机技术综合性强、涉及面广，与现代生活、经济发展与社会发展息息相关，具有强大的数据储存、运算、控制、输入及输出功能，还具备一定的判断能力、感知能力、学习能力及思考能力，因此在医疗服务、家庭生活、金融交易、商业买卖及企业管理等诸多领域中发挥了重要作用。在办公自动化（OA）领域中应用计算机技术，可以有效变革工作方式，有助于高效传递及准确处理各类数据信息，避免浪费过多时间及人力，提高决策效率，有效提升OA水平，促使精细化办公、科学化办公、现代化办公与自动化办公实现有机结合。
1应用
1.1在OA综合管理中的应用
在OA综合管理中应用计算机能够全面监控、全面跟踪各个办公环节，包括公文处理环节、汇报环节、审批环节与下发环节等，确保办公流程得到有效控制，从而高效完成车辆管理、图书管理、会议管理、物品管理、接待管理、用餐管理、领导日程安排管理及用章管理等综合性管理工作。在出现OA管理问题的情况下，能够及时协调各部门、岗位的物力、财力及人力资源共同解决管理问题。计算机技术在OA综合管理工作中的具体应用主要体现在以下几个方面。首先，可采用计算机OA软件定义管理工作流程及设置跟踪管理控制节点，在OA系统中监控各项管理业务活动的流转情况，全面掌控办公人员的工作状态，根据管理节点与流程运转情况协调相应的管理职责，通过全过程监控管理工作降低OA的出错率。还可以利用OA软件协调管理机制中的各个要素，如管理流程、管理内容及管理目标等，在其中一个管理要素发生变化时，利用OA软件自动修改与之相关联的管理要素，同时提醒办公人员对工作流程做出相应的调整，进而全面监控管理工作过程、进度与实效，确保系统性、规范性开展OA管理工作。其次，利用计算机中的OA软件搭建公共交流平台，能够使办公人员在线交流各项OA管理事宜，在沟通交流中分享管理问题的解决方法，传递管理信息，并在集体性的头脑风暴中高效解决OA管理中遇到的问题。在OA设备发生故障时，计算机中的OA软件能够及时向办公人员发送预警信息，提醒办公人员及时采取措施防止故障扩大化，避免发生不必要的经济损失，使日常的OA管理工作变得更为有序化、便捷化。此外，应用计算机OA软件完成公文的核稿、审签、盖章及归档等工作，能够使内部办公人员共享公文信息，提高公文信息与管理过程的透明度。
1.2在远程OA中的应用
计算机网络技术与通信技术的发展有效提高了信息传输速度，同时使信息传输途径变得多样化，目前计算机所提供的信息传输服务已经在逐步完善，传输服务具有方便快捷的特点。在OA中应用信息传输及网络技术，能够有效提升远程OA水平。在远程OA中应用通信及网络技术的具体形式包括无线办公与视频会议。会议是一种常见的办公形式，在实现OA时应用基于计算机科技技术的视频会议，能够使会议突破时空限制，确保处于异地的总部办公人员、分部办公人员能够在网络通信技术的支撑下进行面对面的交流，及时在视频会议中表达想法，与其他办公人员集中讨论问题。例如，某跨国企业经常组织分公司的主管参加视频会议，在视频会议中针对相关问题进行讨论与研究，采用网上视频会议形式，无需办公人员在不同的地点来回奔波，有助于减少办公时间与精力，并降低工作强度。在远程OA中采用基于计算机技术的网上视频会议，还能提高各分公司传输资源与共享信息的速度，有助于促进跨国企业的远程OA实现良性发展。另一方面，应用无线网络远距离传输技术有利于实现无线OA。某企业为了确保员工能够在不同的环境下办公，包括移动办公、异地办公与在家办公，建立了VPN，VPN可穿越公用网络，保证安全传输数据信息，员工可以在办公室以外的地点连接VPN，在VPN中传输数据及进行办公。VPN中设置了使用权限，确保优先处理紧急事务，同时避免远程OA出现信息泄漏等安全隐患，并全面提升整个公司的办公效率。
1.3在OA数据处理与文字处理中的应用
在大数据办公时代，可随时将数据转化为资源或资产，由数据产生丰厚回报，为了能够使数据信息带来效益，在OA中应重视利用计算机技术处理各类数据，如生产数据、经营数据、资金数据、薪酬数据及人力资源信息数据等。在处理OA产生的数据时，可采用OfficeExcel、SOALServer或Access数据库等软件，利用OfficeExcel或Access存储、加工及整理数据，并对数据信息进行分析总结，根据统计分析结果制定决策，可以提高决策的科学性。因此，OfficeExcel或Access已经被广泛应用在金融OA、统计财经OA等多个领域。Excel可允许办公人员自定义单元格的格式、文字属性及字体，同时具有制图功能，可以将相对散乱的数据信息转化为直观化的数据图表或图形，如柱线图及折线图等，还能综合利用多种函数针对性统计分析OA数据，如员工工资表等。除了应用OfficeExcel或Access处理数据之外，还可以在OA系统中设置数据处理模块，利用数据处理模块管理OA中的收文与发文工作，将收文与发文时产生的数据信息统一录入OA系统中，在OA系统中统一建立发文，利用收件箱或发件箱浏览发文、查看详细内容，或将数据库中的部分公文删除。无论办公时采用纸质文件或电子文件，均需要利用计算机处理文字，包括文字录入、文字排版、文字存储及文字发送等，在OA中常用WPSOffice及MicrosoftWord处理文字，Word为计算机操作系统自带软件，WPS的功能较为齐全，不但具有文字排版等基础功能，还具有自动审查、图片转文字、文字输出图片或PDF、文档修复、智能备份、生成链接发送及朗读文字等特色功能，可在处理文字时将界面调整为夜间模式或护眼模式，文字处理界面较为清晰，能有效简化文字处理过程及提高文字处理速度。
2应用要求
为确保在OA中顺利应用计算机技术，需要把握好以下应用要求。首先，办公人员应能够熟练操作PPT、Excel及Word等常用OA软件，同时能熟练运用电子邮件、QQ、微博及微信等资源搜集工具、信息交流工具。特殊岗位的办公人员应能够熟练运用专业软件，如会计财务人员应能熟练使用EAM、“管家婆”、“金蝶”等专业财务分析软件，工程设计人员应能够熟练运用绘图工具及3Dmax软件。其次，应合理配置OA资源，包括打卡机、传真机、复印机、扫描仪、打印机及计算机等，保证局域网及操作系统能够正常工作，同时根据OA要求制定办公设备管理制度，确保办公人员自觉维护OA设备。在条件允许的情况下，可安排专业技术人员根据OA的发展特点不断开发及更新专业软件，保证OA系统具有精密、高效、安全的特点，防止内部资源、内部资料等信息外泄。此外，应确保断网或网络信号不稳定时OA信息传输质量不受影响。为有效传输OA信息，可以安装BWV软件。BWV软件可以确保计算机在无网的情况下远距离传输信息及重要的OA文件，如应用程序、文档及表格等，且具有操作方便、高速传输信息等优点。为了使BWV软件正常传输信息，还需要配置传真机、电话线及FAX/MODEM等设备。
3结语
综上，虚拟现实、多媒体、数据库、通讯及网络技术等现代化计算机科技技术为OA的发展提供了良好的契机，有效加快了OA的开发与普及进程。为了确保计算机的优势能够在OA中得到有效发挥，并逐步完善OA系统的应用功能。应设计出标准化的OA应用软件，提高计算机网络技术的服务效益、综合效益与通信效益，确保组合配套的OA设备与计算机能够实现协作运行，保证计算机广域网与局域网、文件存储硬盘、扫描仪及打印机、OA系统等实现正常运转。此外，应严格执行计算机应用标准，不断吸收新的OA技术。
参考文献
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作者：于洋
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