1实施方法及应用举例
基于OA协同办公平台的创新成果提炼信息化管理的实施方法，共有5个步骤，依次为:①事先撰写文稿;②开启平台界面;③复制粘贴信息;④特需信息输入;⑤点击发送信息。前已有述，成果“提炼”涉及论文发表、专利申请、成果鉴定及奖项申报等多个方面的内容。下面，举一在“奖项申报”过程中对其实施“提炼”管理的应用实例，具体说明其信息化管理的实施方法，步骤如下:1)事先撰写文稿。将涉及有关成果“提炼”的管理内容，包括思路、想法、目标、计划、规定、要求、问题、建议、奖励、考核、通知、公示、提示、消息等，转为文字、表格类信息文稿，并进行编辑，即事先在电脑中撰写编辑好信息文稿(word版)，且将该文稿打开，为下一步骤的操作奠定基础。结合该实例，先撰写好涉及“奖项申报”的word版电子信息文稿，标题内容为“本年度一拖科技奖项申报工作完成，有9个项目申报了一拖奖项!”，并打开该文稿备用，如图1所示。说明:在该实例word版面左上角的“深度告知114．270(2013)”字样，系指为配合成果“提炼”信息化管理，本单位学术委员会创办的《深度告知》栏目，编号为114．270(2013)，其中，“114”为“(2013)”年度信息管理发布的期数排序编号，即2013年发布的第114期管理信息，“270”为栏目自创办以来发布的管理信息总期数编号。2)开启平台界面。开启OA协同办公平台，在标题栏中选择“文件传阅”栏目，随后点击进入该栏目的界面，如图2所示。再在“文件传阅”栏目界面左侧“事项分类”框中选择“新建事项”栏目，点击进入该栏目界面，如图3所示。3)复制粘贴信息。复制步骤1)中信息文稿内容，包括文字及表格，粘贴到协同工作“新建事项”界面中的文本框中，并通过其上文本框设置项(如格式、字体、行距、字号等)进行适度调整，直至达到适意的屏幕效果为止。结合该实例，将步骤1)中撰写好的文稿信息复制粘贴到文本框中，如图4所示。4)特需信息输入。“新建事项”界面中的“标题”框、“接受人员”框、“接受部门”框为特需信息，其中，“标题”框内信息需必填项，“接受人员”框和“接受部门”框内信息应二者选一填入即可。结合该实例，输入需发送的管理信息标题，即输入“深度告知114．270(2013)本年度一拖科技奖项申报工作完成，有9个项目申报了一拖奖项!”标题，另在“接受人员”框右侧点击“选择”，通过弹出的窗口选择信息接收人员，如图5所示。说明:如发送的管理信息随带有附件，可在该界面的文本框左下端点击“增加附件”，通过弹出的窗口选择需发送的附件，即该附件可随发送的管理信息一起随同发送。5)点击发送信息。上述事项处理完成后，点击图5左上侧中的“发送”，界面随即转入协同工作“我发起的事项”界面之中，从中可以了解已发送的管理信息标题、发送时间、信息接收人数、信息已阅及批示反馈等情况，如图6所示。至此表明管理信息的发送工作结束，返至步骤1)，即可进入下一工作循环。如欲浏览发送后情况，点击图6中的“深度告知114．270(2013)本年度一拖科技进步奖申报工作完成，有9项目申报了一拖奖项!”标题即可，如图7所示。另外，还可通过OA协同办公平台设置的回复意见功能，收集了解信息接收者的反馈意见，并予以实施相互间的信息交流。
2信息管理数据统计及平台管理屏幕例展
2．1年度发布各类信息管理期数的数据统计
本课题截至2013年底，已发送管理信息期数303期，总字数212595个，附表格224个。其中，2011年发送37期，撰写字数23874个，附表格18个;2012年办栏119期，撰写字数73188个，附表格75个;2013年办栏147期，撰写字数115533，附表格131个。管理信息内容不仅涉及论文、专利、鉴定、奖项及综合性的信息化管理，而且还涉及一些其他方面的信息化管理，如TRIS创新方法、外出参加学术会议、行业先进技术介绍、技术专著、技术培训等方面的管理内容。现以2013年为例，具体说明该年度实施信息化管理的期数统计，如表1所示。表1中的综合信息管理，主要涉及:“2013年创新成果提炼计划执行情况、年终总结”、“一拖公司2013年知识产权工作要点”等方面内容;其他信息管理，主要涉及:“工材所编著的第5本内部专著———《省鉴工作指南》已下发试用”、“孔春花等人专著《车辆零件热处理技术及应用实例》已在公司内限量发行完毕”等方面内容。
2．2基于OA协同办公平台信息化管理的屏幕例展
为更好地展示本课题的信息化管理情况，下面选择一些实例，即在OA协同办公平台上“点击发送信息”后的信息管理屏幕，例展如下。2．2．1“论文”信息管理屏幕例展该实例系选取2012年5月17日在基于OA协同办公平台“文件传阅”栏目上发布的“深度告知42．79(2012)”论文信息管理，标题为:“2012年度“创新成果提炼”工作要点简要说明(2)———论文”，内容涉及:论文指标确立、论文发表版面费报销及奖励、年度排名奖励、增加了违规考核等方面，其信息管理屏幕例展，如图8所示。2．2．2“专利”信息管理屏幕例展该实例系选取2012年9月18日在基于OA协同办公平台“文件传阅”栏目上发布的“深度告知81．118(2012)”专利信息管理，标题为:“截至9月中旬，工材所各专业科室完成年度专利申报指标明细告知”，内容涉及:2012年度各专业科室的专利申报指标及申报完成情况，另外，工材所【2012】材字第19号文件中的一些规定作了提示性的告知，其信息管理屏幕例展，如图9所示。2．2．3“鉴定”信息管理屏幕例展该实例系选取2012年11月24日在基于OA协同办公平台“文件传阅”栏目上发布的“深度告知96．133(2012)”鉴定信息管理，标题为:“省鉴佳讯快传，一项目国际先进，四项目国内领先，OK!”，内容涉及:2012年工材所5个工艺研发项目高质通过河南省省级科技成果鉴定的情况，以及2013年、2014年“省鉴”项目的筹划期待等，其信息管理屏幕例展，如图10所示。2．2．4“奖项”信息管理屏幕例展该实例系选取2012年5月24日在基于OA协同办公平台“文件传阅”栏目上发布的“深度告知48．85(2012)”奖项信息管理，标题为:“2012年度“创新成果提炼”工作要点简要说明(4)———奖项”，内容涉及:奖项申报指标确立、获奖奖励、影响进度考核、违规考核等，其信息管理屏幕例展，如图11所示。
3有益及实际应用效果和结论
3．1课题研究的有益效果
本课题的实施，除了能够有效地解决采用传统会议科研管理模式易出现的“文山会海”问题之外，还具有以下几个显著的特点:1)有利于解决以往召开成果提炼会议易与其他类别会议在时间安排上所出现的会议安排重叠冲突问题，有效地减少应参会者的因故缺会、寻人替会、无奈陪会以及穷于应付的情况发生。2)通过办公平台的快捷推送式传递成果提炼管理信息，不仅有助于信息接收者及时、准确、全面地了解信息内容，避免接收者承担“用笔”记录会议信息的负担，并可防止信息传送的失真或流失的现象发生。3)有利于解决成果提炼过程中所出现的信息接收者因一时外出办理公事所出现的无暇顾及所传送的信息内容的问题，可实现异时办公，即可以待其公事办理完毕后登录协同办公平台接受传送的信息并予以处理，确保其信息化的管理落实到位。4)由于采取了信息化管理，使得其在成果提炼过程中需要发放的公文、通知、计划、公示等大量纸质文件不再使用，即有利于实现其成果“提炼”的无纸化办公，节约了大量的纸张及印刷费用，降低管理成本费用。5)由于对其成果提炼实施信息化管理，因而有利于消除员工的厌会心理和减少参会负担，便于员工集中精力地处理自主计划的工作，提高工作质量;另外，有利于成果提炼过程的管控，提高管理工作效率，并留下成果提炼的信息管理资料，作为史料留存。
3．2实际应用效果及结论
基于OA协同办公平台的创新成果提炼信息化管理，已在我单位得以成功地应用，即2011～2013年间的实际应用效果，如表2所示。由表2可以看出，在2011～2013年间，我单位基于OA协同办公平台所实施的创新成果“提炼”信息化管理，已取得了显著实效。即，在3年里完成上述工作，仅召开了6次会议，且集中在省级科技成果鉴定的管理上，年均2次;另外，表2所述的信息化管理所涉及的纸质文件，除了需提交上级部门及一些必备自用纸质资料外，无再另用及印刷，即节约了大量的纸张及印刷费用。综上可以看出，基于OA协同办公平台所实施的创新成果“提炼”信息化管理，即对单位已创造出的创新“素材”进行筛选、整理、归纳、弃芜求精后所实施的论文发表、专利申请、成果鉴定及奖项申报等多个方面进行信息化管理，解决了以往成果提炼过程中曾出现的“文山会海”及衍生出的诸如参会者会议重叠冲突、因故缺会、寻人替会、无奈陪会、会议记录不全不准、会议信息传送失真等方面存在的问题，实现了无纸化和异时办公，提高了管理效率，满足了现代企业科研管理的创新要求。另外，该课题研究成果，可深度推广应用于其他类别的管理，如生产管理、行政管理、仓储管理、资源管理等，并具有可持续应用的价值。
作者：段华荣 吴蓓蕾 张雷雷 单位：第一拖拉机股份有限公司 工艺材料研究所
