一、当前企业档案管理工作中存在的问题
1.档案管理方式与企业规模不匹配。
分块管理模式的优点是各自负责建档与管理，使用方便，避免了集中管理的费用投入和人力配备，多用于中小企业或企业建立初期。缺点是档案管理缺乏系统，管理不规范，权属分散，责任分散，很难保证档案文件的完整性。分块管理模式的在公司内应用已历经八年，由于该模式建立初期的公司业务量、人员规模均远低于目前，选用该模式完成了以最少量的投入实现初创企业创建初期的档案管理需要的目的，是符合当时需要的。经过多年的快速发展，公司无论从业务规模上还是从人员规模上均已成为了一家大型现代化企业，其档案管理量已达到了新的数量级，分块管理模式下大量的档案积累已成为各板块的一项沉重负担，需要公司开展集约化管理和改进。
2.档案管理思维与公司快速国际化的矛盾。
首先，企业的档案管理的任务发生了根本性的变化。初创期，企业档案管理任务是依照法规完成相关资料、凭证的存储与保管，保证追溯的需要，其目的仅仅是满足法规的要求，属于最低要求阶段。企业成长期，档案管理的主要任务变为企业现代化管理的需要，即:不仅仅要满足法规的最低要求，而是它本身就是企业现代化管理制度的重要组成部分。在企业综合绩效提升期和国际化发展期，互联网思维时代的借鉴有着重要意义，该阶段档案管理的任务是将企业已有的大数据资源档案库加以利用，通过科学化的系统分析，形成本企业独有的特性，从而扬长补短形成本企业独有的竞争优势。其次，分块管理模式下人们对档案管理的重视程度不够，甚至认为是没有价值的工作。国际化企业的显著特征是内部管理的规范化，而分块式非集约化管理往往是粗放管理模式下的产物。同时，参与国际竞争需要强大的竞争实力，没有充分利用企业自身的档案资源挖掘企业自身的潜力与资源，不符合利益最大的需要。
3.档案场所与辅助设施急需扩容。
档案管理的内容和业务数量的急速增长需要更多存放空间、环境质量保障措施等与之相配套，例如：防火要求，室内空气清洁度要求，环境湿度控制要求等等。
4.档案管理设备缺乏。
随着档案管理任务的变化和工作量的增加，当量积累到一定程度时，手工管理的模式已经不能满足需要，例如海量档案数据的存入与借阅、档案数据的综合利用均需要借助一定的信息化软件设备来实现辅助管理。这一需求在原有的分块管理中是没有的，
二、档案管理扩容的规划与建议
1.更新观念。
积极引入现代企业管理理论对档案管理的要求与方式，彻底根除企业档案管理仅是一种附属工作、不能为企业产生效益的错误观念。应充分重视档案管理的重要性，充分意识到规范企业档案管理与挖潜增效之间的关联性，建立科学、正确的管理工作意识。
2.建立合理的档案管理构架，根据不同需求优化档案管理资源配备。
充分收集各相关单位的档案管理需求，形成完整的档案清册，从而建立科学的档案管理系统目录层级，依据不同的层级和权重统一分配资源，。例如：将重要性高、经常增补的财务档案等分配在档案室显著位置，方便随时存储与借阅；将审计关注度高的商务合同等档案资料设置专有的管理目录，并配套与之相适应的管理办法；工程档案由于档案量大，再次取用概率小，可分配在档案室的次要位置。
3.充分利用现代化技术。
大型企业的档案管理过程中，信息化软件的应用不可或缺。4.建立健全档案管理制度，强化专业人员的补充与培训。科学合理的制度是保障管理目标的前提。因此，尽快发布各种集约化档案管理的规章、制度、细则迫在眉睫。5.重视企业档案利用。企业档案是企业重要的宝贵资源，是企业领导了解企业综合情况的重要信息来源，也是企业特征、企业文化的重要载体。加以科学化的系统分析利用，可形成本企业独有的特性，从而扬长补短形成本企业独有的竞争优势。
三、结语
采用集约化的集中档案管理模式适合海洋石油工程（青岛）有限公司实际工作需要和未来发展需求，通过科学的规划和合理的新增资源配置将使其档案管理工作实现重大飞越。
作者：左晓静 贾红刚 单位：海洋石油工程青岛有限公司
