第一篇
一、做好声像档案管理易见成效
建筑企业，具有记录建筑艺术发展的历史使命。做好声像档案管理是其中最为简便易行的方式。1.声像档案对建筑企业的重要作用。利用现代声像技术，拍摄纪录各项建设活动，有助于回顾历史、了解城市与建设，为未来发展提供服务。管理好声像档案举足重轻。2.建筑企业声像档案管理现状。由于新技术、新材料等出现而造成声像档案管理产生的新问题，冲击了传统档案管理理念，致使大部分建筑企业声像档案处于零水平。3.做好声像档案管理注意事项。一是要注重声像档案的平时收集工作；二是声像档案保管和利用并举；三是声像档案的安全问题不容忽视。
二、“细作”——建筑企业档案的细化操作
（一）实施档案标准化管理有助于全面提升工作水平
建筑企业的档案管理适宜建立管理网络，而网状管理法最适合标准化管理的实施。1.标准化概念的引入及对档案管理的意义。“标准化”，是指为在一定的范围内获得最佳秩序，对实际或潜在的问题制定共同及重复使用规则的活动。标准化的实施，使情况多样化的档案管理变得“有法可依”、规范有序。2.标准化管理实际操作难度及对策。建筑企业实行标准化的最大困难是各子单位情况千差万别，而解决上述问题的基本原则是：标准适中、量体裁衣。首先，盘点管理网络中子企业的基本情况；其次，根据实际情况制定繁简适度的标准；最后，标准化检验及修正，保证该系统不断完善与发展。
（二）网络功能拓展与数据精加工前途无量
在信息技术飞速发展的今天，将高科技方法融入到档案管理中，会大大提高工作效率。这对建筑企业而言，同样非常适用。1.利用现代化手段进行档案管理是发展的必然趋势。社会信息化、国家资源战略将档案事业置于一个集理念、方法和技术于一体的综合环境之中，因此，传统档案工作必须发展、变革和创新。2.网络功能拓展的创新模式。大部分建筑企业利用网络进行档案管理还处在初级阶段，而完善的档案信息化工作还应当包括：动态交流、成果展示以及资源共享等需要开发的内容。3.需要注意的事项。建筑企业在进行网络功能拓展与数据精加工时需要注意的主要问题是安全，从软件、硬件及管理防范不安全隐患。
（三）采用“ABC管理法”事半功倍
在建筑企业档案管理中采取分层方式，既能保证重要档案得到重点管理，又能兼顾各类档案的全面管理。1“.ABC管理法”简介及其现实意义。“ABC管理法”是根据事物的主要特征，运用数理统计方法，进行统计、排列和分析，分清重点与一般，从而有区别地采取管理方式的一种定量管理方法。该法用于档案管理可以达到提效节能的目的。2“.ABC管理法”具体操作方法及注意事项。通过对档案统计年报的具体分析，建筑企业极易分清档案重点和非重点单位，因而也就能够主次分明地进行管理。值得一提的是，在进行数据分析及制定管理措施时要全面、中肯、恰当，避免偏颇，造成遗漏和损失。综上所述，建筑企业通过“深耕”与“细作”搞好档案管理，不仅是企业的要求、社会的需求，更是档案事业和档案人自身的需要。企业一定要解放思想、转变观念，推动档案工作不断向前发展！
作者：伊媛 单位：北京城建集团有限责任公司
第二篇
一、档案行政工作的精细化管理
1.加强档案工作领导，落实责任制
企业档案部门具有档案行政管理和档案保管、提供利用的双重职能，但档案工作的性质和地位决定了档案部门的行政管理职能难以有效发挥。所以，航天企业一般在最高管理层指定一名管理者主管档案工作，明确职责，领导档案工作人员依法开展工作；档案部门是企业档案工作归口管理部门，负责组织和推动档案工作的开展。其他各业务部门则指定一名部门主管负责档案工作，设置1～2名兼职档案员落实档案工作要求。
2.深化档案工作管理网络建设
档案工作管理网络是确保档案工作有序开展的关键。应建立三级档案工作管理网络，即企业领导一级、档案部门一级、业务部门一级。建立三级领导责任制的网络确保档案工作横向到边，纵向到底、推动有力、全面覆盖、不留死角。网络结构应固化，网络成员应相对稳定。
3.加强制度执行力和考核力
目前档案制度体系建设日趋完善，但实际工作中有章不循的情况时有发生。精细化管理首先从制度执行情况入手，检查哪些方面执行不到位、不够规范。制度不完善应加以改进，对制度执行不到位加以宣传和纠正。以法规制度为依据，以满足顾客需求为目标，制订归档计划，强化考核，奖惩结合，多管齐下，维护制度的权威性、计划的严肃性。
二、航天产品文件的精细化管理
1．建立航天产品文件的纵向管理模式
航天产品文件的管理模式没有统一的标准，但依据产品研制特点，采用按产品纵向管理模式符合研制工作的需要。航天产品文件管理体现了对科技文件全生命周期的管理，为此在产品研制中一般会明确一名档案员跟踪产品研制全过程，不断收集、积累产品文件，开展现行科技文件管理和文件阶段归档等工作。档案员职责明确、任务明确、服务对象明确，作为产品研发队伍中的一员，更能积极主动地为科研提供服务。
2．航天产品文件的精细化管理
航天产品文件管理是航天档案工作应用精细化管理的重点所在。航天产品文件管理流程可以分成文件形成阶段、预立卷管理阶段、文件流通利用阶段和文件归档与作废处置阶段（参见图1）。每个阶段都有关键环节，在关键环节上设置控制点，细化管理方法，严格管控要求，方能确保文件管理受控，保证产品质量。（1）文件形成阶段控制目前航天企业的技术文件都通过集成设计制造系统形成，虽然各级签署对文件技术内容和质量负责，但档案员审查环节和文件输出环节在文件质量把关上也发挥着十分重要的作用。签署流转中疏忽的问题会暴露在这两个环节上，所以岗位人员要按照有关文件管理制度要求审查和输出文件，将问题分类汇总，表格化管理，对共性问题采取措施，从而促进文件规范、有序流转，提高文件形成质量。（2）预立卷阶段文件控制在预立卷阶段，首先应建立文件、底图交接登记帐，做到来源清晰，有据可查。其次应建立文件、底图数据库并不断完善相关信息，定期检查文件实体，保证文件、底图帐物相符。同时规范文件更改管理，文件分发应有严格的发放程序。通常情况下，底图和文件更改管理是预立卷阶段关键控制点。通过集成设计制造系统流转的文件发生更改，有换版和换页两种形式进行操作。换版更改方式可以确保电子文件的更改与纸质文件（底图与文件）一致性，换页更改方式在保证一致性方面存在很大难度。在纸质文件与电子文件并存的情况下，允许采用换页更改方式无疑对设计师和档案员的责任心提出了更高的要求。档案员要在电子文件更改审查上把好关，对照原来纸质文件被更改页，确认电子文件相应更改页不影响其他页的内容。这部分工作量相当大，要求高，一旦疏忽会造成纸质文件内容不连续，这是换页更改在文件管理中存在的重大隐患，必须严格审查控制。（3）文件流通利用阶段控制在文件流通利用阶段，提供文件利用要严格按照借阅管理规定和保密要求履行审批手续。特别要关注跨产品或跨专业借阅涉密文件的管理，对关键技术、模型和特殊渠道获取的文件资料，以及涉及本单位知识产权和商业秘密的文件应按照知悉范围严格控制，履行相应的借阅手续。为确保纸质文件帐物一致，应定期组织检查核对，定期开展催还业务，跟踪文件流向。在借阅环节，条码借阅管理高效便捷，但在归还上容易漏销，会产生不必要的矛盾。为避免产生矛盾，应建立归还确认制，使借阅管理更精细化，无漏洞。对于外发的文件，发放记录应与分发申请单的要求一致，分发回执由接收单位签字盖章后寄回，发放单与回执单成套管理，一一对应，确保外发文件闭环管理。（4）文件归档与作废处置阶段控制文件归档是现行文件管理的最后阶段，做好文件归档工作可以为档案管理打好基础。文件归档应按图2的流程开展控制。一般包括前期的归档策划、归档实施和归档审查等环节。归档审查应包括本单位自查、院级和集团级审查验收等过程。档案部门应把握住自查环节，组织各级人员对归档文件的完整、准确、系统和有效性进行深入把关，方能确保归档文件质量，固化、保存航天产品的研制成果。文件作废处置是指文件发生更改后，对作废的文件和底图的管理。应做好作废文件登记工作，确保帐物相符。登记账上应注明作废文件的详细信息和作废依据，便于追溯查找。作废文件集中放置，积累到一定程度后，按照规章制度和保密要求履行审批手续，按销毁程序处置。
三、企业档案业务的精细化管理
档案业务环节是档案管理精细化的切入点，使每一个环节制度化、规范化、流程化是实施精细化管理的目的所在。在档案管理现有的流程基础上，从精细化管理的角度还应注意以下几点。（1）收集。收集工作的依据是各门类档案归档范围，超出归档范围的，应根据实际情况，了解文件材料是否有利用价值，没有价值的不应擅自归档。在收集过程中应注意文件是否有效，是否为原件，相关材料是否系统、完整。切忌全盘接收、全部归档。（2）整理。在整理中，应最大限度地保持档案文件之间的有机联系，这种有机联系主要体现在文件的来源、内容、时间、形式和配套关系等几个方面。在文件组卷时，案卷题名应反映卷内文件主题内容，不能简单而笼统。“卷”和“件”的格式、装订应统一、协调。（3）鉴定。应有组织、按程序进行鉴定工作，成立鉴定工作领导小组和工作组，对保管期限到期的档案进行鉴定。经过鉴定后，对确无保存价值的档案，出具销毁清单，办理批准手续后予以销毁。（4）保管。在保管中，应建立完善的档案库房管理制度，落实“八防”措施要求。应定期检查档案状况，以发现是否有霉变、虫蛀等迹象发生，档案实体秩序是否完好，一旦发现问题，要及时采取措施，妥善处理。（5）检索。档案检索包含信息存储和查检两个方面。存储阶段的著录标引工作十分重要，应准确反映档案的信息和属性特征。档案员应重视档案数据库建库和维护工作，对数据不准确的问题及时核对、纠正。（6）提供利用。提供利用工作基本要求是及时、准确。为此，应熟悉馆藏档案的内容和数量，保存状态和存放地点；以网络化的技术手段，建立档案全文数据库、多媒体数据库等。应改变“重藏轻用”的旧观念，变被动服务为主动服务。（7）编研。应设置档案编研岗，建立档案编研队伍。档案编研人员应参与科研生产活动，了解利用者的需求。同时，围绕科研生产需要选题，可走科研人员与档案人员联合编研之路。（8）统计。应建立健全档案的各种登记制度，如实反映本单位档案工作情况。应明确统计工作负责人，开展必要的统计工作培训，使其掌握统计工作的规律和特点，确保统计数据真实、可靠，反映本单位档案工作实际。总之，航天档案工作是支撑航天事业发展的基础性工作，在档案工作中融入精细化管理的理念不仅是服务科研生产的现实需要，更是档案工作可持续发展的必然选择，只有解放思想、与时俱进，才能使航天档案工作更加规范化、科学化，更好地助推航天事业的蓬勃发展。
作者：刘丽丽
