【摘要】继续教育档案是学校档案的重要组成部分，继续教育档案工作是办好学校继续教育的重要基础工作之一。本文从分析新形势下高校继续教育档案管理工作的内涵与分类着手，提出了加强和改进高校继续教育档案管理工作的途径与对策。
【关键词】继续教育；档案工作；内涵；途径
一、高校继续教育档案的内涵与分类
从内涵上，高校继续教育档案讲是学校档案重要组成部分，是高等院校在继续教育过程中直接形成的，对学校和社会具有史料和研究价值，有凭证或参考作用的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史纪录。简言之，就是学校在继续教育整个过程的完整记录，也反映了学生在校期间的综合表现。继续教育作为面向学校教育之后再教育，其教育特点决定了所形成档案的特殊性，然而，继续教育是在普通高等教育的基础上发展起来的,在管理理念、管理模式和管理方法上都借鉴了普通高等教育的一些比较成熟和规范的做法，因此，在继续教育档案工作也基本遵循教育部和国家档案局联合颁布的《普通高等学校档案管理办法》，其归档范围也不应脱离党群、行政、教学等门类的文件材料，考虑其独立性、特殊性及新时期载体形式的复杂性，继续教育档案的类目大致做如下划分:（一）文书类（包含党群、行政类）。学校的继续教育部门的各级党、政、工、团组织及职能管理部门（包括临时机构）在工作中形成的具有保存价值的各种文字材料、影片、照片、录音带、录像带、光盘；上级下发给的文件、电传；上级机关奖授予的奖品及兄弟单位馈赠给的纪念品等。（二）教学类（该处指大教学类，包涵学生类）。学校的继续教育部门的教师、研究人员和管理人员在教学管理与实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像、实物等各种形式载体的文件材料。既包括学历、非学历教育及长短期培训等工作中形成的计划总结、招生宣传、录取名册、合作办学合同和教育教学活动中形成的教学计划、教学大纲、教学进度、教材课程、教师聘任、典型备课记录、考试试题、成绩单、实习计划与总结、学历学位材料等，还包括培养各类学生的中学档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、毕业生登记表等。（三）其他门类档案。凡不属于文书类和教学类的档案均属此门类（因继续教育档案形成的诸如科研、财会、出版、产品等类别的档案材料相对较少，故不做详细类别划分，仅以“其他类”代表）。上述类目是按照档案材料的不同内容进行分类的，如果按照档案载体形式不同，档案分类又可分为文件材料类、声像类及实物类等。在具体继续教育档案管理工作中，很多高校基本采用是按照内容分类与载体分类相结合，但是无论采用何种分类方式，科学合理的分类都必须符合继续教育档案形成的客观规律和固有特点，保持它们的密切联系，使继续教育档案成为一个严密的科学体系。
二、加强高校继续教育档案管理工作的途径
高校继续教育档案的内涵与分类决定了继续教育档案类别的多样性、内容的特殊性、材料的重要性、载体的复杂性等特点，而随着我国继续教育事业的发展，继续教育档案管理工作取得了很大进步，但也存在着档案意识淡薄、制度规范缺乏、管理队伍薄弱、信息化程度低等诸多问题，迫切需要加强和改进，因此提出切实可行的途径与对策就显得尤为重要。（一）建立健全工作体制，提升档案工作意识。领导者应该站在全新的角度审视档案工作,不断加强对档案工作的组织领导，成立由主管领导为组长的继续教育档案工作管理机构，形成管理网络，建立管理体制。领导者应认识到继续教育档案管理在继续教育管理中的位置，提升继续教育档案管理意识。继续教育档案管理工作要顺应继续教育的发展规律，充分发挥继续教育档案作用，以方便各部门利用为目标，不断开拓继续教育档案工作的新局面。高校继续教育档案管理还要得到学校相关行政部门的支持，在经费、设备、人力等方面给予充分的保证，真正从行政上支持继续教育档案工作，这样才能保证高校继续教育档案管理工作的健康可持续发展。（二）注重业务管理规范，夯实档案工作基础。制度与规范是从事各项工作的遵循与依据，健全的档案管理工作制度，是学校继续教育档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保障，因此，必须致力于继续教育档案工作的制度化、规范化、科学化与专业化建设。要依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》及其它法律法规的有关规定和精神要求，并结合各学校实际，制定继续教育各门类档案归档管理办法、归档规范、保管期限等规章制度，让规章制度的制定和执行使继续教育档案管理工作充分做到了人员有职责、工作有规范、立卷有要求、借阅有规定、保密有条例、管理有措施，使继续教育的党群、行政、教学等门类的归档工作有章可循，从而保证档案工作的制度化和规范化。（三）加强人才队伍建设，提高业务人员素质。高校继续教育档案管理工作是一项技术性、专业性、规范性很强的工作，因此，继续教育档案管理工作不能闭门造车，必须加强各业务理论知识的学习与研究。档案人员不仅要熟悉继续教育工作，还要掌握档案业务知识，熟悉档案工作的各个环节，了解档案的收集、整理、鉴定、保管、编目和检索、统计及编研等各个工作流程，然而，目前高校继续教育档案管理人员的形势却是文化程度偏低与业务素质较低的，很多从业人员是未经系统的专业知识培训，其学历结构、知识水平、专业技能难以适应所承担的工作需要。因此，必须通过学历进修、实地调研、参观培训等方式提高档案专业人才队伍的综合素质、服务意识和职业素养。（四）注重软硬件设施投入，加快数字信息化步伐。随着我国继续教育事业的发展，其档案资料的数量越来越大，内容也越来越多，因此，达到“九防”要求的现代化档案管理库房和网络化的档案管理软件也成了继续教育档案事业的迫切需求，这就需要将继续教育档案工作纳入继续教育的整体工作计划中，在人、财、物等方面给予保证，加大软硬件基础设施投入。随着现代信息技术的发展，传统的以手工为主的管理方式必须得以改变，为此，档案部门可将纸质档案数字化扫描，将其转化为电子档案，建立目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等档案数据库，同时，应用现代化信息技术实现对继续教育档案的管理，实现档案资源的数字化和档案管理的信息化，通过信息加工和计算机网络的传输，实现继续教育档案资源共享。（五）完善档案服务体系，创新档案服务模式。继续教育档案管理工作的根本目的在于利用服务，因此，必须树立为学生服务、为校友服务、为学校继续教育发展服务的理念，不断强化档案服务职能，积极推进档案资源共建共享，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“文化库”。通过总结档案利用人次、利用卷次、利用时间、利用原因、利用效果等关键点，明晰档案利用服务需求，探究档案利用服务规律，分析档案利用服务趋势，优化档案利用服务流程。同时，听取相关人员对学校继续教育档案管理的工作内容与现状、业务流程与效率、服务意识与态度、制度建设与规范等方面的见解和建议，发现档案管理工作中有待进一步优化的工作环节和流程，提出整改措施以提高服务效率和质量。总之，高校继续教育档案工作人员一定要提高认识，与时俱进，在宏观的工作理念和微观的工作内容上进行不断的思考与探索，以提升高校继续教育档案工作的水平，从而为学校发展和社会进步做出更大的贡献。
【参考文献】
[1]邓绍兴,陈智为.新编档案管理学[M].北京:档案出版社,1996:17.
[2]刘红隽.成人教育档案管理中的问题及措施的探讨[J].中国成人教育,2014(22):70-72.
作者：贾爽爽 单位：中国石油大学（华东）教育发展中心
