一、资料形成的阶段性
总承包项目建设遵循一定的基本实施程序，尽管因各项目合同条款的差异而有所不同，仍可简要分为设计阶段、施工阶段、竣工交付阶段，每一阶段都会形成大量的技术资料和商务管理文件，它们之间既有密不可分的逻辑关系，又有明显的阶段、专业性质的区分。同时，由于项目从中标开工、设计、施工、验收，一直处于动态之中，因此，项目资料形成具有阶段性和动态性，要求项目的资料必须实行动态管理，即时分类、整理，才可保证其内容的可参考及可使用性。总承包项目资料形成于项目建设的设计、施工、竣工的全部专业技术活动和管理活动过程中，通常情况下包含建设项目的可行性研究、评估报告、立项、勘测、设计、施工、竣工、交付运营等主要专业内容，记载和反映总承包项目建设的全过程和全部技术成果。总承包合同项下的各个专业在设计、施工、竣工过程中形成的图表、表格、文件、声像材料等资料，均具有成套性、系统性的特点，其在收集、整理过程中均受系统性、成套性的制约。按项目设计、施工、竣工各阶段的时间顺序进行收集、分类、整理、编制，力求齐全。
二、总承包项目竣工资料编制的现状分析
（一）不同业主对竣工项目资料编制的标准各不相同。目前，对外承包工程企业在全球近200个国家和地区开展国际工程业务，每个国家对竣工项目资料的编制标准和要求各不相同。一是部分国家市场，业主将竣工项目资料的编制和移交作为项目竣工验收的一部分，只有临时交验的资料合格，才能完成项目竣工验收，结算工程款，释放保证金。这种情况下，总承包企业对竣工资料管理较为规范。二是一些国家、地区市场，业主对竣工资料的编制和移交在合同中并不做要求，只要交付合格的工程项目即可，造成一些总承包企业忽视竣工资料的管理和移交。由于前述国别、地区市场的差异,导致部分项目竣工资料的收集管理和移交归档存在漏洞，影响总承包企业的业绩积累，降低项目档案的查考利用价值，不利于企业获取更大的经济效益和维护自身的合法权益。（二）对项目档案的组卷、编目、装订标准了解不全面近年来，海外以设计施工总承包方式发包的项目越来越多，项目规模越来越大，大量现场人员参与到竣工资料编制工作当中。由于多数相关人员只熟悉业主的编制标准，对总承包企业的归档要求及标准了解不全面，对组卷的原则、编目要求、装订样式等相应标准理解不透彻，导致归档的竣工资料质量降低，影响档案的规范化、标准化管理效果。（三）竣工项目资料的收集、管理约束措施不健全总承包项目资料与项目的设计、施工进度同步形成，在项目实施过程中，由于缺乏有效的措施约束，相关的制度规定不能落到实处，设计、施工、管理资料的形成过程得不到有效的控制，忽视项目开工前期资料的收集，在竣工资料编制时，导致部分资料的逻辑关系不清，制约了项目如期竣工移交，也影响归档后的管理和利用。
三、总承包项目竣工资料的编制对策
（一）规范内部控制保障措施,强化对资料的质量控制
项目总承包企业在项目开工前，首先要根据总承包项目部的管理架构、业主对竣工资料的编制要求及总部基建档案管理规定，建立项目部资料管控制度和实施方案，要明确项目资料管理由项目经理、总工程师总负责。其次，总承包项目部要成立项目资料管理小组，确定项目部及设计、施工等各分包单位的资料管控责任，逐层建立、健全项目资料管理岗位责任制。第三，组织有关设计、施工等工程技术管理人员，学习、掌握竣工资料的编制及移交归档标准，为项目竣工验收和档案移交奠定基础。
（二）建立与业主和现场分包单位的沟通机制,强化对资料收集的过程控制
发挥项目总承包企业在竣工资料的管控和编制过程中承上启下的作用，应当建立有效的沟通机制，施行项目资料过程控制。一方面，多与业主、咨询沟通，准确掌握资料编制版本的修订内容，勤与分包单位沟通了解现场情况，及时将版本要求传达给现场，便于各分包单位将最终版本保存和利用，保证资料的齐全、完整、准确。另一方面，在日常的资料收集管理中，资料管理人员要与现场技术人员多交流，了解勘察、设计、施工进度和资料形成情况，对照业主的编制标准，及时通知现场需要编制归档的资料内容。通过总承包项目部的有效协调和整体把握，确保竣工资料及时移交归档。
（三）建立对项目资料管控定期检查的监督机制,强化对资料管理的手段控制
总承包企业的档案机构和设计、工程管理部门应参与到项目资料管控当中，定期对项目实施过程中各阶段、各分包单位所形成的工程资料管理进行监督检查，强化其资料的平时分类、收集、整理工作，对资料过程管理进行监督，保证竣工资料编制符合业主要求，顺利通过项目竣工验收，同时确保移交总承包企业的项目档案符合国家、企业的有关标准和要求。
（四）采取双重标准进行竣工资料编制,强化资料编制的方法控制
综合考虑总承包项目竣工资料编制方法国内外的差异性，采取“双轨制”的方法进行总承包项目竣工资料的编制。一是作为竣工验收一项重要内容的竣工资料编制，按照业主或者咨询制定的标准执行，确保项目顺利通过竣工验收。资料编制人员要结合国家、企业的有关标准和规定，充分利用企业档案信息化管理系统的功能，同步开展竣工项目档案的整理及向国内移交归档工作。二是在业主没有编制标准或不作为竣工验收的一项内容的情况下，竣工资料的编制应当按照国家标准、行业标准及企业标准进行编制，并及时移交归档，为企业储备知识资源。
四、加强海外项目档案人员队伍建设的建议
（一）强化企业全员的档案意识
一是强化总承包企业领导和项目负责人的档案意识，只有决策者充分认识到档案在维护企业合法权益、服务企业经营管理的重要作用，才能形成全员的档案意识，带动全体员工形成收集、移交档案材料的自觉性。二是强化海外工程项目资料管理人员的档案意识，只有增强对项目现场各类原始资料的凭证、证据作用的认识和管控，才能为项目收集、保存一套系统、完整、准确的第一手材料，才能在项目索赔、竣工验收及今后的经营活动，为企业创造经济效益和社会效益提供有效的证据。
（二）强化专兼职档案人员队伍建设
一支稳定的专兼职档案人员队伍，是做好对外承包工程企业档案工作的基础。海外工程项目的资料管理人员，定岗定责之后,应当尽量减少调动和调剂使用,即使身兼多职也应当以资料管理为主,从而避免资料遗失和缺漏。
（三）强化业务学习和培训
一支稳定的具有较高业务素质的专兼职档案人员是做好对外承包工程档案工作的关键。对外承包工程企业的专兼职档案人员，不但要精通档案管理，掌握档案的整理规则、方法，还应具备国际工程项目管理知识，具有较好的外语沟通能力和熟练使用计算机能力，只有具备较高业务素质和职业素养，才能不断创新工作方式，较好地完成总承包企业的档案工作。
作者：郭子岩
