1提高工作与学习效率
传统的文书档案管理大部分为纸质的书籍及材料，而且需要人工进行工作，导致了工作量大，对人工的需求增多，并且会消耗大部分时间，工作效率却不高，传统的管理模式已经不能够适应当前的社会发展。随着信息化时代的到来，计算机越来越多的使用在工作上，对工作的发展起到了促进的作用，而对于文书档案管理工作，其达到了对有意义、有价值的文档进行规范整理，替代了传统纸质文书档案管理的繁琐过程，提高了文书档案资料的查询、管理工作效率，便于文档管理人员对各类书籍的了解，减轻了文档管理人员的劳动强度，同时也能减少文档管理人员在操作中的失误，也为对文档有需求的人群带来了便利。文书档案管理信息化，不仅提高工作与学习效率，也是顺应社会发展的必然趋势。
2确保文书档案具有完整性
传统的文书档案管理常会受到管理模式的局限，使很多文书档案收集的不完全，从而造成了文件以及档案资料的缺失。相比较而言，信息化文书档案管理为文件以及档案资料的一致管理创建了共同的平台。在此平台上，所有的流程及环节都有严格的把控，在工作时间是由服务器进行对信息的统一记录，关于所有的信息有跟踪记载，每一处修改都会保存痕迹，做到有据可查，所有的数据都有严格的保存制度。文书档案的完整性可以为需要资料的群体带来方便，以往传统模式下的文书档案管理，有大部分的文档并不健全，这表明传统模式下的文书档案管理制度是不完整的，所以建立文书档案管理系统，实现对文档的产生以及保存过程的管理，以确保文书档案管理工作的完整性。
3信息化文档管理存在的问题
3.1信息化管理意识不足、管理思想落后
文书档案管理在档案管理工作中占有十分重要的地位。因而，将信息化技术有效的运用在文书档案管理的工作中，是提高工作效率和管理水平的重要途径之一。但是，现在的文书档案管理工作中，有一些管理者不能够清楚认识到信息化技术对文书档案管理的重要性，甚至有些管理者旧使用传统的文书档案管理模式和管理思想来展开工作，这就使文书档案管理工作依旧处于浪费时间、人力、资源的现状中，并没有解决根本上的问题。不能够认识到信息化管理的内容，无法正确的解决文书档案管理中出现的问题，这样更会影响管理的应用。
3.2文书档案管理过程信息化程度低
由于文书档案管理工作繁琐的工作流程，所以要求档案管理工作者有一定专业知识与对信息化认识深刻的管理人员，这样在对纸质档案进行收集和整理的过程中可以充分的体现出信息化的优越性。目前，有些文档管理人员依旧受到传统的文书档案管理模式和理念的影响，缺乏对计算机技术的认识，应用程度低，并且受到习惯的影响，更倾向于传统的管理办法，对纸质的书籍以及资料进行管理，对于计算机技术的使用只了解简单的使用流程，导致无法体现出信息化的优点，尤其是在大量的资料录入时，降低了工作效率，同时不能够保证文书档案管理的工作质量。
3.3信息化文书档案缺乏保密性
信息化文书档案管理虽然给生活带来了很大的便利，但是相对而言却缺乏保密性，从而使共享档案资源产生了障碍。信息化文书档案管理的形式以及介质都不固定，容易遭到侵入，并且电子文档不同于纸质资料的管理，在流传的过程中，容易被他人复制与泄露，文档丢失或被修改的内容不容易被发现，一旦被恶意改动后，管理人员没有发现资料已经被修改，就无法确定资料的准确性，会对资料的真实性以及权威性形成混淆。但是，如果为了保护文书档案资料的保密性，不将资料对外共享，这又会在一定程度上对资料的利用以及文书档案资源的共享形成一定的影响。虽然信息化带给我们便利的生活，但是却缺乏了保密性。
4信息化背景下改善文档管理工作的措施
文书档案管理在档案管理工作中占有十分重要的地位。为了使文书档案管理工作能够更好的为生活、社会服务，实现信息化的文书档案管理。应当对如何解决信息化背景下文书档案管理出现的问题应该从以下几个方面探讨：
4.1加强对文档管理的认识，打破落后的管理思想
文书档案管理迈进信息化需要现代信息技术作为支撑，要学习现代信息管理的理念，使管理人员意识到信息化为文书档案管理工作带来的便利与优点，着重提高管理人员对于管理工作的认知，打破落后的传统管理思想，转变管理理念，有计划地进行文书档案管理的信息化，并且要为文书档案增添资金资源与人力资源，信息化时代的青年投入到工作当中，将信息化设备充分的投入到管理工作当中，将文书档案资料进行有序、合理地分类与收集，逐渐完成文书档案管理工作数字化和信息化的目标。
4.2增进文档管理者的业务能力，提高工作效率
文书档案管理信息化的完善需要具有高素质、专业知识能力强的管理者。要求文书档案的管理者要会运用计算机技术，熟悉文书档案，对信息利用与安全保密等知识都要运用自如。因此，要对文书档案管理的管理者的业务能力进行培训，了解现代化技术，对办公用的电子文件进行编排、制作、使用和保护。加强文档管理者的能力，同时也提高了为客户服务的效率。这样在根本上增进了文档管理者的业务能力，使信息资源得到合理的分配，正确的管理，从而提高了工作效率。
4.3创建安全信息管理平台，使档案资源得到共享
文书档案管理的目的就是为了实现档案的资源共享，对原本的档案内容进行整理、改善之后并加以运用，信息化收集档案后以多元媒介出现在人们眼前，以便于人们对文档中内容的取得与传播，所以要求全方位的制定安全信息管理平台，才能够有效地形成档案资源共享。（1）文书档案的存储。文书档案管理的工作流程繁杂，内容较多并且任务量也比较大，首先要保障文书档案的保密性的实施，必须要利用信息化技术创建文书档案的数据库，要将有价值的文件分门别类的存储到相应的文档中，并且对存在文档中的文件进行收集与整理，这样方便了对某一类资料有需求的人群，同时也对不需要的资料进行了保护，增进了文书档案资源的利用。（2）提高管理人员的整体素质，组建有专业水准的管理团队。对于文书档案管理所需要的人，需要具备职业道德素养，遵守法律的相关规定，保护档案管理的秘密性文件。以提高文书档案管理效率为目的，要求应该聘用素质高的档案管理人员，需要档案管理人员具有对互联网的掌握，对档案能够进行学以致用，遵守保密原则。因此，要着重于对管理团队的培训，通过培训来提高管理者的理念与水平。
5结语
随着世界经济体发展，互联网以及计算机技术已经普及到各个领域。而在社会日益发展的趋势下，对档案管理的要求也不断地提高，目前，以传统的陈旧管理理念已经不能适应社会的发展，如果一意孤行坚持陈旧的管理思想就要落后，所谓落后就要挨打，所以要积极采取有效的改革措施，要在实际工作中加强信息化技术，提高档案管理的水平以及管理者的专业素养，推动档案管理进步和发展的进程。
作者：刘喜珍 单位：福建医科大学附属第一医院
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