一、提高办公效率
ARP公文系统与传统纸质公文办理方式最根本的不同在于通过网络传输以信息传递的方式实现，大大提高了传输效率。纸质公文从公文成文制作到各收文单位收到公文一般需要一到两周的时间，尤其中科院各研究所分散在全国各地，这种传统公文的传输方式给院所和研究所之间协同办公带来极大的不便，与作为“国家队”的研究所承担任务的政治性和紧迫性相互矛盾。ARP电子公文系统的实施解决了中科院与院属各单位因办公地点的分散而难以协同办公的问题。在公文系统中，公文成文经文书管理员加盖电子印章，并发送给主送、抄送单位，此时后台对公文与数据进行快速封装和加密，并将制成后的文件上传到ARP数据交换平台[3]，在几分钟内便能够完成中科院系统内各单位之间公文的传送交换。通过使用数字签章，ARP系统内的各单位能够实现相互间的电子公文传输，使得公文请示汇报、指导工作、通报情况、通知事项、上传下达不再受时间和地域的限制。
二、便捷查询、人性化催办
纸质公文的办理、查询、利用是以点对点的方式进行的，使用者只能通过文书管理员来查询公文，且查看留存文件必须以借阅、复印或者扫描的方式进行。ARP电子公文却是以点对多点的方式同时满足多个用户的共享需求。不同权限的用户可以在公文系统中的查询模块进行不同程度的公文查询、查看、下载与利用。ARP公文系统不仅能够极大地方便使用者对公文进行查询和利用，还缓解了文书管理员的工作压力。电子公文流转时，具有很强的透明性和可视性。公文参与角色可以随时查询自己办理过的文件全部流转过程，如办理方式、步骤、人员、意见和结果等，对公文的整个流转进程实时跟踪，随时掌握公文的去向和办理状态。图3左为收文办理过程，右为发文反馈。公文承办者通过实时查看公文流转情况，追踪公文去向，保障公文及时处理。ARP公文系统还特别人性化地设置了催办功能。在公文处理过程中，通过系统的“消息提醒”功能以短信或邮件的方式提醒承办人及时办理公文，缩短公文处理时间，提高办公效率。
三、公文系统的拓展应用
作为ARP公文系统的用户，我们根据ARP公文系统的基本功能和特点，结合研究所日常管理工作，对公文系统的拓展应用作一些探讨。
（一）内部签批件的应用内部签批件是公文系统中单位内部使用的非正式公文，相对于正式公文而言，内部签批件的流程设置和使用具有较强的灵活性，单位内部人员均可成为内部签批件的发起人。此外，内部签批件还可与发文相互转换，当单位内部下行文需要传达给各部门和相关责任人时，可通过内部签批件发送。下行文签发用印完毕后，通过转内部签批件便可在系统中选择所需发送的人员，既方便快捷，又节省人力、物力和财力。内部签批件不仅可用于转发下行文，更可突破时间、空间的限制用于事务管理审批。正规发文请示之外还有较为传统的办公事务审批方式，如纸质、邮件、电话、口头等方式。[4]纸质审批方式虽然比较正式且可实现按流程审批，但在资源、人力、效率、保存、查找等方面有所欠缺，此外还容易受地域空间的限制；电话、口头的方式虽然较为便捷，但是不够正式严谨，且审批不会留下依据，不利于日后进行追溯；邮件虽然可以保存记录，但其稳定性、安全性无法保证。内部签批件的优势在于只要有网络，便能够突破时间、空间的限制，随时随地登录ARP系统进行办公和签批事务，实现移动办公。以往很多审批事务要等相关人员回所才能办理，现在可通过内部签批件向领导汇报事务。同时在内部签批件的模块中，签批件的办理信息都有所显示，是一个“所见即所得”的流程界面，在内部签批件的界面中能够直观地看到领导的签批意见，继而办理相关事宜。内部签批件模块可以视为一个内部沟通平台。通过这个平台，单位内部各部门各研究室之间和员工之间能够及时进行工作方面的沟通交流，提高日常办公效率，实现移动办公。
（二）公文归档传统公文归档时的难点在于对公文的分类和保管期限的划定，需要档案管理人员详细阅读和理解每一份公文后进行划分。ARP公文系统不仅实现了公文电子化，还将公文系统和档案管理系统无缝对接，给公文归档提供了前置管理平台。文书管理员处理完公文后，可根据公文的内容和性质有选择地对其进行预归档处理，并根据文件内容进行分类和划分保管期限，对不需要归档的文件进行不归档处理，通过系统自动提取文件的名称、文号、关键词、时间等信息。在公文归档模块中选择预归档文件，对预归档文件进行审核并提交档案管理人员最终导入档案库。通过文书管理员全程深度参与文书档案归档工作，不仅提升了文书管理员的档案业务能力，也实现了在公文处理阶段对文件的准确分类和保管期限的划定，缩短了归档的时间，提高了归档的准确性和完整率，并且能够实现文书档案电子目录与实体的一体化存储。
四、ARP公文系统的不足与完善
随着ARP公文系统的深入应用，结合实际工作情况以及工作中遇到的新问题、涌现的新思路，对ARP公文系统提出新的需求，希望更进一步完善优化ARP公文系统，实现新的突破。
（一）增加注办环节，实现公文闭合目前，ARP公文系统内来文阅件与办文办理完毕均显示“已归档”。公文承办人员办理后没有向分管领导反馈信息的渠道，这将会使得分管领导无法及时了解相关公文的落实情况；对于文书管理员而言，得不到承办人员的及时反馈，无法判断是否应结束催办。表面上看公文已经办结了，但却缺失了承办到呈报的反馈环节，没有能够形成闭合回路，无法保证交办的公文件件都有着落。鉴于上述问题，ARP公文系统可设置注办环节，为公文处理的闭合回路创造环境。首先，在收文的基本信息界面将承办人意见从办理意见栏独立出来成为注办环节，并设置为承办人员必填项；其次，在收文查询和待办事项中能同时显示注办项，与收文基本信息界面中的注办环节关联，以便能够同步显示公文的注办信息，供办文参考；再次，系统应设置提醒功能，当承办人提交处理完毕的公文时，系统自动阻止未经注办的公文流向下一环节并提示；最后，设置注办事项反馈功能，系统将承办人提交的注办内容以邮件等方式发送给分管领导。通过在公文系统增加注办功能，使得公文从交办、落实到反馈实现真正意义上的闭环。
（二）增加数字签名，拓展审批ARP公文系统虽然实现了办公自动化系统中的公文处理流程、痕迹保留、公文跟踪、电子印章功能，但没有数字签名功能。公文系统中的内部签批件模块是单位内部办公交流的有效平台，通过在内部签批件中增加数字签名的功能，赋予相关人员数字签名权限，可以突破时间、空间的限制对办公事务进行审批。如某单位需要经主管领导审批方可用公章，但领导时常出差，有些紧急事务必须处理，此时，具有数字签名功能的内部签批件就能够为领导异地办公审核提供平台。通过内部签批件提交用印申请，并以附件形式提交相关文件供领导审阅，领导审阅完毕后可以在签批件中填写审批意见，并在用印申请中留下数字签名，申请者打印出具有领导数字签名的审批单便可用印。ARP公文系统内部签批件结合数字签名功能不仅能够实现异地办公，给领导审阅签批留有充足的时间，更能够节约办公时间、提高工作效率。
（三）拓展图片、PDF格式文件上传功能，便捷流转单位的收文主要来自两个方面，一是ARP系统来文；二是外来纸质件收文。ARP收文管理模块目前虽可对系统来文进行全过程管理，但纸质公文无法在公文系统中流转，使单位内部收文管理复杂化。鉴于上述问题，可在外来文件管理模块中的正文编辑环节增添图片、PDF格式文件上传功能。与系统收文管理环节相比，外来文件管理环节多出收文单制作和纸质件扫描上传功能。文书管理员可以根据纸质公文在系统中录入的收文信息以制作收文单；通过使用图片、PDF格式文件上传功能，文书管理员可在收文基本信息中的正文编辑界面上传公文电子扫描件，形成一份完整的收文。此后，与系统来文一样，外来公文在ARP公文系统中进行流转，最终进入归档环节。这样不仅能够统一公文管理，方便文书管理员管理公文，更能使得纸质公文通过ARP公文系统进入高效流转环节，提高办公效率。中国科学院正处在“十二五”工作规划全面启动的关键时期，公文系统作为中科院ARP电子政务系统的重要组成部分，正在并将持续在管理创新中发挥其重要的基础性作用。随着应用范围的扩大和应用层次的加深，用户会对ARP公文系统不断提出新的需求。为此，ARP公文系经济学统需要继续优化完善相关功能，以满足用户更好地办理公文的发展需求。
作者：姜丽莉 袁艳明 单位：中国科学院苏州生物医学工程技术研究所
