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漫谈图书馆管理创新发展趋势

1基于用户为中心的知识管理创新

用户是图书馆最重要的资源,是图书馆赖以存在和发展的基础。用户需求的变化决定了图书馆的变化“,以用户为中心”的服务理念是图书馆发展中的一个永恒主题。知识管理是对与知识有关的各种资源和无形资产的管理,涉及知识组织、知识资产、知识活动、知识人员的全方位和全过程的管理。用户知识管理是图书馆为了贯彻用户为中心的发展战略,以用户知识为基础,通过运用知识管理的思想和方法,利用先进的信息处理技术,有效地获取、整合、共享、应用用户知识,实现用户满意的动态管理过程。它作为图书馆知识管理的重要组成部分,是图书馆用户关系管理的延伸和发展。它通过构建用户知识库,与用户开展广泛的交流与合作,对用户知识进行分析、挖掘、整合,帮助图书馆了解用户需求的变化,促进图书馆为用户提供个性化、深层次的服务。它是对“以用户为中心”服务理念的进一步拓展,是图书馆服务质量提升的必然选择,它以其崭新的管理理念、科学的管理手段、高效的管理成效,成为我国图书馆应对知识经济挑战的锐利武器,将引发图书馆管理模式和服务模式的一次新的变革,并成为图书馆研究领域又一新的热点[1]。可以预见,未来不断推进以用户为中心的用户知识管理将是图书馆获得持久发展的关键。

2基于人本核心的文化管理创新

随着图书馆管理信息化程度的不断提高,图书馆管理中的物质资本地位相对下降和人力资本地位相对上升将成为知识经济条件下图书馆管理发展的必然趋势。馆员作为图书馆发展的主导要素和最宝贵的财富,其对知识的掌握和驾驭程度决定着图书馆的管理创新水平。把馆员看作是图书馆在激烈信息服务竞争中获得持续发展的特殊资源来最大限度地开发、管理,已是现代图书馆管理的一项重大使命。因此,图书馆必须体现以馆员为本,实施文化管理创新,使馆员认同和融入图书馆文化之中,激发馆员的工作热情,增强馆员的职业荣誉感、自豪感和自信心,使馆员始终铭记自己是“图书馆人”,积极投身本职工作,在图书馆愿景、目标的引导下与图书馆共同发展。在具体文化管理创新实践中,图书馆应把制度转换成为馆员的共同价值观,让馆员自愿自觉地遵守图书馆制度;要重视从图书馆实践中概括、总结和凝练馆员的共同价值观、职业观等,并不断地加以倡导、灌输以便逐步成为馆员的共识,从而把馆长意志转换成为馆员的共同意志和行动;要把集权管理转换成为分权管理,以对馆员的价值关怀为目的,确立馆员在图书馆的主体地位,重视馆员参与,最大限度地调动他们的积极性、主动性和创造性[2];要把硬管理转换成为硬管理和软管理相结合的新型管理,爱护馆员、关心馆员,增强图书馆的凝聚力。

3基于用户服务的战略管理创新

图书馆战略管理是指图书馆为适应外部环境的变化,根据其所处的外部环境和内部条件制定战略规划,并依据组织内部的资源和能力将规划付诸实施,以及在实施过程中进行控制的动态管理过程。它是以预测和分析未来的竞争环境为基石,以寻求长期竞争优势为目标的一种先进的管理方法[3]。战略管理把图书馆的发展纳入变化的环境之中,不仅重视战略的分析和制定,更强调战略的实施和控制,使其达到可持续发展。它是现代图书馆管理的最高层次与首要任务,在图书馆的管理过程中起着主导作用。尤其是在图书馆发展外部环境不确定的情况下,如何制定科学的战略规划并有效地实施和控制,是摆在每一个图书馆员面前的重要问题。因此,图书馆应明确管理重点,调整管理机制,开展对战略规划的全过程管理,实施以用户服务为核心的战略管理创新。其创新趋势表现在:关注图书馆核心能力发展,在业务流程、组织机构、用户服务等方面进行有机整合;根据战略规划,通过各种途径整合图书馆资源,为用户提供更有价值的服务;深入理解战略管理思想,建立战略管理保障机制,积极构建战略架构,强化部室主任的战略管理意识。

4基于业务流程的弹性管理创新

随着知识经济的不断发展、馆员队伍知识化程度的不断提高,图书馆管理创新的一个重要趋势是,业务流程逐渐从书本位到人本位,按照知识流重新设计,对管理的弹性和适应性要求越来较高,管理从固定的组织系统向富有弹性的组织系统发展。它需要图书馆组织为流程而定,突破部室职能分工界限,按照图书馆特定的目标和任务,把全部业务流程当作整体,将有关部室管理职能进行集成和组合,强调全流程绩效,实现全过程、连续性的管理和服务。这种管理方式将弱化部室主任层次的领导作用,缩短管理路线,建立管理中心下移的体制;要求流程上下环节的服从,流程内的部室互相合作和配合,流程各环节从对上级负责转换为追求下一流程环节的满意;注重流程过程时间的短和快,对流程内的各项活动进行合理的优化和筛选,增强增值性活动设置,消除流程瓶颈;更多的流程将通过一站式完全实现。这样,图书馆组织结构相对简单且灵活富有弹性,部室之间的横向联系多,信息传递和反馈机制畅通,馆员拥有更大的自主权。这既有利于发挥馆员的主动性、积极性和创造性,又有利于使图书馆领导把主要精力集中在战略决策问题上。

5基于图书馆联盟的协同管理创新

目前我国图书馆出现了区域性、行业性、实体性、虚拟性联盟组织。罗军认为,21世纪将是我国图书馆联盟发展的黄金时期[4]。图书馆联盟的协同管理要求联盟内部各成员图书馆要运用协同管理的方法和手段,按照协同方式进行合作和协调,实现一致性和互补,进而产生支配整个联盟协同发展的序参量,并使联盟产生整体作用大于各单独图书馆作用力之和的系统管理方法。它作为图书馆管理创新的趋势之一,其作用具体体现在:能够将各图书馆的知识源联系起来,实现知识的聚集;可以改善用户服务模式,提高服务质量和效率,并通过协作解决用户需要解决的问题,满足用户的需求;有利于形成一种善于学习与创新的氛围,促进图书馆间的知识互动、共享、利用和创新,提升馆员的创新能力,实现知识增值,推动图书馆可持续发展。因此,各图书馆应从图书馆联盟的协同内容、协同层次等角度最大限度地挖掘资源的使用价值,实施管理创新,使图书馆联盟发挥出应有的效应,实现各图书馆的目标。

6基于项目的质量管理创新

随着图书馆环境的不断发展变化,基于项目的管理也逐渐成为新一代的管理模式被引用到图书馆管理中。项目管理是在一个确定的时间范围内,为了完成一个既定的目标,并通过特定形式的临时性组织运行机制,通过有效的计划、组织、领导、控制和总体评价,充分利用既定资源的一种系统管理方法。它作为一种全新的运作模式,不同于传统管理中条块分割和各自为政,要求注重团队建设和协同作战。图书馆应根据自身实际,运用项目管理的思维方式和方法,引入全面质量管理思维,确立适宜的质量方针和质量目标,构建项目质量管理体系,综合运用各项质量管理原则,提高图书馆服务质量。实施基于项目的全面质量管理,把质量管理权赋予图书馆的每一个馆员,实现了项目质量管理的全过程化和全员化,更容易发现问题、改进问题,推动图书馆服务质量的持续改进。项目质量管理过程包括确定项目质量管理的目标和领导机构、项目规划、项目启动与协调、项目执行与控制、项目评估与总结。其中,确定项目质量控制目标和控制点、构建项目质量管理体系、确立项目质量控制模式与手段是项目质量管理实施的关键。

7基于价值链的绩效管理创新

价值链的概念最早由哈佛商学院教授迈克尔•波特于1985年在其所著的《竞争优势》一书中首次提出。他认为价值链就是为实现顾客价值最大化,连接供应商和客户的一条物料链、信息链、资金链,是一个整体的功能网链和组织结构模式[5]。图书馆价值链是指由于一系列的分工而存在,图书、产品或服务在到达用户前,围绕用户先后经过一系列的价值增值环节,成链条状的价值增值过程[6]。绩效管理是指各级管理者为达到组织目标对各级部门和员工进行绩效计划制定、辅导实施、考核评价、反馈面谈、目标提升的持续循环过程,其目的是持续提升组织和个人的绩效。我国图书馆绩效评估的实践和理论研究始于20世纪80年代中期。从价值链视角来分析,图书馆绩效可由价值链的整体绩效来评价,而价值链的整体绩效又可以由价值链总体的用户满意度加以评价,同时价值链节点的用户满意度则可以衡量价值链的核心能力、节点与节点的相互关系,也是价值链总体用户满意的保障。因此,价值链总体的用户满意度就是图书馆整体绩效。对于价值链节点的用户满意度,可以采用设定相关评价指标与标准,衡量实际指标值与标准的关系的方法加以判定,并依据所确定的评价指标与各指标的权重所计算的所有指标的加权评分和就是价值链节点的用户满意度评价值。

8基于信息技术的集成管理创新

信息技术的应用能够支持管理创新,为图书馆管理创新增加动力,而管理创新又能够为技术有效发挥作用营造必要的环境。图书馆集成管理,实质上就是将集成思想创造性地用于图书馆实践的过程。随着以互联网应用为标志的信息技术的飞速发展,云计算、RFID、移动网络等信息技术正逐步在图书馆得到应用,对图书馆组织结构、运行方式、服务范式和业务流程带来了巨大的冲击,为此,必须对图书馆组织结构进行优化重组和再造,实现从现有的体制结构向以信息技术等现代技术建构的信息化组织结构和运行方式转变,促进图书馆内跨部室、跨层级的网络化集成管理和图书馆间资源共享,实现图书馆各部室从分散的、各自为政的方式向集中的、整体的方式进行服务的转变。信息技术促进图书馆管理创新的体现就是要运用信息技术对再造后的图书馆管理模式、业务流程和服务方式予以固化,充分体现信息技术应用与图书馆管理创新之间相互影响、相互促进的关系。其集成管理创新趋势经济类一级期刊是:实现面向用户的“一站式”互动与服务、面向图书馆各业务部室“一体化”业务集成、面向图书馆内部的流程化协同办公、面向服务的信息交换与资源共享。

作者:胡缤月 单位:空军第一航空学院图书馆


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