摘要:现如今经济往来已呈现全球化,会计电算化已发展成为会计的主要工作手段,要提升会计工作的效率,使用计算机技术取代传统的手工记账已经成为了趋势。当前需着重解决的任务是怎样发挥会计电算化的长处,利用会计电算化完成“甩帐”,为会计工作带来准确无误且可信的结果。我国市场经济迅速发展,全世界贸易复杂化多样化,互联网产业尤其以电子商务为代表迅速地崛起,给会计的管理、记账、结算带来很多新问题。辨证地看清新形势下会计电算化的现实状况,客观公正地分析会计电算化所面临的各种问题,针对性地给出解决问题的对策,不仅仅对会计电算化工作,而且对整个会计行业都有深远影响。
关键词:会计电算化;烟草行业;问题
一、烟草行业会计电算化的现状
(一)烟草行业会计电算化普及现状
我国的烟草行业电算化发展之路基本可以分为三个阶段,第一个阶段是90年代末推行的单机核算软件时期,是会计电算化的萌芽期,是手工记账到电脑记账的过渡期。第二个阶段是2003年,这个时间段开始大规模普及会计核算软件,有的企业开始使用联网的会计电算化核算软件。第三个阶段就是2006年往后,一些大型的烟草公司已初步建成以财务为中心其他业务为辅的综合会计信息平台。烟草行业这些年的会计电算化发展之路锻炼出了一大批既精通会计又精通电子信息系统的复合型人才。但是,总体上我国的烟草行业会计电算化普及程度还是比较低的,而且企业应用信息技术远远落后于信息技术发展的速度。目前实现了会计电算化的公司还不到总数的一成,而且分布不均衡。大中型的公司采用较多,小型公司还很少采用;另外国有企业采用比较多,集体企业和乡镇企业使用的比较少;发达地区企业较多使用,欠发达企业采用较少。
(二)烟草行业会计软件现状
烟草行业是以卷烟批发、烟叶收购为主要业务的行业,它的特点是经济活动频繁,资金覆盖面广,应收应付资金量大。按照烟草行业的财务要求,其会计软件已由分散的部门型发展到了综合的企业型。其财务系统基本可完成管理会计和财务会计两部分工作。烟草企业的会计软件一般都包括总账、应收账款、应付账款构成,还有比如存货、固定资产、工资、销售数据等其他的子系统。这样的会计软件可加大会计电算化的应用面,提高财务部门的办公效率。开展会计电算化工作不仅能减轻财务人员工作强度,而且可提高企业财务管理水平,优化资金使用,因此烟草行业积极开发相关的财务软件。比如湖南某烟草公司开发了“三门通用财务软件”。这款财务软件按照烟草行业的特点,根据最新的会计制度编写。该软件主要有账务处理、工资核算、出纳管理、固定资产、库存商品等几大业务板块,在试点单位运行了一段时间后反响良好。在日常财务工作中这套系统主要由一台主机、六台终端构成,财务人员根据权责和任务分机进行操作,当操作人员录入凭证之后,该系统会自动记录明细账、总账,生成报表数据等,操作方便,稳定性较强。因此,该系统颇受一些烟草公司的青睐。
二、烟草行业会计电算化在应用中存在的问题
(一)缺乏电算化复合型人才
会计电算化主要包括会计和计算机知识两个大方面,虽然会计从业者在取得从业资格时都经过计算机知识培训,但与现在的会计电算化要求还相去甚远。这主要体现在以下几点:第一,会计从业人员知识不够全面。现在一些资历较深的老会计虽然会计业务方面非常强,但是计算机知识方面有所欠缺,而年轻人则恰好相反,如若两者能实现互补就完美了。第二,计算机知识的培训教材跟不上时代的发展。计算机技术发展速度很快,短短几年会计软件就经过几次大发展。然而教材大多还是几年前的,里面的内容陈旧,跟不上时代发展不能满足现在的需求,通过这样培训的人自然也不能满足会计电算化的用人需求。第三,会计从业人员缺少考核制度和再学习制度。会计电算化复合专业人才的匮乏长期以来一直是束缚我国会计电算化前进的因素之一。尽管不断有相关的各式培训,可是因为培训的深度和时间不够以及相关从业人员的个人精力制约,现实情况是仍然缺少大量的会计电算化复合型人才。
(二)电算化层次比较低
多年来,我国烟草行业一直将算盘当作会计的计算工具,账本作为会计的载体,记录着经济活动的产生和发展过程。传统的手工会计速度慢而且效率低,十分消耗会计人员的精力,而且容易出现错误,且不易被发现和追查,这样很难保证会计核算的质量;传统手工会计模式很难提供及时的会计信息,这就很难为领导层提供准确且及时的财务信息,制约着会计的发展。这充分说明手工会计根本不适应现在的市场经济发展需要。随着计算机的发展和大规模普及,会计电算化应运而生。但是,在会计电算化的具体应用过程中,并不是所有的会计软件都能够取得良好的实施效果,大多数的会计软件仍然以模仿传统的手工会计流程处理。这样的系统从登记记账凭证开始,经过计算机处理完成记账、出账等基本业务。这样简单的组合没有体现出事前预测、事中控制,仅仅只是做了事后反映而已,和传统的手工会计相比并没有体现出很大的优势,只是简单地把手工记账挪到计算机上,数据仍然可以被人为地影响。这样账目源头、记账凭证等相关会计数据就不能自动生成,对会计信息的真实性和可靠性难以保障。
(三)电算化财务软件混乱
目前我国烟草行业电算化过程中所使用的财务软件比较混乱,最主要的原因是我国烟草行业关于财务软件的开发没有一套统一的标准可以执行,各个企业所购买的财务软件也大都不同。这样就对数据的传递制造了障碍,而且不同软件得出的报表汇总、记账凭证等可能都会有所不同,对数据的使用会有所影响。例如:固定资产、工资等模块间的数据不可以相互进行传输,自然也就不能实现自动转账、查询等相关功能,从而无法充分发挥出计算机在数据处理上的潜能。放眼国外,一些电算化发展较好的空间,大多都是通过行业会计协会制定出一套统一的财务软件标准,更有些国家是通过政府行政手段直接规定了企业使用某一种会计电算化软件。这样做不仅方便了财务部门对各项会计数据的审核检查,也能够方便企业间会计数据的传递。
(四)内部会计控制制度不健全,工作不规范
目前我国烟草行业所处阶段的电算化工作不规范,内部会计控制制度不健全。主要可归纳为以下四个阶段。第一,依然处于简单的数据处理整合阶段。只能完成基础的会计凭证数据收集、简单的财务报告等基础工作。各个业务系统之间不能产生有效的联系。目前,绝大部分的企业都是这种情况。目前我国烟草行业的会计从业人员大部分都是非专业财会人员,会计只是做一下简单的如记账、算账、出账工作,不能发挥会计更多地参与决策和管理层次上。而且烟草行业的会计制度严重缺乏,或者是有齐全的制度但是不按章程行事,这就使得电算化系统不能充分满足需求,大部分烟草企业就必须手工与电算化系统双线作战,这样相反还增加了会计人员的工作量,完全和电算化的目的背道而驰。第二,处在初级的会计电算化阶段。处在该阶段的企业其电算化系统不仅能完成基础的会计数据采集、整理和输出等,而且还可进行简单的数据分析和事前预测等,已比第一个层次先进了一步。但是处于该阶段的电算化系统在内部控制制度上并没有大的改进,还只是传统手工会计时代模式,没有能够形成系统本身的内部控制系统。第三,第三阶段则是中级的会计电算化阶段。这一阶段的电算化系统已经可以成为企业信息管理的子系统。处于该阶段的电算化系统不仅能完成第二阶段的所有工作,最大的提升是可以实现各个系统间的数据共享和传输。处在该阶段的企业虽然可以建设完整的电算化内部控制系统,但是由于我国在立法、理论、经验上的不足,目前还不能形成成熟的完整的电算化内部控制系统。第四,最后一个阶段就是高级阶段了。该阶段完全实现了会计电算化系统,使得全国甚至全世界范围的企业财务信息集中,实现了完全一体化的管理系统。使得会计可以发挥更强大的数据分析能力,为企业决策提供建议。这样的系统它多面临的问题也是全球化的,这就对内部控制提出了更高的要求。目前处在该阶段的企业是少之又少。
(五)会计电算化系统存在安全风险
第一,系统本身损坏的可能。会计电算化主要是由计算机和财务软件两部分构成。计算机本身因为不可预知的原因存在发生障碍的可能性,软件本身因为不规范的操作等其他原因也存在发生故障的可能性。这是会计电算化系统存在的最大安全风险。第二,人员存在的风险。以前的会计时代,手工条件下职责分明而且因为各种操作都有记录方便追责。然而在电算化系统内,软件的操作人员一般都会被赋予一定的权限,这就有可能导致公司重要的财务信息遭到泄露和越权操作等的发生。第三,会计数据的输入风险。电算化的原始数据一般都是来自于原始凭证,如果原始凭证的数据输入错误的话,系统接收了数据并进行处理如果生成了会计报表等资料,将会对使用者带来不便。而且最终难以查处出错点。第四,电子档案的存放风险。电子档案不能按时按规定的进行存放,由于档案管理人员未能及时对电子档案进行保存处理造成数据丢失和损坏的风险。由于电子档案需要寄托与磁性介质或者光盘进行储存,由于一些管理人员的疏忽,可能导致档案存放在磁场等特殊环境,档案一旦损坏将造成不可弥补的损失。很多企业的电子档案只有单份储存,一旦发生丢失损坏将不可弥补。
三、烟草行业会计电算化存在问题的原因
(一)会计软件开发人员知识结构构成不合理
我国烟草行业的会计软件早期主要是由计算机人才为主导进行的开发,这些人员对于计算机知识掌握精湛,但却不熟悉财务方面的相关知识,导致最终开发出来的会计软件在计算机方面功能不断提升,而在会计方面并没有大的提升。然后是计算机人才和会计人才一同参与会计软件开发的阶段,然而由于某些方面观念不同等原因还是不能满足现实需求。未来的话,会计软件开发必须用复合型人才,这样的人才不仅精通会计也要精通计算机,只有这样才能较好地迎合时代的发展。
(二)对会计电算化认识不到位
国家财政部明文规定到2010年要将我国的会计电算化在基层企业中的普及率达到80%以上,然而事实情况却远远没有达到这一要求,我们的企业对电算化的认识还存在严重不足。会计电算化相关的管理部门认为这是企业内部的事情,因此没有进行过多的干预。企业的领导层简单地认为电算化就是给财务部门配置计算机而已,然而这和传统的手工记账并没有多大的区别没能充分发挥计算机的优势,而且计算机在监管方面的不完善也让企业领导对其有疑虑,这些都充分制约着电算化的发展。烟草行业在电算化的配置人数比较少。在被调查的74家烟草公司中,会计电算化配备5人以下的有69家公司,占总数的93.2%,6-10人的公司有4家,占总数的5.4%,11-15人的仅有一家烟草公司,占总数的1.4%,而15人以上的无一家烟草公司。
(三)政策法规不合理,会计电算化理论滞后
在我国,烟草行业电算化的起步虽然较晚但速度发展很快。在快速发展的过程中因管理不到位或经验不足等带来一系列的问题,同时由于一些相关政策的不合理性也让软件开发者不能放开手脚去进行研发。近些年来我国烟草行业虽然开发出了一批比较成功的会计软件,但是随着经济活动的高速发展,新常态不断的出现,同时也带来了很多的相关问题。加速推进会计电算化的理论发展就显得日彰重要,但是在我国烟草行业实务工作中,电算化的理论发展却是远落后于实务发展,这就必然束缚了烟草行业会计电算化向更深层次的推进。
四、解决烟草行业会计电算化问题的建议
(一)重视理论研究,提高思想认识
会计电算化发展的基础是会计电算化理论,只有理论发展成熟了,会计电算化实务才可得以顺利发展。在我国,烟草行业的会计电算化理论发展较慢限制了该行业会计电算化实务的发展速度,所以只有不断发展该行业的会计电算化理论知识,才能使得该行业的会计电算化实务得到更加有效的应用与发展。电算化的会计理论研究确立了电算化的会计信息系统的基础功能体系、运作标准和特点等基本要求,不仅符合手工记账要求,而且具备自身的特点。只有当会计电算化理论发展成熟了,会计电算化的发展才有了基础,能更优质高效的发展,才能满足会计工作的现实需求和要求,才能使会计电算化更加规范能为决策者提供准确及时的会计信息。与此同时,电子技术的告诉发展不断拓宽了应用领域,对会计电算化有了更好的推进,当然也给现存的会计电算化系统发展以阻挠,这要求我必须加强对会计理论的研究,最好形成一套成熟的体系,以适应电子技术和会计电算化的迅速发展。
(二)强化培训,提高会计人员计算机操作技能
目前我国的烟草行业大部分会计电算化从业人员均来源于企业以前的老财务科人员,对这部分财务人员实施了初级的计算机能力培训。但是这部分人的电脑知识和技能匮乏,往往只会使用财务软件,如若发生系统崩溃出错,电脑出现异常问题等,他们一般没有能力处理,导致数据的丢失等时有发生。要想提升会计人员的计算机能力,企业仍然需要加强计算机的培训强度。我国的烟草企业现如今应当面向全球化,因此需要引进一些高端的计算机和会计的复合型人才,推进我国烟草企业目前的电算化由简单的核算型向管理性和更智能的方向发展。基层的企业应当对会计电算化的发展加以重视和支持,尽早培养出我国的会计复合型人才。要想使得会计电算化的发展更上一层楼,必需首先重点培养出合格的基层会计复合型人才。最后,应当安排切合实际的培训计划,切勿走形式,没有实际的进展。培训计划应当针对不同的岗位有不同的培训,比如会计人员、维护人员、管理人员的培训方式要按照各岗位的要求有所不同。向维护人员就应当选用一些计算机方面的专业人员,再加以简单的会计培训就能够很好的满足工作要求。
(三)建立建全切实可行的会计电算化系统的内部控制制度
这些内部控制制度的制定应遵守以下几项原则:第一,权限必须分离原则。严格控制,系统管理人员以外的人员只拥有他所拥有的操作权限。第二,相互制约的原则。加大对会计数据的输入、输出、处理等的管控。明确各个岗位的工作职责。第三,安全和保密原则。安全方面主要指对软硬件和文档资料的管理控制。保密方面主要是指对存根方面的权限进行控制,最好进行多级保密措施。第四,内部防范的原则。这方面主要是指对个人容易出现的垄断现象和对系统管理人员进行防范和控制。所有这些都是应当在最初置顶会计电算化规章制度应到考虑到的东西。
(四)提高信息系统的保密性与安全性
在每家企业,关于财务方面的数据一般都具有极高的机密性,在一定程度上决定着企业未来的发展方向。会计电算化信息系统的安全控制是指用多种方法保护数据和软硬件遭到泄密、篡改或者破坏,其中重点指网络的安全和防范病毒、软件安全控制、内部控制、硬件安全控制等。第一,硬件安全控制:电子计算机上的会计软件能不能够安全且稳定的运行主要依靠硬件设备,所以硬件的质量必须足够好。此外,关键性的硬件应当用两个系统进行备份。而且,电子计算机的电路和其他线路应当与其他不相干电路线路进行隔离、分开,确保硬件的安全性。第二,软件安全控制:(1)会计软件的开发必须进行全方面的市场调查,严格遵守中国财政部发布的《会计核算软件管理的几项规定(试行)》,进行合理科学且合乎市场需求的软件。软件编写结束后应当与原程序清单一致,减小隐患发生的可能性。(2)应当做好各个软件的兼容性和统一性,最好能使各个系统之间能无缝连接,可以便捷的传送数据、审核等。(3)系统软件应当设计简练,不要有过多的人机交互模式减少出错的概率,必要的人机交互窗口也要做到不予接受错误的录入信息。(4)加强软件的跟踪和自我保护功能,最好做到记录异常的操作。第三,内部控制:会计信息系统的内部控制主要分为一下两大类一是制度控制二是程序控制。(1)制度控制主要指管理部门制定的一些规章制度,以保障会计信息系统的安全稳定运行,从管理制度上进行保护控制。(2)程序控制主要是指软件本身进行的自身内部控制,软件自身的内部控制比规章制度来的更有效。软件的内部控制主要数据输入控制、处理过程的控制、处理结果的控制等方面。第四,网络的安全和病毒防范:现在网络时代已全面来临,纷繁复杂的网络世界对会计的电子信息系统也带来了很大的挑战,如若做不好网络的安全控制和病毒防范带来的后果将是不堪设想的。根据网络的特点我们应当着重注意以下几个方面:(1)用户的权限设置,从整个网络业务出发,层层分级管理,可以设置系统管理人员、录入信息人员、运行维护人员等等岗位,各个岗位负责本身的职责,对各项数据的录入、修改、完善进行严格的把控,针对不同的岗位赋予其不同的职责和权限,严禁一人或者一岗身兼不同的业务板块。(2)进行密码设置。每一个使用系统的用户都进行密码的设置,而且密码的设置尽量智能化复杂化,以很难破译为目的。(3)对于储存在网络上的数据资源要进行加密处理,而且数据在网络上进行传输时也要做好加密处理,而且最好要定期对密码做更新以防泄露密码。(4)对病毒的防范最有效的方法就是加强安全教育,简历防范病毒的规章制度并且要严格的执行。计算机软硬件及系统的购买和安装必须首要进行病毒检测,检测合格后方可使用,而且由于出现越来越多的外带储存设备,因此必须做好外带储存设备的管理工作。大量的病毒通过网络进行传播,因此做好采用高级的网络防火墙技术。
(五)确保系统历史数据的安全性和完整性
我国的烟草行业会计电算化事业正处在告诉发展的阶段,这个阶段我们更因该做好会计电算化会计档案的保存管理工作,让其更有价值。第一,收集电算化会计档案。电算化会计档案是指在一个会计时间段内对电算化系统内的所有会计数据备份并储存在磁性介质或者光盘中使其脱离于原先的系统的会计档案。财务部门应带保管好备份的数据,在计算机系统出现奔溃遭到破坏后能以最快的速度恢复到其原有的会计电算化系统。第二,会计电算化资料的保存与管理。会计电算化档案的存在形式是光盘或磁性介质,因此最好用双备份而且应该存放在两个不同的地点,以防止由于发生意外状况发生不可弥补的错误,而且每份档案上都应记录日期和操作人员的姓名等其他必要的信息。由于磁性介质具有其固有的特殊性,所以要定期进行复制和检查,提前防治由于各种原因磁性介质被损坏从而造成数据的丢失。最好建立一套规章制度规范会计电算化资料的管理和保存工作。
(六)加快电算化法制建设,规范会计电算化行为
电子计算机正在高速发展,同时也带来了大量的计算机犯罪。为了保护信息使用者的权利,国家应当制定计算机安全相关的法律文件以保护数据安全等,形成一个良好的法制环境,对计算机犯罪者进行严惩,只有这样才能给会计电算化的迅速发展提供稳定的外部环境。关于会计的规范管理问题,颁布具体的会计准则是推进会计的规范化管理最有效的方法。主要体现在财务会计软件的购买标准、人员职责权限等方面。只有出台更详细具体的会计准则才能够更有效地推进会计电算化的规范化管理。
五、结论
综上,我们可以看出烟草行业的会计电算化正在迅速发展,而且未来的发展速度将会更快,但还有很多问题有待通过一系列的改革来进一步加强与完善。同时要构建相关各方面的保障体系,建立和完善相关法规,制定符合烟草行业的会计信息管理、财务报告披露的法规、准则,监管机构及其权责等,以保证会计信息化的可实施性和可持续发展性。随着计算机的发展,会计电算化在处理数据、分析数据,整合会计资源等其他的方面将会给我们带来更大的惊喜。现代的烟草行业会计正是迎合计算机发展的浪潮,充分利用计算机的优势使传统会计迸发新的生命,用计算机代替大量重复复杂的原始记录和审核等,解放会计人才的劳动力,让会计电算化更好地服务于烟草行业的决策和发展。
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作者：闫蕾 单位：郑州升达经贸管理学院
