一、我国高校科研管理信息化建设的现状
清华大学、北京大学等国内顶尖大学已经基本实现了科研管理的信息化。清华大学的科研管理信息系统是一套完整的全校性科研管理平台，包括办公信息、科研管理、决策支持、科研协同、系统管理五大模块，下设科研人员系统、学术活动系统、项目管理系统、机构管理系统、成果管理系统、论文管理系统、科研协同平台等15个子系统。国内大部分985、211高校也都陆陆续续使用了一些科研管理系统，但还处于起步阶段，或多或少还存在一些问题，功能还不是十分完善。有的只实现了简单的信息录入及检索；有的功能过于单一；有的没有实现办事流程的无纸化流转；有的没有实现校内多部门的协同等。还有些国内其他高校，依然采用Word文本、Excel表格的传统方式进行科研项目、科研合同、科研人员信息及科研成果的管理，通过传统的OFFICE软件建立简单的数据库进行信息的查询，工作量大且容易出错。从科研管理系统实现的具体功能来说，对于项目的申报、中检及结题，目前国内大部分高校都使用的线下管理，利用系统进行管理的功能还在开发或有待完善；对于项目的预算管理，国内比较领先的高校有中国地质大学、北京航空航天大学等，均已实现了科研项目数据与财务数据的对接，已具有经费监管、经费到款及开支预警等功能，而南京大学正在建设一套单独的科研经费管理系统；对于成果管理，国内很多高校正在做论文的数据汇总及自动推送工作；对于考核功能，河海大学已实现从科研管理系统将考核材料推送至学校中间库，作为学校人事及其他管理部门的考核依据。
二、建立实用高效科研管理系统的重要意义
1.提升科研管理的工作效率与水平。科研管理系统的建立，使科研人员、管理人员之间的信息交互更加方便快捷，做到实时数据的共享。管理部门繁琐的办事流程也可以通过系统实现无纸化办公，节约了纸张，减少了工作量，提高了工作效率。此外，学校的财务管理部门、国有资产管理部门、研究生管理部门等通过系统更加方便的掌握信息的基本情况，实现资源配置的最优化。如：财务管理部门可实时了解到科研项目的预算剩余量信息；国有资产管理部门能及时观察到科研项目购买科研设备的情况；研究生管理部门可了解到参与科研项目的研究生信息，为助研费的发放提供依据。
2.提供科学准确的数据基础与决策依据。通过科研管理系统可实时掌握准确的科研数据信息，高等院校的科研管理部门可针对某一具体问题，对数据进行汇总分析，及时掌握各核心指标的变动情况，形成一个动态的科研数据中心。领导者能够对症下药，及时修改完善有利于科研发展的政策文件，更好地服务于一线科研工作者。
3.规范科研项目经费的使用。随着国发〔2014〕11号文的颁布实施，高校科研项目经费的管理引起了越来越多的重视。利用科研管理系统，高校科研管理部门与财务管理部门可以实时在线掌握本校的科研经费使用情况，并对科研经费的使用进行在线实时跟踪监督管理。随着项目实施的进行，系统自动对项目经费使用的异常情况发出预警，主动提示管理部门对项目执行情况和经费余额进行季度检查或年度检查。
三、科研管理系统模块设计
为构造高效易用、安全稳定的科研管理系统，实现科研管理的协同化、信息化：
1.科研人员管理平台。通过科研人员管理平台实现科研人员、科研专家、科研团队的信息管理，明确各类科研人员归属校级学术团队及人员调整情况，实现年度校级科研学术团队各类统计，为科研工作决策提供数据支撑。另外，通过科研专家库的建设，及时更新专家库人员的基本信息，为学校各类科研项目的评审提供专家服务。
2.科研项目管理平台。通过科研项目管理平台，实现对科研项目从项目申报、项目评审、项目立项到项目结题的全过程管理。如：项目申报阶段可由管理者发布申请指南，控制申报批次，科研人员填写项目基本信息，上传项目申请书；项目评审时自动抓取科研人员填写的项目数据，推送至评审专家，系统自动生成专家汇总评分表，形成项目得分排序等。
3.科研经费管理平台。通过科研经费管理平台，实现科研经费的预算管理、到账管理、经费分配管理及经费结算管理。科研管理部门针对项目的立项、预算、到账进行管理，财务管理部门则对经费的来款、预算控制和报销进行管理。没有预算财务难以有效的进行支出控制，而没有经费报销信息的科研项目信息是缺失的，无法完成项目的决算管理和后期的流程控制。因此需要将科研和财务之间通过中转系统建立信任机制，实现业务和数据的对接集成，进而实现对预算、到账、经费分配等进行控制。
4.科研成果管理平台。科研成果管理平台的建立主要是为了管理著作、科研论文、科技奖励、项目鉴定情况等。对于科研人员而言，实现论文的自动抓取，自动推送；对于管理者而言，实现论文的自动归集，减少手工操作。对于奖励的申报、鉴定等功能，可利用系统跟踪痕迹，达到信息源的可追溯性。
5.科研机构管理平台。科研机构管理平台实现科研机构信息管理及科研机构的信息服务，规范对实验室、科研平台、实验基地等机构的管理，每个科研机构均包含涉及到的科研项目及其对应的科研人员、科研设备及科研成果，并能实现分类归集。
6.科技统计管理平台。科技统计平台可实现学校各科研单位、各类科研信息的实时统计，可自定义相关数据字段，按需进行配置相关统计数据；通过学校科研数据与国内外公开数据进行对比，实现学术影响力分析，寻找学校发展中的优势与不足。
作者：王大为 卢静 肖浩 单位：南京理工大学科学技术研究院 北京易普拉格科技有限责任公司
