1.严格执行奖惩制度
要按照项目所属关系，把工程项目档案管理工作纳入工程质量领导责任制内进行监督考核，将工程项目文件的收集、积累和管理纳入工程项目建设工程计划，纳入各有关部门的职责范围和岗位责任制，加强检查和考核，奖罚分明。
2.增强档案工作者的使命感和责任意识
各项档案制度均依靠档案管理人员才能贯彻落实，要增强档案管理人员的使命感和责任意识，使之敬重并热爱自己的工作，忠于职守，尽心尽责，从而在实际工作中自觉地做好档案管理工作。
3.加强业务培训
目前一些工程项目都配备了相应的资料员从事工程项目档案的收集整理工作，他们具有档案收集、归档、整理工作的相关知识，但工程施工方面的专业知识较少，基本不懂工程施工有哪些工艺，对于需要收集哪些文件材料，文件材料的填写是否规范，与工程实体部位是否一致等问题不熟悉，对于文件材料归档、整理的相关规定也缺少必要的认识；而工程专业技术人员缺乏档案管理知识和管理经验，不熟悉档案管理的有关规定和要求，这都是造成施工过程中产生的工程原始文件不规范、质量不高等问题的重要原因。针对公路工程项目的施工特点，应该有针对性地采取不同的培训形式，对施工项目经理部分管领导进行工程项目档案管理业务的培训，对专兼职档案人员进行档案业务及工程知识培训，对施工技术人员进行工程项目档案业务培训等。要采取“请进来，走出去”的办法，定期邀请上级档案部门人员到项目部开展业务培训、技术咨询和召开档案工作座谈会等，也可委派项目部档案管理人员参加国家档案局、市档案局、交通部举办的档案业务培训，组织项目部档案管理人员到档案工作先进单位学习，实地跟班参与培训，通过各种渠道提高档案管理人员的专业技术水平。
4.严格区别原件与正本，保证归档文件的有效性
公路工程项目档案是直接反映公路工程建设项目档案管理工作质量和工程质量的重要载体，档案原件是解决工程质量、经济纠纷的重要依据和凭证，因此保存公路工程项目档案原件的重要性不言而喻。原件，是指最初产生的区别于复印件的原始文件(带有文件编制人与各方检查人亲笔签名特征的文件)；正本，是有规范格式和生效标志的正式文本(符合规定格式的，盖有责任单位公章的文件)。项目审批等合法性文件为复印件时，应在复印件上注明原件存档处，并由原件存档单位盖章以示证明。原材料质量证明文件为复印件时，复印件上应盖有供应商的确认章，物资部门应盖验货(入库)检验章。
5.重视公路工程项目档案的完整性、真实性
公路工程项目档案文件材料的形成积累和检查要与工程建设的每一个阶段、每一个环节的工作同步进行，这样才能及时发现问题并解决问题，确保文件材料在转化为档案时符合质量要求。同步检查，即要求档案检查与工程建设同步，尤其要抓住工程建设的几个重要环节和阶段，如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工竣工验收阶段等。文件材料的质量检查可以单独进行，也可以与工程质量、进度检查一并进行。每一次检查都要注重实效，避免走过场，发现问题及时整改。由于地理因素使公路线形复杂，沿线大桥、隧道很多，因此涉及工程质量的重大事件、重要部位、关键节点的照片档案因其形式简单、直观，记录真实、迅速，具有较强的客观性、透明性和不可替代性，其价值是文字材料无法替代的。记录公路工程项目的重大事件、事故必须有完整的文字和照片等载体材料，因此照片的收集应成为公路工程项目档案管理的重要内容之一。为此，声像、光盘档案的收集必须提到议事日程上来。光盘的归档要按照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》的要求执行，照片档案的收集、整理、归档要按照《照片档案管理规范》执行。
6.重视竣工图的整理
竣工图是工程项目建设的实际反映，是公路工程项目档案的重要内容，竣工图的质量是档案验收的重点核心部分。项目经理部工程技术人员、档案管理人员一定要熟悉竣工图的编制要求，竣工图要完整、准确、清晰、规范，修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况，做到图实相符、技术数据可靠。竣工图以施工图为基础，依据由设计、施工、监理、调试、建设单位审核确认的“设计变更单”、“工程联系单”等与设计更改有关的文件以及现场验收记录、调试记录编制竣工图，确保竣工图的准确性。所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章中的内容应填写齐全、清楚，不得代签。
7.认真学习有关公路工程项目档案管理办法，明确标准和要求，保证案卷质量
档案管理人员要认真学习《公路工程竣工文件归档管理办法》、《公路工程项目竣（交）工验收办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等文件。公路工程项目档案的整理应遵循组卷合理、分类科学、保持卷内文件有机联系的原则；做到法律性文件手续齐备，文字书写工整，字迹、线条清楚，纸张便于长期保管，符合公路工程项目档案的管理规范和标准，保证公路工程项目档案的案卷质量。
作者：邵金利 单位：中交一航局第四工程公司
