第一篇：事业单位档案管理的信息化建设
【摘要】信息技术的发展使得事业单位档案管理也发生了很大的变化。事业单位逐渐转变了过去传统的档案管理模式代之以先进的信息化档案管理模式。本文重点分析了事业单位档案管理中存在的问题，进而提出了加强事业单位档案管理信息化建设的途径。
【关键词】事业单位；档案管理；信息化；途径
随着市场经济和科学技术的不断发展，事业单位传统的档案管理工作已经越来越不能适应当前社会的发展。为了有效促进事业单位档案管理的利用效率，事业单位必须要转变思路，将现代信息技术引入档案管理中，积极开展档案管理信息化建设，进而推动事业单位整体发展。本文会重点分析当前事业单位档案管理信息化建设中存在的问题，提出相关的解决措施，希望能够促进事业单位工作效率的提升。
一、事业单位档案管理信息化建设的意义
随着信息技术的飞速发展，为档案管理工作带来了机遇也带来了挑战。档案是事业单位的宝贵资源，它涵盖了大量的信息，包括单位员工的身份背景、工作流程的详细记录，以及事业单位的发展历程、单位建设等重要信息，由此可见档案管理在事业单位的整个管理发展过程中都发挥着关键作用。因此要加强事业单位档案管理信息化建设，为事业单位提供更加真实、可靠的数据。一方面加强档案管理信息化建设不仅能够促进事业单位的可持续发展，还能够实现社会主义现代化建设，满足事业单位基本的工作需求。加强事业单位档案管理信息化建设能够为各部门工作人员提供最为真实、有效的数据，使档案资料得到最充分地发挥，提高档案资源的利用效率。
二、事业单位档案管理信息化建设中存在的问题
（一）档案管理人员的综合能力有待加强。要实现档案管理信息化建设必要有具备信息化建设的专业人才。但在实际的档案管理工作中，从事档案管理工作的人员很多是从一线岗位退下来的老干部，他们虽然具有很高的职业素养和思想道德文化意识，但是由于对档案管理专业理论和实践知识不是很了解，导致在工作过程中经常出现手忙脚乱的现象。另外，由于他们对现代信息技术掌握不够熟练，所以在运用计算机的过程中总是出现这样或那样的问题，不能够利用现代化的信息技术进行档案管理工作，对于档案资料的收集和整理过程还只是采用最原始的方法，既浪费了大量的时间，也浪费了档案工作人员大量的精力。
（二）档案管理信息化制度不够完善。由于事业单位的档案管理工作一直采用的是原始的管理方法，因此，在进行档案管理信息化建设后，很多的制度没有建立和完善，影响了档案管理工作的进行。档案管理工作者在进行信息化管理时没有任何的参照物，只是按照原来的制度进行管理，当然会出现很多的问题，导致很多的档案资源没有得到充分地利用，档案资料的价值也没有得到充分地发挥，影响了事业单位档案管理工作的进行。
三、加强事业单位档案管理信息化建设的途径
（一）提升档案管理人员的综合素质。要提升档案管理人员的综合素质可以从以下几个方面做起：首先要具备档案管理的专业理论和实践知识，这样才能在档案管理工作中做到游刃有余。其次要强化档案管理人员的信息化意识，加强计算机专业技能培训，让他们掌握最基本的计算机操作能力，保证档案管理信息化建设的顺利实现。最后，档案管理人员还要具备较高的思想道德意识和职业道德观念，这样他们才能够全身心地投入到档案管理信息化建设的大潮中，促进事业单位的良性发展。
（二）建立健全的档案管理机制。信息时代的档案管理工作不同于传统的档案管理，需要一套更加科学完善的制度作为保障。首先，要建立完善的档案管理制度，包括对原有纸质档案资源的保管以及对硬盘、磁盘等档案信息载体的保管，做好防潮、防火、防磁工作。其次，定期对档案进行备份，防止由于介质损坏或计算机故障造成的档案损坏或丢失。另外，要完善档案管理信息化使用制度，在查阅和使用档案时要严格按照相关制度来进行，必须做好相关的审批登记工作，保障档案的完整性和安全性。
（三）加强档案管理数字化建设。为了实现事业单位档案管理信息化建设，必须要利用现代信息技术加强档案数字化建设，将大量的纸质文档转换成为数字形式，这样不仅方便了档案人员的管理，同时还使档案资料更易于保存，提升了事业单位档案资源的利用率。
（四）建立档案管理信息化网站。为了提高事业单位档案资源的利用效率，档案管理人员可以通过网站的建设，给档案使用人员提供方便。这是当前一种非常有效的档案管理方法，这种方法能够实现档案资源的快速流转和高效传递。事业单位档案管理网站的建立，适应了当前信息化发展的潮流，提高了资源的使用效率，促进了事业单位档案管理工作的发展。
四、结语
综上所述，随着信息技术的发展，事业单位传统的档案管理方式已经不能适应社会的发展，为了适应社会发展的新形势，事业单位必须要加强档案管理信息化建设，提高事业单位档案资源的利用效率，为实现事业单位的可持续发展奠定坚实的基础。
【参考文献】
[1]吴丽丽.刍议事业单位档案管理信息化建设[J].考试周刊,2015（94）:194.
[2]陈天宇.事业单位档案管理信息化建设解析[J].信息与电脑(理论版),2016（03）:177-178.
作者：塔娜 单位：内蒙古自治区土地调查规划院
第二篇：事业单位档案管理信息化建设问题分析
摘要：信息化是事业单位在档案管理工作上发展的必然趋势，信息化管理目的是在保障原始档案完整性的基础之上，利用电子技术转变档案的存储方式。如今的大数据时代，信息化管理有利于实现档案资源利用的多元化。但是档案管理信息化的过程并不顺利，本文就其中产生的问题进行详尽的分析，并提出针对性的解决措施。
关键词：新时期；事业单位；档案管理；信息化建设
如今，事业单位传统的档案管理方式已经不能满足社会的需求。新时期的信息传递要求快速、完整、真实，要求信息整理不再通过纸张展示，而是通过网络、电子等技术手段快速完成。事业单位档案管理采用信息化的管理模式除了具备与传统方式一样的功能外，还能形成网络数据库，将物质的信息资源实现数据转化，使事业单位能够通过网络、计算机等途径与工具便利的使用，为事业单位的发展注入新的活力。档案管理的传统方式是经过长期工作经验积累的结晶，对信息化建设具有很好的借鉴意义。因此，档案管理的信息化建设不可脱离传统管理方法，二者相结合，才能创造出更好的效果。
一、事业单位档案管理实现信息化的重要性
事业单位是我国计划经济体制的产物，在我国改革事业单位体制后，事业单位更能够发挥促进经济进步、社会和谐的重要作用。事业单位已经成为我国有中国特色社会主义发展的重要支撑体系。由此一来，事业单位的档案工作就是保障事业单位有效运行的重要环节，进行事业单位档案的信息化建设，有利于中国特色社会主义的建设。事业单位档案管理如同历史王朝中的史官记录王朝的发展历程一样，事业单位档案则是记录现代社会的发展进程，并且通过政府的力量带动社会向好的方向进步。建立与现代经济发展相媲美的档案管理方法有利于我国现代化社会的发展。随着社会经济与科技的快速发展，事业单位档案管理工作面临的挑战也越来越大，新时期经济发展与人民生活方式的转变对事业单位的档案管理工作提出了更高的要求，档案管理工作信息化势在必行。事业单位档案管理工作采用数字化、信息化的管理手段能够有效保障原始档案数据的完整性、准确性和真实性。利用电子科技管理档案能够使档案的整理、分类工作更加简单、便捷，有利于档案的扩充和档案资源利用的多样化，有助于规范档案管理工作。现代社会信息的传递和发展相当迅速，事业单位应紧跟时代步伐，引进互联网、电子技术等促进档案管理的信息化，从而带动事业单位整体的信息化，使事业单位为社会主义建设发挥更大的价值。档案信息管理的信息化能够减轻档案管理人员处理数据的负担，使工作更加便捷，从而提升档案的处理效率，增强档案管理工作的效率，并且档案管理工作的信息化有助于精简档案管理工作人员，节约档案部门所占用的空间和办公经费。总的来说，事业单位档案管理工作应尽可能地利用信息技术改变传统的工作方式，为社会主义建设事业增添光彩。
二、事业单位档案管理信息化建设存在的问题
（一）档案信息资源开发不合理。据统计，我国已经建立4000多个信息化的档案数据库，并且档案数据库的管理取得了良好的成效。但是档案资源的内容较少，存在重复加工问题，档案信息化资源质量水平较低。目前，我国综合性档案资料馆开放的档案共计为6897万卷，仅为整个档案资料总量的20%。所以我国档案管理信息化还处于较低水平，档案资源尚未得到有效开发、利用。
（二）档案信息内容缺少安全措施。事业单位由于其性质的特殊性，其管理的档案资料很多涉及国家机密，是不可以外泄与公之于众的。事业单位档案管理工作进行信息化建设时必须防范必要文件的外泄，以保障档案资源的安全。目前档案管理的信息化建设中，信息的安全问题在某些事业单位尚未得到重视，例如工作人员使用外网浏览网页，对公开信息审核的程序不严格等，这些都会导致档案信息的泄露。
（三）档案管理人员素质普遍较低。我国社会主义市场经济的建立，自由、民主成为人民的基本权利，计划经济时代的统一管理和调配制度已经取消，人们更倾向于高薪酬、富有挑战性的工作。事业单位的档案管理工作往往枯燥、乏味，并且需要从业经验丰富且长期稳定的员工，如果员工经常更换会使档案管理工作出现断层。此外，没有高学历、高水平员工也会阻碍管理工作的发展。
（四）信息技术利用率低。在档案信息化建设中，计算机检索技术是基本要件。计算机检索技术能够提升检索效率和准确性。虽然很多事业单位的档案管理工作已经建立信息化的管理方式，但是职员传统的手工检索方式依旧存在，对新技术的使用率低，从而阻碍了信息化的推广。
三、事业单位档案管理信息化建设的有效途径
（一）制定规范的档案管理制度。事业单位是我国社会主义建设中的重要组织，法律对事业单位传统的管理具有明确规定，档案管理的日常工作受法律的约束。新时期事业单位信息化建设改变了原有的事业单位档案管理模式，在法律上尚未出现对事业单位信息化管理的法律规定。事业单位的特殊性要求其必须加强管理，建立有章可循、有法可依的规章制度，以保障信息的安全和杜绝违规事件的发生。不同的事业单位所从事的工作和重要性并不相同，因此建立自身的规章制度可以依据自身的实际情况，制定符合本单位的档案资料管理制度。
（二）合理规划事业单位的档案管理信息化建设。现代市场经济要求事业单位建立信息化处理机制，事业单位在发展信息化档案管理的进程中要结合自身的发展目标，深入了解事业单位内部的发展机制，结合档案管理的长期以及近期的发展目标，有秩序地推进档案管理信息化建设。
（三）提高档案管理工作人员的素质。事业单位档案管理信息化建设需要具备信息技术的专业人才。事业单位工作人员需要提升自身文化素养以应对信息化建设的要求。档案管理部门也应注意人才的培养和新人才的引入，以增加档案管理事业的活力和生机。
（四）完善事业单位档案信息化的监督管理机制。完善的监督管理机制能够保障事业单位信息化建设的顺利进行，监督员工工作的合法性，保障档案信息的安全性。事业单位档案信息化监督机制应充分利用事业单位的内部监督和外部监督，两者相互补充，全面监督信息化建设的过程，减少信息化过程中的安全隐患，从而建立安全、有效的档案信息化管理模式。
（五）逐渐实现档案管理工作的数字化。档案信息资源的数字化是档案文件保存的重要方式，事业单位应充分利用先进的科学手段建立完善的档案数据库。网页管理是档案管理的主要模式，也是员工进行档案管理工作的重要途径，完善的档案网站管理是十分重要的。网络技术处于不断更新的状态，事业单位档案管理信息的长远发展离不开技术的更新和设备的维护。事业单位做好网络技术的应用和设备的维护，是满足档案管理信息化的必要条件，也是充分利用信息资源的必要技术手段。综上所述，随着我国社会主义经济与科技的发展，事业单位对档案管理的需求也更加多样化，档案数量的增加对原有的管理方式产生很多困扰，传统的档案管理方法已经不适合当前事业单位档案工作的发展需求，建立信息化档案管理体系已是大势所趋。事业单位档案建设要充分抓住时代机遇，结合传统的档案管理模式，引用新技术，积极创新，实现事业单位档案管理工作的可持续发展。
参考文献：
[1]张爽.刍议加快事业单位档案信息化建设具体措施[J].城市建设理论研究(电子版）,2013(23).
[2]杨宇.事业单位档案信息化建设的现状及对策[J]网友世界云教育,2014(19).
作者：韩鸿立 单位：吉林省白城市通榆县医疗保险经办中心
第三篇：事业单位档案管理信息化建设困境与对策
【摘要】随着社会的发展，档案管理信息化建设正在逐渐融入人们的工作和生活中，特别是事业单位的档案管理，随着档案信息、内容的日益丰富，仅靠纸质凭证存储，不但容易损坏、变质，也增加了档案管理成本，因此，完善事业单位档案的信息化建设，已成为事业单位电子政务建设的重要内容。本文对当前我国事业单位档案管理信息化建设中面临的困境进行探讨，并提出有效的应对策略，以供参考。
【关键词】事业单位；档案信息化；困境；对策
档案的管理工作对每个单位都十分重要，特别是事业单位，其档案信息具有重要的保存价值。接下来笔者就事业档案信息化建设中面临的困境以及解决对策进行探讨，以期为事业单位档案的信息化建设提供有效的建议。
一、事业单位档案信息化管理面临的困境
（一）缺乏专业的管理人才。当前我国的事业单位缺乏专业的档案管理人才，部分管理人员从未接受过档案信息化的培训，导致在档案信息化建设的过程中，常常存在工作误差，不能有效发挥档案信息化管理的作用。而部分事业单位甚至没有专门的档案管理人员，而是由其他人员兼任，致使档案信息化的工作中，不仅不能顺利进行档案信息化的建设，还造成许多档案人员工作时敷衍了事，缺乏必要的责任心与耐心做好档案信息化建设，不能及时发现档案信息化建设过程中的问题。
（二）缺乏完善的离职交接制度。当今社会很少有人能在一个岗位上工作至退休，特别是事业单位，其人员换届更是有制度性。因此，档案管理人员的离职交接一直是档案管理部门面临的一大困境，尤其是突发性离职，如档案管理人员离职、出国学习、生病等突发状况，都会对档案管理工作造成极大的影响。由于目前多数档案管理部门缺乏完善的交接制度，导致档案管理人员在离职工作交接时，不能有章可循，而造成许多档案变成“弃档”“死档”，给事业单位造成严重损失。
（三）在档案信息管理上缺乏有效的措施。保管好档案信息是档案管理的重要内容，虽然电子档案已越来越普及，但是涉及机密、重要的档案信息，还应同时采用纸质档案的方式管理备案。然而当前事业单位在档案信息化建设以后，针对重要、机密档案的备案缺乏有效措施，造成纸质档案与电子档案的管理制度不衔接，以致造成许多档案丢失、损坏。而在查找使用中不能充分发挥档案信息的利用价值，极大阻碍了事业单位档案信息化的进一步发展。
（四）缺少高科技管理和保护档案的意识。随着社会的进步，事业单位旧的档案管理方式和设备已无法适应当前发展。然而当前大多数事业单位，还未认识到该问题的严重性，导致在日常管理中多数事业单位的档案信息不能及时更新，或是更新速度很缓慢。同时，事业单位也未根据社会发展以及工作需求引进高科技设备对档案进行管理和修复，其对档案的信息的保护意识还很弱。
二、事业单位档案信息化建设的对策
（一）强化对档案管理人员的培训与招聘。作为档案信息化建设的执行者，档案管理人员专业水平的高低直接影响了信息化建设的程度。因此，要进一步完善事业单位档案信息化的建设，加强对其档案管理人员的招聘与培训非常关键。第一，应该定期安排档案管理人员进行档案信息化建设的培训，加强其专业技能，使其认识到自己工作的重要性；第二，对外招聘优秀的档案信息化管理人才，为单位引入新鲜血液，加快事业单位档案信息化建设，以提高其档案管理人员的专业技能和知识，使事业单位的档案管理跟上时代的发展。
（二）做好档案管理人员的离职交接工作。事业单位应对档案管理人员的离职交接做出严格规定，以使交接工作做到有章可循。如事业单位的工作人员因特定原因需离开岗位时，要在临走前做好档案的交接并留下联系方式，以方便原单位发现问题时能及时联系。同时，还应做好交接工作的书面备注，以区分工作责任，方便日后查阅。
（三）做好档案信息的更新管理。由于事业单位时刻都可能有新变动，因此，事业单位的档案管理人员，需要及时收集新的档案信息，不断充实和完善档案信息库。同时根据事业单位的需求，及时更换落后的设备，引入先进设备来管理档案，为完善档案信息化建设奠定坚实基础，从根本上加快事业单位收集信息的速度，更好地服务于单位。
（四）建立自身的档案信息化管理规则。进一步完善档案信息化的建设，制定一定的档案管理规则就非常重要。因为任何管理工作，都离不开对应的规章制度。所以在事业单位档案信息化的建设中，应根据实际情况，逐步形成和完善自身的管理规则，应采取科学有效的方式促进档案信息化的建设，以最小的人力、财力、物力管理更多的档案，唯有此才能真正加快档案信息化建设，提高档案管理的工作效率与质量。
三、结语
综上所述，我们更清楚地认识到，档案信息作为事业单位分析决策的重要依据，在事业单位工作中占有十分重要的地位。因此，如何完善事业单位的档案信息化建设，将其真正落实到事业单位的日常章程中，是当前事业单位档案管理的首要工作，具有十分重要的现实意义。
【参考文献】
[1]李萍,胡晓艳.对事业单位“流动编”人员人事档案管理的几点思考[J].兰台内外,2008(06).
[2]孙艳平.论事业单位档案的信息化建设[J].科技咨询导报,2007(21).
[3]张青玉.档案信息化建设的问题与对策[J].兰台世界,2005(09).
作者：孟爽 单位：吉林省疾病预防控制中心
