摘要：针对南宁铁路局档案信息管理存在效率不高、实时交换难等不足，提出并论述了运用信息化手段开发适合局情的档案信息管理系统的必要性；在此基础上，详细论述了该系统的设计要点、功能和实际应用的安全可靠性，为提升人事档案管理效益、更好地服务于企业干部人事管理工作提供了新的思路和载体。
关键词：人事档案；信息管理系统
干部人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是干部人事工作不可或缺的组成部分。做好这项工作有助于提升干部人事工作的效率和质量。目前，南宁铁路局干部人事档案信息化管理相对滞后，各基层单位虽然也自行建立了相关的电子数据，但因档案管理人员信息化水平不均衡、使用软件不一致、信息内容不统一、网络化程度不够高等原因，致使铁路局对全局档案情况不便随时了解、数据无法进行实时交换，增大了档案人员信息维护的工作量。为了更高效的共享信息，便于铁路局掌握全局档案情况，进一步减轻档案工作人员的负担，使档案管理流程更加规范化、程序化，有必要研发出一个集档案日常管理、档案名册管理、档案整理过程管理等功能为一体的统一管理平台，使我局的干部人事档案管理工作真正走上信息化、网络化道路。
1系统架构
凡是有任免权限的单位都会涉及到档案工作，所以系统需要面向办公地点分散的使用人员，考虑到客户端经常需要打印档案目录及大量的档案日常管理操作，而档案目录表的记录数已达数百万级别，为减轻服务器的负担，本系统在架构上采用“客户端/服务器”（C/S）模式。该模式将大量的计算工作放在客户机上，服务器只提供数据交换服务，从而极大降低了服务器资源占用。为了解决C/S模式下，系统升级困难的问题，在编写本系统时，加入了在线升级的代码，只要在服务器上布署好升级文件，客户端就会自动更新程序，从而省去客户端程序升级的大量时间。本系统使用VisualStudio.Net集成开发平台，以现有的铁路局办公网络为载体，以C/S方式架构，使用SqlServer作为系统数据库，采用分布式结构设计。在铁路局中心机房设置1台PC服务器，以提供数据服务。系统总体结构见图1.
2设计要点
本系统设计开发以实现档案管理信息化为最终目标。因此，在设计过程中是通过解决数据存储结构、跨服务器、数据库的数据交换、条形码管理快捷检索、辅助档案库房清点及数据安全性设计等功能来实现这一目标。2.1数据存储结构建立了档案信息管理数据库，用于统一存储全局的档案信息数据，实现集中管理、快速检索。系统按照关系模型来搭建数据库，针对每个不同的功能模块建立不同的数据表空间，同时建立了“四角号码表”、“单位名称表”、“部门表”、“职务表”、“级别表”等25个代码字典表，为整个系统提供完善的代码对照库。如档案主表信息视图（见图2），关联了11个代码字典表。如档案整理信息视图（见图3），关联了13个数据表或代码字典表。本系统通过上述机制实现统一存储，进而可以实现规范操作流程、实时掌握全局档案信息。根据业务分工的不同，系统划分了铁路局档案管理员、基层单位档案管理员、档案整理员三部分。铁路局档案管理员负责账户的建立、全局档案情况统计及本级档案信息管理等；基层单位档案管理员可以在自己单位下建立账户、档案的统计及档案信息管理；档案整理员账户由上两级账户开设，主要是协助档案管理员进行档案整理工作，并将整理过程记录在计算机中。为了减轻档案管理人员数据录入的负担，本系统以《铁路组织人事信息管理系统》的数据为基础，制作同步程序，每天对档案目录、职务变动信息、工资变动信息、单位信息字典、部门信息字典等数据自动进行同步。但因为档案转递一般都在人事任免之后，如果对人员的当前部门、职务、级别、职称、政治面貌等基本信息更新也用自动的话，可能会误导档案员认为已经做过档案转递了，所以这些基本信息的更新，本系统使用人为参与的半自动更新，在经过相关档案转递后，点击“更新”按钮才会更新数据。2.2跨服务器、数据库的数据交换本系统要读取使用《铁路组织人事信息管理系统》的数据，而该系统平台搭建在另一台服务器上，并且使用Oracle数据库系统，所以要实现数据共享，就要解决好跨服务器、数据库平台的数据转换的问题。经过研究，采用直接在SqlServer中做链接服务器的方式来进行数据连接。这样可以不用改变原有的《铁路组织人事信息管理系统》服务器任何设置，直接在《宁局档案信息管理系统》服务器的SQLSERVER上建立与ORACLE数据库的链接服务，并编写相应的存储脚本，程序通过调用脚本实现数据交换及自动同步功能。2.3条形码管理快捷检索为了实现档案管理的准确便捷和高效，在本系统中引入了条形码管理的概念，每一本档案的边条打印都直接带有条形码，条形码与数据表中的人员编码一一相对应。在使用时，通过条码枪将档案上的条码扫出到电脑，系统既定的程序会根据扫出的一维码快速检索到数据表中的记录，并根据所在功能模块的不同，自动完成信息的显示或是信息的录入，从而极大地提高了档案管理工作效率。2.4数据安全性设计达到数据自动备份要求，在数据库系统SQLSERVER代理中建立系统作业，编写备份脚本及制定自动执行的间隔时间，实现数据每周自动备份；严格账号管理，档案软件系统分等级建立用户，由于不同等级的用户档案查看范围及软件功能使用范围不同，从而保证了数据使用的安全性和保密性。
3系统功能
本系统是集档案名册管理、库房清点、日常管理、统计管理、整理过程管理、打印管理和系统维护管理等功能为一体的统一管理平台。3.1档案名册管理该模块按单位部门划分完成对档案名册的管理。通过添加功能可以将《铁路组织人事信息管理系统》的数据读入到本系统；提供的数据更新功能可以将《铁路组织人事信息管理系统》中信息更新到本系统，减少数据的录入量；提供档案四角号码重算功能，根据用户自己定义的四角号码编码规定，重新计算所有档案的四角号码，即使不会四角号码的同志也可以方便的使用四角号码管理档案；提供姓名渐近式筛选档案和用条码枪扫描筛选档案两种检索方式；提供档案相关信息、查借阅信息和漏缺信息等的查看，提高了档案管理的效益。3.2档案库房清点该功能完成每年一次的档案清点工作，使用条码枪配合该功能，可实现对档案快速清点核对，并分类显示核对结果，方便对库房档案进行清查，弄清档案去向。3.3档案日常管理使用该模块可以实现档案的查借阅办理、档案的转出、外单位档案的转入和档案移柜等日常管理操作。模块中加入了对条形码的支持，通过条码枪可实现对档案查借阅等日常操作的快速管理。3.4档案统计管理该功能可以实现对档案相关信息的统计分析。提供对管理档案的统计功能，可以按卷册状态、类别进行分类统计；提供档案查借阅统计功能，可以按查借阅人姓名进行分类统计；提供档案转入转出统计功能，可以按单位统计转入转出档案卷数；提供档案整理情况统计功能，可以按小组分组统计，以及对漏缺材料的统计；提供个人整理量统计功能，可以自定义统计时段，统计时段时每个人的工作量。3.5档案整理过程管理该功能模块的作用是对档案整理过程进行盯控监督，特别适用于多人共同完成档案的整理工作。通过该功能的实现，可以方便的知道某卷档案整理到哪一步骤，在谁的手中整理，解决了多人整理档案查阅档案不好找的难题；可以记录档案整理中发现的漏缺材料信息及材料补回信息，为档案管理保留操作痕迹，方便今后对管理过程和有关责任认定的追溯。3.6档案打印管理该功能模块提供了档案目录打印和档案边条打印功能。档案目录打印功能中可以按单位部门、姓名、条形码等多种形式检索人员，提供同步《铁路组织人事信息管理系统》档案目录的功能，可方便生成A4、16K版本的档案目录，生成目录过程中自动对录入信息进行校对，提示用户修改，实现了档案目录、职务变动和工资变动的打印需求；档案边条打印功能可以根据选中人员的姓名，自动将四角号码、籍贯、条形码等信息打印出来，促进了档案管理工作标准化水平。3.7系统维护管理该功能主要是完成系统初始化的操作。系统初始化功能包括档案各类设置、档案转递字设置和四角号码规则设置，各用户可以自定义这三项内容，系统会根据用户自定义的规则来做运算，实现用户管理个性化；提供登录用户密码修改功能，可实现用户自行修改登录密码。
4结束语
南宁铁路局档案信息管理系统的开发工作历时2年，目前已经应用于全局62个单位，初步实现了改进档案管理方式、规范业务流程，减轻工作负担、网络共享数据、节约办公成本、提高工作效率的设计预期，对企业实现无纸化办公目标具有积极的推进作用和良好的应用推广前景。
作者：陈霆 单位：南宁铁路局人事处
